本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
ボイスワープ®は、NTT東日本・NTT西日本の固定電話・ひかり電話に対する自動着信転送サービスの商標です。
ビジネスフォンの特徴は、他の電話機に自在に電話を転送できることです。
取り次ぎの際に電話機の近くに来てもらったり、受話器を渡したりしなくても、相手の席の電話機に転送すれば、お互い自席に座ったまま電話の取り次ぎが完了します。
オフィスで電話対応するには、まず電話転送のやり方を覚えることが基本です。
本記事では、一般的なビジネスフォンの転送操作を解説します。
複数のやり方がありますので、状況に応じて使い分けられるようにしておきましょう。
Contents
ビジネスフォンで電話を転送するやり方
ビジネスフォンで電話を転送する基本的なやり方を説明します。
電話機のメーカー・機種・会社の設定によって、使用するボタンの名称が異なる場合がありますので、ここで大まかな流れを確認した後は、お使いの電話機のマニュアルも合わせて確認してみてください。
内線転送のやり方①保留転送
転送先の相手が近くにいる場合は、口頭で伝言して電話を取り次ぐことができます。
このとき使うのは、電話機の「保留」機能です。
ビジネスフォンの保留操作には、大きく分けて2種類あります。
- 「保留」ボタンで保留し、「外線」ボタンで解除
- 「パーク保留」ボタンで保留し、「パーク保留」ボタンで解除
「外線」ボタン・「パーク保留」ボタンは複数ありますので、保留した際にどの番号の回線に入っているかを確認して相手に伝える必要があります。
保留ボタンを使うやり方
- 通話中に「保留」ボタンを押します。「外線1」のランプが保留点灯します。
- 担当者に用件と「外線1」に保留されていることを伝えます。
- 担当者が受話器を上げて「外線1」を押すと応答できます。
パーク保留を使うやり方
「パーク保留」ボタンがある電話機での保留転送のやり方です。
- 通話中に「パーク保留1」ボタンを押します。「パーク保留1」のランプが保留点灯します。
- 担当者に用件と「パーク保留1」に保留されていることを伝えます。
- 担当者が受話器を上げて「パーク保留1」を押すと応答できます。
内線転送のやり方②内線番号にダイヤル
相手の席が遠く口頭で取り次げない場合は、内線で会話して取り次ぎます。
- 通話中に「内線転送」ボタンを押します。
- 担当者の内線番号をダイヤルします。
- 担当者が応答したら用件を話し、受話器を置くと転送完了します。
内線番号で転送する場合は相手の様子がわからないので、いきなり転送せず、今電話に対応できるかどうかを確認してから転送するようにしましょう。
外線転送のやり方
ビジネスフォンから社外の固定電話や携帯電話に転送することもできます。
例えば、自宅にいる社員に取り次ぎたい場合や、外出先の営業マンを名指しされている場合などです。
ただし、会社に着信した外線電話を、さらに外線で発信して転送しますので、会社から転送先までの通話料が発生する点にご注意ください。
- 通話中に「保留」ボタンを押します。
- 「発信」ボタンを押して担当者の電話番号をダイヤルします。
- 相手が応答したら用件を話します。
- 「転送」を押すと転送が完了します。
ビジネスフォンの転送機能のデメリットとは
ビジネスフォンは、自席にいながら他の人に電話を転送したり、他の部署の電話を代わりに受けたりすることができるので、チーム・組織での電話対応を円滑にできるメリットがあります。
一方で、ビジネスフォンの転送機能は毎回手動で転送の操作を行うので、電話対応をするための人員が必要になります。
このため、以下のようなデメリットがあるのも事実です。
- テレワーク実施中も電話番のために誰かが出社しなければならない
- 特定の社員に電話対応の負担が集中することがある
- 操作ミスが発生しやすい
また、以下のように維持・管理にかかるコストも大きくなります。
- 主装置や電話機のメンテナンス・リプレイス費用がかかる
- 新入社員入社時の増設・異動時の内線番号変更の手間が大きい
電話番の出社をなくすためには電話転送サービスが便利
固定電話対応のためにテレワークの導入が進まない場合は、電話転送サービスを利用する方法があります。
電話転送サービスは、着信した電話をあらかじめ登録した転送先の電話番号に転送するサービスです。
通信キャリアが提供するサービスには、次のようなものがあります。
- NTT東日本／西日本 「ボイスワープ」
- ソフトバンク 「多機能転送サービス」
- KDDI光ダイレクト 「着信転送」
導入の注意点
キャリアが提供する電話転送サービスの特徴は、以下のとおりです。
- 転送先リストに複数の番号を登録しておくことができる
- 転送できるのは、リストの中から1つの番号のみ
- 転送中は他の人が電話に出ることができないため、複数同時着信には対応できない
電話転送サービスを利用すると会社にいなくても固定電話に対応できるため、テレワークしながら電話番ができます。
しかし、固定電話への着信をすべて一人で対応しなければならず、他の人への直接転送もできないため、折り返し対応にする必要があります。
オフィスでビジネスフォンを使って電話対応するよりも、対応者の事務的負担は大きくなってしまうかもしれません。
NECネッツエスアイの「Canario（カナリオ）」で完全自動化
「電話番のための出社をやめたい」「電話対応者の負担を減らしたい」「会社への電話を取りこぼしたくない」
これらの課題を解決してくれるのが、NECネッツエスアイが提供する電話転送サービス「Canario（カナリオ）」です。
「Canario（カナリオ）」では、会社の電話にAIが応答し、担当者の名前を聞き取って、携帯に自動転送します。
不在時の伝言メモもAIの音声認識で自動作成するので、録音を聞いて自分で書き取る必要はありません。
電話取り次ぎが不要になるので、テレワークしながら自分の業務に集中できます。
記事まとめ
ビジネスフォンでの内線転送・外線転送のやり方を紹介しました。
手元の操作で転送・取り次ぎが完結するビジネスフォンは、社員が全員自席で仕事をしている前提であれば非常に便利なものです。
しかし、昨今では働き方の多様化や人手不足の影響で、「オフィスで社員が電話を取り次ぐ」という“電話の常識”も見直しが必要になってきています。
「Canario（カナリオ）」を使えば、固定電話の対応はAIに任せ、本来の業務にリソースを集中させることが可能となります。
固定電話の対応で課題をお持ちの場合は、ぜひ一度ご相談ください。
AIによる自動電話対応・転送サービス
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