本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
会社などに所属する人数が多い場合、電話転送やアナウンスなどの機能を活用すると業務効率の改善につながります。アナウンスでお客様に必要事項を伝えることで、お客様満足度が高まる場合もあるでしょう。
しかし、現在電話転送やアナウンスなどの機能をうまく活用できていない会社も少なくありません。
そこで本記事では、オフィスに設置するビジネスフォンの電話転送やアナウンス機能について詳しく解説します。電話転送の概要やアナウンスの機能の設定方法が知りたい方はぜひ最後までご覧ください。
Contents
ビジネスフォンの電話転送機能の概要
電話転送とは、会社のオフィスなどに設置された固定電話の着信を事前に登録した別の番号に転送する機能です。
一般的には、多くの機能が搭載されたビジネスフォンで使用されます。
電話転送を利用する際は、専用のサービスを契約することが多いです。主な電話転送サービスを下表にまとめたので、確認してみましょう。
| キャリア名 | 電話転送サービス | 利用料金 |
|---|---|---|
| NTT東日本・西日本 | ボイスワープ | 550円（税込）/番号 |
| ソフトバンク | 多機能転送サービス | 880円（税込）/番号 |
| KDDI光ダイレクト（au） | 着信転送サービス | 3,300円（税込）/番号 |
サービスを提供しているキャリアによって、利用料金や設定方法が異なるため導入の際はよく比較検討することが大切です。
各キャリアのアナウンス設定方法・情報紹介
転送におけるアナウンスとは、オフィスに設置した固定電話の着信を別の番号に転送する際に相手の電話口で聞こえる情報のことです。
着信を転送すると、相手の電話口では通常よりも呼び出し音が長めになることがあります。長時間呼び出し音が鳴ると相手は「どうしたのだろう」と不安になる可能性があります。
こうした不安を払拭するために、最初に着信した電話から転送する際にその旨をアナウンスする機能の利用が有効です。
例えば、リモートワーク中で社員個人が持つ携帯電話に転送する際や事務所を移転した際などにアナウンスを設定する活用方法があります。
ここでは、各キャリアの電話転送サービスでアナウンス機能を使用する方法を説明します。社員が外出することが多く、転送機能を頻繁に使用する場合はぜひ参考にしてください。
NTTのボイスワープ
NTTではボイスワープという電話転送サービスを提供しています。
ボイスワープでアナウンス機能を利用する際は、電話の受話器を上げて「142」とダイヤルします。「142」に連絡するとガイダンスが流れるので、その内容に従ってダイヤルで応答すればアナウンス機能の設定が可能です。
ダイヤルの具体的な操作方法は以下の通りです。
- アナウンスありにしたい場合:「142」→「4」→「4」→「1」→「9」
- アナウンスなしにしたい場合:「142」→「4」→「4」→「0」→「9」
ソフトバンクのおとくライン
ソフトバンクは、おとくラインという電話転送サービスを提供しています。アナウンス機能の具体的な設定方法は公開されていませんが、条件を満たせば無料でアナウンス機能を利用できると公式ページに記載されています。
条件を満たしているかどうかも、無料で調べることが可能です。
ソフトバンクのおとくラインでアナウンス機能を利用したい場合は、一度電話転送サービスの担当者に確認することをおすすめします。
KDDI（au）
KDDI（au）のauオフィスナンバー・オプションメニューを契約していれば、アナウンス/着信転送機能の利用が可能です。
詳細は「アナウンス/ 着信転送機能」の「定型アナウンスのサンプル一覧」から確認可能です。
具体的な設定方法は公開されていないため、KDDI（au）の電話転送サービスの担当者に直接確認してみましょう。
転送元の電話番号にアナウンスを設定するメリット
オフィスに設置するビジネスフォンにアナウンスを設定すれば、顧客満足度の向上につながる可能性があります。
担当者が不在で電話を転送する際は時間がかかりがちですが、アナウンスで案内すればお客様はなぜ時間がかかっているのか理解できるでしょう。
また導入ハードルが低いことも、アナウンス機能の特長です。シナリオを設計する必要がなく、1つの電話番号で運用できるのは会社側にとってもうれしいポイントではないでしょうか。
携帯へ着信を転送するならCanario(カナリオ)がおすすめ
Canario(カナリオ)は、NECネッツエスアイが提供する電話転送サービスです。
転送元の電話に着信があると、AIが自動で取り次いでくれます。そのため、転送元の電話で対応する社員を用意しなくてすむのが大きな特長です。
転送先に設定できる番号は1つだけではなく、複数の番号を一斉に呼び出すことも可能です。チームで電話の対応ができるため、取りこぼしの防止につながります。
その他、クラウドで電話対応の履歴を確認できるなどの便利で実用性がある機能を多数搭載しています。
NECネッツエスアイのCanario(カナリオ)について興味を持たれた方は、ぜひお気軽にご連絡ください。
まとめ
電話転送を利用する際、転送元の機器でアナウンスを流せばお客様の満足度の向上につながることが予想されます。呼び出し音がいつもよりも長い状況でも、安心して電話を待てるでしょう。
電話の転送機能とあわせて使用することで、業務効率が改善されるケースも考えられます。すでに電話転送サービスを利用している場合は、この機会にアナウンス機能の設定方法を確認するといいでしょう。
これから電話転送サービス・アナウンス機能の導入を考えている場合は、NECネッツエスアイのCanario(カナリオ)の利用をおすすめします。
AIが自動で取り次いでくれるため、アナウンス機能を設定しなくてもきちんと相手の電話に対応できます。
NECネッツエスアイのCanario(カナリオ)についてもっと詳しく知りたい方は、お気軽にご連絡ください。
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