本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
ビジネスフォンには保留機能と転送機能が搭載されています。
一度やり方を覚えてしまえば簡単なビジネスフォンの保留と転送ですが「一度も使ったことがない」という方や「違いがわからない」という方もいるのではないでしょうか。
今回は、ビジネスフォンの基本機能である保留機能と転送機能の使い方をそれぞれ説明していきます。保留と転送の違いや、便利なサービスも紹介しているので是非電話業務の参考にしてみてください。
ビジネスフォンの基本機能、保留と転送を説明
ほとんどのビジネスフォンには保留機能と転送機能が搭載されています。
ここでは保留ボタンと転送ボタンのそれぞれの使い方を解説していきます。また、転送ボタンについては外線転送について詳しく紹介していきます。
保留機能の使い方
保留とは、受けた着信の対応時に、保留ボタンを押すことで、一時的に保留状態になる機能です。保留中はメロディが流れ、電話の相手方にこちら側の音声が聞こえない仕組みになっています。
また、受話器を置いても通話が切れることはありません。通話を再開する場合、基本的には再び保留ボタンを押すことで保留を解除できます。
保留機能はほとんど全てのビジネスフォンに搭載されている標準機能ですが、メーカーや機種によって操作方法や保留ボタンの有無が異なります。説明書を確認する・もしくはメーカーへ問い合わせて保留の操作を行ってください。
ビジネスフォンの保留ボタンの使用例
ビジネスフォンの保留機能の使用例を紹介していきます。
一般的に、以下のような場合にビジネスフォンの保留機能を使用します。
- 電話で問い合わせされた内容を確認する時
- 近くにいる担当者に電話を取次する時
問い合わせ内容によっては、顧客情報や前回のお問合せ内容などの確認に時間を要する場合があります。資料を閲覧したり他の社員に確認したりする必要がある場合、ビジネスフォンの保留機能を使用することで、発信元（電話をかけた側）に回答を待ってもらうことができます。
また、電話を取次ぎたい社員が近くにいる場合にも、保留機能を使用すると良いでしょう。電話を取次ぎたい社員が近くにいる場合は、ビジネスフォンの保留ボタンを押し、担当者に外線がかかってきていることを伝えます。そして担当者が電話機の保留ボタンを押して保留を解除することで、そのまま通話ができ、取次完了となります。
しかし、電話を取り次ぎたい社員が会社内の別室や別のフロアにいて口頭で電話取次を行うことが難しい場合もあります。そのような場合は、内線転送を利用しましょう。
内線転送機能の利用方法や操作方法についてはこちらの記事で詳しく紹介しています。
外線転送機能の使い方
ビジネスフォンの転送機能は以下の2種類があります。
- 内線転送
- 外線転送
中でも今回は、外線転送について詳しく解説していきます。
外線転送機能は、電話を社外の担当者に取次ぎたい場合、会社の固定電話で着信した電話を担当者へ転送する機能を指します。
受けた電話を社外の担当者に取次ぎたい場合は、先ほど紹介した保留ボタンではなく、外線転送ボタンを押します。外線転送ボタンを押した後の状態は、保留ボタンと同様、通話が保留状態になり、メロディが流れて電話の相手方にこちら側の音声が聞こえない仕組みになっています。
ビジネスフォンの外線転送ボタンの操作方法
- 電話に出て、用件を聞く
- 外線ボタンを押す
- 担当者の電話番号（スマホや家庭の固定電話番号など）をダイヤルして電話の要件を伝える
- 「接続」（コネクト）ボタンを押すと保留が解除されて担当者へ着信が転送される
- 担当者が着信に対応
例えば、通話を取次ぐべき担当者が近くにいない場合や担当者がテレワークの場合、外出中の場合は、保留や内線転送機能で取次の対応ができません。発信元からの着信を一度切って、担当者に着信があった旨を伝え、担当者から電話を折り返す必要があります。
しかし、外線転送ボタンを使用することで、担当者が直接顧客や取引先の電話に対応することができるのです。
「この転送ボタンを使えばどこにいても電話を着信できる！」と思う方もいるでしょう。しかし、外線転送するためには、会社内で社員が電話を取次ぐ必要があります。
電話の取次業務は、本来の業務の手を止めてしまうので、電話を取る社員の業務効率を下げてしまう可能性があります。また「絶対に伝言ミスはない」とも断言できません。
そこで、おすすめしたいのが、顧客や取引先からの外線を直接担当者の携帯で着信できる電話転送サービス「Canario(カナリオ)」です。
電話転送サービス「Canario(カナリオ)」の利用がおすすめ
「Canario(カナリオ)」とは、NECネッツエスアイが提供する電話転送サービスです。
電話をかけてきた顧客や取引先が音声ガイダンスに従って担当者の名前を伝えることで、AIが担当者の名前を認識し、自動転送する機能があります。取次と転送を同時に自動で行うため、オフィスにいなくても自分宛ての電話を取ることができます。
また「固定電話のみ」やiPhoneやスマホといった「携帯電話のみ」など、端末に制限がないので、サービス導入にあたって追加機器を購入する必要もありません。コストを抑えて、電話業務を効率化することができるといえるでしょう。
また、電話取次の履歴をビジネスチャットに通知できる機能もあります。電話対応したかどうかを確認できるので、電話の取り逃しや、対応の遅延を防止できます。
このように、Canario(カナリオ)には電話取次・転送に関わる便利な機能が豊富に搭載されています。電話転送サービスの導入をお考えの方は、是非お気軽にお問い合わせ・ご相談ください。
記事まとめ
今回は、ビジネスフォンの基本機能である保留機能と外線転送機能の使い方をそれぞれ説明しました。
保留機能と外線転送機能の主な使い方は以下のとおりです。
- 保留は、電話で問い合わせされた内容を確認する時や近くにいる担当者に電話を取次する時に使う
- 外線転送は、会社の固定電話で着信した電話を担当者へ取次ぐ場合に使う
また、外線転送は会社内で社員が電話を取次ぐ必要があります。
NECネッツエスアイが提供する電話転送サービス「Canario(カナリオ)」を利用すれば、顧客や取引先からの外線を直接担当者の携帯で着信することができます。
また、Canario(カナリオ)には電話転送以外にも便利な機能やオプションが用意されています。興味のある方は是非お気軽にお問い合わせ・ご相談ください。
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