本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
会社で使用されるビジネスフォンでの電話転送方法は2つあります。
「内線転送」と「外線転送」です。どちらも一度やり方を覚えてしまえば簡単ですが「ビジネスフォンの使用経験がない」という方や「そもそも内線転送・外線転送ってなに？」などと、ビジネスフォンの使い方に不安を覚えている人も少なくありません。
今回は、ビジネスフォンの3つの基本機能についてご紹介していきます。記事の最後には、会社の固定電話への着信を会社外にいる担当者の携帯電話やスマホへ自動転送できる便利なサービスも紹介しますので、是非電話業務の効率化に役立ててみてください。
会社で使用される電話機「ビジネスフォン」3つの基本機能
ビジネスフォンは、複数の外線と内線を共有できる業務用の電話機です。
主装置という機器を介すことで、一つの回線を複数の電話機で共有することができます。多くの会社で、電話端末にビジネスフォンが利用されています。
複数の電話端末を接続できる他、転送機能や留守番電話の録音機能など、業務効率を上げる機能がビジネスフォンには備わっています。
今回ご紹介するビジネスフォンの基本機能は以下の3つです。
- 保留
- 内線転送
- 外線転送
ビジネスフォンや主装置の機種によって搭載されている機能は異なりますが、上記3つの機能はほとんどどのビジネスフォンでも利用することができます。
それぞれの使い方を解説していきます。
保留
会社で利用されているビジネスフォンも一般的な家庭用電話機と同様、保留ボタンを押すことで通話を一時的に保留状態にすることができます。
保留中は、相手の電話口にメロディが流れる場合が多いです。再び保留ボタンを押すことで、通話を再開することができます。
また、ビジネスフォンでの着信をそのまま近くにいる他の社員へ転送したい場合、保留機能を利用して口頭で担当者へ要件を伝え、そのままその端末で取次ぐことができます。
ビジネスフォンの保留は、上記のような家庭用電話機の保留と違った使い方もできます。
会社内の別室や別フロアなど、離れた場所にいる社員に電話を取り次ぐ場合は、一度内線で着信がある旨を担当者に伝えてから、担当者の電話端末へ通話を転送します。これを内線転送といいます。
内線転送
内線転送とは、内線を通じて外線を転送する機能です。
内線転送機能を利用することで、会社内の別のフロアや別室など、離れた場所にいる担当者へ電話を取り次ぐことができます。
内線転送機能も保留と同様に、基本的にすべてのビジネスフォンに標準搭載されている機能です。しかし、転送ボタンの有無や操作方法がメーカーや機種によって異なるため、確認が必要です。
保留ボタンで保留をした後、会社内の担当者の内線を呼び出して、保留中の通話を取り次ぐ方法は以下のとおりです。
内線転送機能の使い方
- 外線からの電話を取る
- 保留ボタン押下
- 会社内の担当者（転送先）の内線番号をダイヤル
- 担当者の応答後、保留中の外線対応を依頼
- 受話器を置く
- 担当者（転送先）が保留ボタンまたは外線ボタンを押下して保留中の通話に応答する
転送したい会社内の担当者の内線番号に繋いだら「〇〇（会社名）の〇〇様（発信者）からお電話です。転送します。」など、転送の旨や発信者の情報、電話の要件を伝言して受話器を置きます。
受話器を置くことで外線が担当者へ内線転送されます。
外線転送
外線転送とは、会社外にいる担当者の携帯電話やスマホへ会社の固定電話にかかってきた顧客からの着信を転送する機能です。
外線転送には「外線自動転送」と「外線手動転送」の2つの方法があります。
外線自動転送は、あらかじめ番号を登録しておいた担当者の携帯やスマホへ、直接着信を転送する方法です。
対する外線手動転送とは、着信があったときに担当者が不在の場合、誰かが会社内で電話を取り、手動で外出している担当者の携帯やスマホに転送する方法。ビジネスフォンではこちらの方法で転送を行うケースがほとんどです。
外線手動転送の場合、会社の固定電話への着信を一度受けてから、担当者の携帯電話や家庭の固定電話へ手動で転送する必要があるため、会社で着信を受ける社員が電話の取り次ぎ業務に追われてしまうことも多くあります。
外出中の担当者へ、顧客との通話を繋ぐことができるのは便利ですが、会社で着信を受け取り次ぎを行う社員の業務効率や生産性が低下してしまうことがデメリットと言えます。
そこでおすすめしたいのが、外線自動転送を行うことのできる電話転送サービス「Canario(カナリオ)」です。詳しく紹介していきます。
会社外でも電話対応可能！Canario(カナリオ)とは
「Canario(カナリオ)」は、この記事を監修しているNECネッツエスアイが提供する電話転送サービスです。
取り次ぎと転送をAIが自動かつ同時に行うため、会社内の誰かが電話業務に追われてしまうということも防げます。
また、AIが担当者の名前を自動で認識し、取り次ぎを行うので、担当者が直接自分の携帯電話やスマホで着信に対応することが可能です。転送先として複数の電話番号を登録することができます。
Canario(カナリオ)には、電話転送機能をはじめ、電話業務に関連する様々な機能を搭載しています。
- AIが担当者の名前を認識・自動転送する名前取次
- 担当者不明の場合に組織全員を呼び出す一斉架電
- 応答できない時も安心な伝言テキスト化機能
- 社員のワークライフバランスを守る営業時間設定
Canario(カナリオ)を導入して、会社の完全リモートワーク化を実現した事例もあります。電話転送サービスの導入をお考えの方は、是非お気軽にお問い合わせ・ご相談ください。
記事まとめ
今回は、ビジネスフォンの3つの基本機能の概要と使い方をご紹介しました。
ビジネスフォンには、保留・内線転送・外線転送の3つの基本機能があります。
また、担当者不在のため内線転送を行うことができず、ビジネスフォンで外線転送をする場合、転送業務は手動で行われるケースがほとんど。この場合、着信を受け取り次ぎを行う社員の業務効率や生産性が低下してしまうことがデメリットとして想定できます。
Canario(カナリオ)なら、会社の固定電話への着信を会社外にいる担当者の携帯電話やスマホへ直接自動転送することができます。取り次ぎをAIが自動で行うため、会社内の誰かが電話業務に追われてしまうということも防げます。
Canario(カナリオ)を導入することで、社員も顧客も、ストレスフリーに電話業務を行うことができるでしょう。
※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。
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