本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
ボイスワープ®は、NTT東日本・NTT西日本の固定電話・ひかり電話に対する自動着信転送サービスの商標です。
会社などに設置された電話には、毎日いろいろな人から連絡が来ます。そのため、電話の内容によっては電話口で対応している社員とは別の社員が出た方がいい場合もあります。
こうしたケースで、電話転送機能を使用すると便利です。担当の社員が外線を受けた電話の近くにいなくても、転送することで別の番号の電話で受け答えできます。
実は、電話転送機能にはいくつかの種類があります。本記事では、その種類について詳しく解説するのでぜひ参考にしてください。
Contents
電話転送とは
電話転送とは、会社などに設置した固定電話にかかってきた電話を別の回線に飛ばす機能のことです。お客様からの外線を社外にいる社員の携帯電話に飛ばしたり、社内に設置された別の固定電話に飛ばしたりすることができます。
社員の人数が少ない場合、必要性はそれほど高くないかもしれませんが、ある程度の人数がいるならこの機能の活用が必要不可欠です。
会社に電話転送を利用する方法は、主に以下の3つです。
- ビジネスフォン
- PBX
- 電話転送サービス
ここではそれぞれの特長などを比較しながら確認していきましょう。
電話転送機能の種類1：ビジネスフォン
ビジネスフォンとは、会社などで使用されることが多い電話機器です。家庭用の電話機器と違って、複数の外線と内線を共有できる特長を持ちます。これは、小型の交換機である主装置が設置されているため実現します。
また転送や保留など、多くの機能が搭載されているのもビジネスフォンならではのポイントです。
ビジネスフォンで転送機能を利用する際は、回線事業者のサービスを利用するのが一般的です。例えば、NTT東日本・NTT西日本と契約しているなら、ボイスワープというサービスを利用します。
ボイスワープの他にも、ソフトバンクの多機能転送サービスやKDDI光ダイレクト（au）の着信転送サービスが存在します。
電話転送機能の種類2：PBX
PBXとは電話回線を交換する機器で、オフィスなどに設置されていることが多いです。外線の着信を内線で発信したり、内線から外線に発信することを制御するなどの役割を担っています。
PBXは前述のビジネスフォンと混同されますが、いろいろな違いがあります。主な違いを下表にまとめたので、比較してみましょう。
| ビジネスフォン | PBX | |
|---|---|---|
| 接続できる内線・外線の種類 | ・内線：多機能電話機、受付用電話機、PHS、IP回線、家庭用電話機 ・外線：ISDN回線、LAN直接収容のIP回線、アナログ回線 | ・内線：多機能電話機、受付用電話機、PHS、IP回線、家庭用電話機 ・外線：ISDN回線、LAN直接収容のIP回線、アナログ回線 |
| システムの安定性 | ・PBXよりもシステムダウンする可能性が高い ・バッテリーを増設しても3～4時間ほどしか対応できない | ・システムダウンや停電が発生した場合は注意 ・停電のバッテリーの増設など必要（1日ほど稼働できる） |
| 電話機の接続数 | 数十台～数百台のものが多い | 数千台のものが多い |
| 主な特長 | ・外線通話に特化した機能が充実している ・内線通話が多い会社ではあまりメリットを感じられない可能性がある | ・一元化により拠点間の通話料削減につながる ・パソコンなどの連携により業務効率の改善が可能 |
電話転送機能の種類3：電話転送サービス
電話転送サービスとは、会社などに設置している電話にかかってきた着信をあらかじめ登録しておいた番号に転送するサービスです。＜・ｓぱｎ＞
これまでに紹介した主装置やPBXなどを導入する必要はなく、もともと会社にある電話をそのまま使用できる場合が多いです。
転送先は複数登録できる場合がほとんどで、グループに所属する社員全員の電話を鳴らせるサービスも存在します。
営業やリモートワークなどで、担当者がお客様からの電話に出られないとビジネスチャンスを失うこともあります。しかし、電話転送サービスを利用すれば、ビジネスフォンやPBXよりも手軽にいつでも電話に応答できる仕組み作りが可能です。
電話転送サービスにはいくつかの種類がありますが、コストパフォーマンスと利便性を求めるならCanario（カナリオ）がおすすめです。詳しい内容については後述するので、あわせて確認してみてください。
外線転送とは
外線転送とは、会社にある固定電話に来た着信を別の番号に転送する機能です。
外線転送にはいくつかの種類があり、主なものは以下の通りです。
- 応答後転送
- 自動転送（無条件転送、無応答時転送）
上記の違いについて順番に確認していきましょう。
外線転送の種類：応答後転送と自動転送とは
外線転送には、応答後転送と自動転送の2つの種類があります。
応答後転送とは会社にかかってきた着信に一度応対し、社員が手作業で別の番号に転送する機能です。
一方、自動転送とは社員による転送は不要です。電話機器が自動で、あらかじめ設定された別の暗号に転送します。
自動転送の種類：無条件転送と無応答時転送とは
自動転送には、無条件転送と無応答時転送の2つの種類があります。
無条件転送とは、その名の通り、固定電話にかかってきた着信すべてを別の番号に転送する仕組みです。
一方、無応答時転送は固定電話に来た着信に誰も応答せず一定時間が経過した場合に、事前に設定した別の番号に転送されます。
別の電話番号に飛ばせるサービスを探しているなら、Canario（カナリオ）がおすすめ
先に少し触れたCanario（カナリオ）は、NECネッツエスアイが提供している電話転送サービスです。AIが自動で電話を取り次ぐため、最初の応対をする社員を会社に置く必要がありません。
会社へ外線をかけた人はAIに担当者の名前を伝えることで、AIが別の回線につなげてくれます。そのため、相手方に面倒をかける心配もありません。
転送先は社員1人だけでなく、グループで設定することも可能です。複数の番号が一斉に呼び出されるため、応対漏れの防止につながります。
また私有の番号を秘匿にして、発信することも可能です。通話にかかる料金は会社持ちになるため、社員が負担しなくてすみます。
利用端末を選ばず、クラウドでの連携が可能なCanario（カナリオ）に興味がある方は、ぜひお気軽にご連絡ください。
より詳しい内容や設定方法などをご紹介いたします。
まとめ
電話転送は、以下3つの種類に分けられます。
- ビジネスフォン
- PBX
- 電話転送サービス
種類ごとに特長が大きく異なるため、自社にあうものを選ぶことが大切です。
誰でも操作しやすく、導入コスト・時間を抑えたいなら電話転送サービスの利用がおすすめです。特に、利用端末を選ばないCanario（カナリオ）なら、スピーディに操作性が良く利用できるでしょう。
NECネッツエスアイのCanario（カナリオ）について知りたい方は、お気軽にご連絡ください。
※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。
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