固定電話をオフィスに設置している会社は多いですが、テレワークや営業などで社内にいる従業員が少ないと着信に対応しきれないケースもめずらしくありません。
一時的な問題であればあまり気にすることはないかもしれませんが、着信を取りこぼすと会社にとって重大なビジネスチャンスを取り逃してしまう場合もあるため適切な対策をとる必要があります。
この問題の解決方法として役立つ機能が電話転送です。
本記事では電話転送の概要はもちろん、申し込みのやり方も見ていきます。記事の後半では、おすすめの電話転送サービスも紹介するのでぜひ役立てください。
Contents
申し込みの前にチェック！そもそも電話転送とは
電話転送の便利さをすでに耳にして、導入を前向きに検討している方もいるでしょう。
しかし、まずは電話転送とはどのような機能なのかをしっかり確認しておくことが大切です。
そのうえで本当に自社に必要なものなのか、どのように運用していくかなどを具体的に考えていきましょう。
ニーズが高まっているサービスのひとつ
電話転送とは、会社に設置した固定電話宛ての着信などを別の番号へとばすことができる機能です。
このため、社内に電話対応できる従業員がいない場合でも、着信の取りこぼし防止に役立ちます。
昨今、新型コロナウイルスの感染拡大や政府による働き方改革などを背景にテレワークが広がったことで、電話転送のニーズが高まっています。
電話転送をうまく活用すれば、会社に出社せずに自宅などで働く従業員にもスムーズに着信を取り次げる環境が手に入るでしょう。
導入のメリット・デメリット
では、電話転送を利用するとどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。自社の状況を踏まえながら内容を確認していきましょう。
メリット
まず1つのメリットですが、電話転送を導入すれば従業員が社内にいなくても電話対応できるようになります。
例えば、社外に出て取引先の会社へ向かっている間、リモートワーク中、出張中などであっても担当の従業員は会社から転送されてきた着信に対応できるようになるでしょう。
働く場所が制限されないため、これから会社として働き方改革に積極的に取り組んでいきたいと考えている場合にもおすすめです。
また、電話転送を導入すれば着信があったタイミングで担当の従業員が対応できる場合が増えるため、折り返しの機会が少なくなります。
連絡を折り返すときはいろいろと手間がかかりますが、その時間を省略することも可能です。
例えば、会社に不在の担当者宛てに着信が来て連絡を折り返す場合、次のような手間が発生することが予想されます。
他にも、担当者以外の従業員が電話に出る機会が減るため、伝達ミスの防止につながるというメリットもあります。
取り次ぎの際に相手の名前や用件などを聞き間違えたり、担当者への伝え忘れが発生したりといった事態を防ぐことが可能です。
折り返しの機会がすくなくなれば、通信費用の削減にもつながります。
加えて社用携帯の内線化ができていれば、電話転送時に発生する通話料が無料になるため会社として大きな経費削減効果が期待できるでしょう。
デメリット
続いて、電話転送を利用する際に気になるデメリットですが、まず機能の導入に費用がかかります。
導入方法にはいろいろな種類があるためその金額や内容は異なりますが、一般的にはツールの導入代金、オプション料金、回線増設のための費用などがかかるので注意が必要です。
サービスの導入前に確認しておきましょう。
また、転送先の電話から電話をかけてきた相手の番号を確認できないことが多い点にも注意が必要です。
この場合、着信が転送されたタイミングで転送先の従業員が対応できないと、後から電話をかけてきた相手に折り返しできません。社内にいる従業員が何らかの対応をする必要があるでしょう。
この他、転送先として指定できる番号が1つであることが多いことにも気を付けましょう。
着信が転送される機会が多いと、転送先に設定された特定の従業員の負担が大きくなってしまいます。
メリットの解説でも触れましたが、固定電話宛ての着信を転送すると通話料がかかります。
社用携帯の内線化が完了していれば通話料を気にせず電話転送を利用できますが、そうでない場合は注意が必要です。
電話転送の設定方法とは
ここまで電話転送の概要やメリット・デメリットを解説してきましたが、実際に自社へ導入する場合はどのように申し込みすればいいのでしょうか。
ここでは電話転送を利用するための設定方法を3つ紹介します。
ビジネスフォンから設定する
会社向けに作られたビジネスフォンを導入している場合は、機器の設定を変更することで転送機能の申し込みができることが多いです。
ビジネスフォンは外線転送だけでなく、内線転送にも対応しているので「従業員の数が多い」「従業員が複数のフロアで働いている」といったケースに適しています。
PBX（構内交換機）を活用する
PBXとは構内交換機のことです。PBX（構内交換機）を社内に設置することで内線や外線のやり取りができる環境を構築することが可能です。
転送機能の詳細設定ができ、曜日ごとに転送先を分けたり、複数の転送先を設定できたりします。
従来は実機を社内に設置するオンプレミス型のPBX（構内交換機）が一般的でしたが、最近ではクラウド上に設けられたPBXをネットワーク経由で利用するクラウド型のPBX（構内交換機）も存在します。
通信キャリアのサービスを利用する
会社ですでに固定電話を導入している場合は、通信キャリアが提供しているサービスを利用するのもひとつの方法です。
設定できる転送機能が制限されたり、オプション料金がかかったりする可能性はありますが、新たに契約する会社を探す手間が省けるでしょう。
次の章では、この通信キャリアが提供する電話転送サービスについて詳しく見ていきます。
通信キャリア別！サービス申し込みのやり方を解説
電話転送サービスは各通信キャリアから提供されています。ここでは、下記4つの通信キャリアにおける電話転送の申し込みのやり方を確認します。
- docomo
- Softbak
- KDDI
- NTT
docomo
docomoの「転送でんわサービス」を利用すると、転送元の電話機宛ての着信を別回線の番号へ転送することができます。
申し込みのやり方は、契約回線の電話機を用いる方法、契約外回線の電話機を用いる方法、ドコモショップ／d gardenから手続きする方法の3つあります。
詳しい手順は下記をご参考ください。
お申込み方法 | 転送でんわサービス | サービス・機能 | NTTドコモ
Softbank
Softbankが提供する「多機能転送サービス」は、自動転送、無条件転送、無応答時転送、話中時転送、応答後転送に対応した電話転送サービスです。
利用を開始するには、契約回線の電話機を用いて契約者本人が転送設定をします。
申し込みのやり方は「142」をダイヤルし、ガイダンスに従って「1」を押す流れです。もしくは、契約外回線からリモートコントロールすることもできます。
多機能転送サービス | 付加サービス | おとくライン | 音声・固定電話 | 法人向け | ソフトバンク
au
auの「着信転送」に申し込みすると、無条件転送、スケジュール転送、話中転送といった機能を利用できます。
ただし、スケジュール転送の細かな設定は電話機からできず、専用サイト「My au」から操作する必要があるので注意してください。
電話転送の申し込みのやり方は契約回線の電話機で「142」をダイヤルし、ガイダンスの案内に沿って転送先番号を登録したり、転送方法を選択したりする流れになります。
契約外回線の電話機からリモートコントロールすることもできるので、詳しいやり方が気になる方は下記よりご確認ください。
着信転送：電話機から設定する | 付加サービス設定方法 | au
NTT
NTTでは「ボイスワープ」という名称の電話転送サービスを提供しています。東日本、西日本のどちらの地域でも利用可能です。
無条件転送と無応答時転送の設定に対応しており、契約回線以外の電話から電話転送を操作できるリモートコントロールもできます。
申し込みの際は下記番号に問い合わせましょう。
- 電話番号：0120-116116
- 営業時間：午前9時～午後5時
NTT｜不在での時でも転送できる転送電話 ボイスワープ【お申し込み】申込受付
AIが自動で電話を取り次ぐ「Canario（カナリオ）」の利用がおすすめ
ここまで各キャリアの電話転送を利用するための申し込みのやり方を解説してきましたが、AIが自動で電話を取り次いでくれる「Canario（カナリオ）」というサービスを利用する方法もおすすめです。
Canario（カナリオ）とはNECネッツエスアイが提供しているサービスで、申し込みすることで社内に設置した固定電話宛ての着信をAIが自動で取り次いでくれるようになります。
このため、従業員が取り次いだり、転送の設定を変更したりなどの手間を省くことが可能です。
申し込みのやり方は？
Canario（カナリオ）の申し込みの流れは下記のとおりです。
- お問い合わせフォームで必要事項を入力する
- 情報の入力が完了したら送信する
専用のアプリをダウンロードしたり、特殊な機器を購入したりしなくてすむのでとても簡単です。
申し込みが完了すると、NECネッツエスアイのオペレーターから申し込んだ内容を確認する電話がきます。
確認が終わると、申告した住所充てにCanario（カナリオ）の申し込みに必要な書類一式が届く流れです。情報を記入・捺印の上、郵送もしくはPDFで返送しましょう。
まとめ
電話転送を導入すれば、従業員が社内にいなくても着信に対応できるようになります。
別の従業員が電話を取り次いだり、後から折り返しの連絡をしたりする手間が省けるため、業務の効率化にも役立つでしょう。
申し込みのやり方は利用するサービスによって異なるので、注意が必要です。
AIが自動で着信を転送する電話転送サービス「Canario（カナリオ）」が気になっている方は、ぜひお気軽に下記よりお問い合わせください。
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