会社では、自分が電話に出られないときは他の人が代わりに取ってくれることがあります。

テレワークで携帯に電話を転送しているときも、会社のように部署のメンバーを一斉呼出できたら、電話を取り逃す心配がなく安心ですね。

この記事では、電話転送中でも複数の番号に一斉に着信させる方法を紹介します。

会社の固定電話で複数同時着信できる理由

会社では、部署の代表番号に電話がかかってくると複数の電話機が同時に鳴りますね。

オフィスでは当たり前の光景ですが、どういう仕組みになっているか不思議に思ったことはないでしょうか。

これは、ビジネスフォンの「代表組」という機能を利用しています。

代表組とは

代表組はビジネスフォンの基本機能の一つで、複数の電話番号をグループ化して一つの番号の着信先にすることを指します。

例えば、総務部のメンバー6人の電話機をグループ化して、総務部の代表番号を割り当てます。

すると、総務部の代表番号に着信があったら6台の電話が一斉着信し、先に電話を取った人の電話機につながります。

代表組では複数台での同時発信・着信が可能なので、誰かが通話中に別の電話が着信した場合も、話中にはなりません。

別の電話機で電話を取ればすぐに応答することができます。

クラウドPBXは一斉転送が可能

ビジネスフォンの機能はオフィス内で利用できるものですが、電話を携帯電話などに転送設定すると、一斉着信の機能は失われてしまいます。

けれども、スマホに電話を転送したときにビジネスフォンの一斉着信を再現できるシステムがあるのをご存じでしょうか。

電話交換機をクラウド化した「クラウドPBX」の仕組みを見てみましょう。

クラウドPBXとは

「PBX」とはPrivate branch exchangeの略で、電話の構内交換機のことです。

PBXでは、複数の電話機の着信や転送を制御しています。先ほどご紹介した「代表組」の設定も、PBXで行っています。

従来のPBXはオフィスの施設内に設置するオンプレミス型が主流でしたが、この電話交換機の機能をクラウド上に置いたのが「クラウドPBX」です。

PBXにインターネット経由で接続できるようなったことで、IP電話・スマホ・パソコンなどのインターネット機器をオフィスの電話として使うことが可能

スマホ内線化とは

クラウドPBXを使用して、スマホを使って内線電話を再現したのが「スマホ内線化」です。

• スマホに内線番号を付与して内線で通話する
• スマホで外線電話を受ける
• 着信した外線電話を内線で転送する
• 着信グループを設定して、部署の代表番号を着信させる

クラウドPBXでスマホを内線化すると、会社の外線電話への着信をスマホで受けられるようになります。

さらに、着信グループを設定すればグループに属する複数台のスマホを一斉に呼び出すことが可能です。

一斉呼出の場合、ビジネスフォンと同じく、最初に応答した人と電話がつながります。

応答後に内線で他の人へ転送することもできますので、テレワークや外出中でも、オフィス内と同じようにスムーズな呼出・応答・転送ができるようになるのです。

グループ一斉着信対応！電話転送サービス「Canario（カナリオ）」

クラウドPBXで一斉転送した場合、会社のビジネスフォンと同じ要領で他の人に取り次ぐことができます。

けれども、手動転送である限り、電話一次受けの手間はオフィスにいるときと変わりません。

「せっかくだから、取次対応も効率化できないかな」そんなご要望にお応えするのがNECネッツエスアイが提供する電話転送サービス「Canario（カナリオ）」です。

会社の電話への着信には、まずAIが対応し、担当者の名前を音声認識して電話を自動転送します。

Standard以上のプランでは、IVRで担当者指定「あり」と「なし」を振り分け、担当者の指定がない場合にグループのメンバーを一斉呼出します。

自分に関係のない電話への対応を極力なくしつつ、テレワークでもお客様の電話を逃す心配はありません。

応答できないときには伝言を預かってテキスト化し、グループ内で共有できるので、担当者からの折り返しもスムーズに。

「Canario（カナリオ）」の料金プランは用途に合わせた3種類をご用意しています。

Premiumプランの内線連携機能を使えば、NEC製のPBX配下の内線電話機でも利用できるので、現在の電話システムとの共存も可能です。

記事まとめ

電話転送で、所属部署やグループのメンバーを一斉に呼び出す方法を紹介しました。

「Canario（カナリオ）」なら、一斉着信だけではなく、名前を認識して担当者への直接転送したり、伝言メモを作成したりも可能で、一次対応をまるごと自動化することができます。

「Canario（カナリオ）」の詳細は、NECネッツエスアイへお気軽にお問い合わせください。

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