ボイスワープ®は、NTT東日本・NTT西日本の固定電話・ひかり電話に対する自動着信転送サービスの商標です。
会社には毎日さまざまな方から多くの電話がかかってきます。
その内容は相手によって異なり、社員は相手の用件を聞いてその場で回答したり、時には別の社員へ通話を転送したりといった対応をしなければいけません。
会社に設置した固定電話宛ての着信を転送するやり方はいろいろありますが、いずれにしても事前に転送設定が必要です。
本記事では、これから固定電話の転送設定をする方に向けて、電話転送の種類や転送設定の方法を解説します。
日々着信に対応する社員の負担を少しでも軽減したいと考えている方は、ぜひ最後までチェックしてみてください。
Contents
転送機能とは？会社の固定電話に導入するメリットを解説
電話転送とは、着信を別の番号へとばすことができる機能です。
例えば、会社に設置した固定電話で転送設定を行えば、別フロアにある固定電話へ着信をとばしたり、社外で営業している社員が持つ携帯電話宛てに転送したりすることができます。
顧客満足度がアップしやすい
転送設定を行えば、着信相手が求めたタイミングで問い合わせに対応できる社員とすぐに通話することが可能になります。
このため、顧客満足度の向上につながるでしょう。
着信の内容がクレームであったとしても、早急に対応することで問題の規模を最小限に抑えることもできるかもしれません。
社内の負担軽減につながる
また、転送設定は社内にもメリットをもたらします。
例えば固定電話に転送機能がなく、着信相手が通話したい社員が社外に出ている場合を考えてみましょう。
この場合、最初に受話器をあげた社員は、担当社員が今どのような状況にあるのかを確認する必要があります。
担当社員が持つ携帯電話に連絡したり、社内に設置されたボードで帰社時間を確認したりする方法があるでしょう。
帰社するまでに時間がかかるなど、すぐに着信相手と担当社員をすぐにつなぐことができないときは必要に応じて伝言を受けます。
「○○の戻りが△時になる予定なので、よろしければ代わりに伝言を承りましょうか？」と着信相手に確認し、お願いされた場合は用件をメモに取り、復唱して聞き取った内容が正確であるかチェックしましょう。
通話を切った後は電話メモを作成し、担当社員に引き継ぎます。
一方で、会社に置く固定電話で転送設定をすれば、着信があったタイミングで担当社員宛てに通話を転送すればいいので、ここまでに紹介した一連の流れを省略することが可能です。
電話転送の種類
電話転送と一口にいっても、実はその機能には種類があります。ここでは転送の種類によってどのような違いがあるか確認してみましょう。
内線転送とは
内線転送とは、内線を通じて一度受けた着信を社内にある別の電話へ転送することを指します。
取り次ぎ先となる社員が社内にはいるものの自席からは離れている場合、担当社員が別室で会議中の場合などは内線転送を使うと便利です。
内線転送を使った一般的な取り次ぎの流れは以下のとおりです。
- 着信が来る
- 受話器を上げる
- 相手の用件を聞き、内線転送ボタンを押す
- 担当社員に用件を伝える
- 受話器を置く
手順5で最初に電話に対応した社員が受話器を置くと、通話が取り次ぎ先の社員へ自動的に転送されます。
外線転送とは
外線転送とは、一度受けた着信を外線を通じて別の電話へ転送することです。
先に紹介した内線転送と違って、取り次ぎ先となる社員が社内にいなくても通話を取り次げることが外線転送の特長です。
外線転送を使った一般的な取り次ぎの流れは以下のとおりです。
- 着信が来る
- 受話器を上げる
- 相手の用件を聞き、外線転送ボタンを押す
- 担当社員の番号をダイヤルする
- 担当社員へ相手の用件を伝える
- コネクトボタン（接続ボタン）を押す
外線転送の場合は最初に電話を受けた社員がコネクトボタンもしくは接続ボタンを押すことで、外線を通じて着信を転送することができます。
iPhoneやスマホに着信を転送することも可能
固定電話の転送設定が完了すれば、iPhoneやスマホなどの機器に着信をとばすこともできます。
iPhoneやスマホなどにも会社に設置した固定電話宛ての着信を転送できれば、外出中の社員に電話を取り次げるのはもちろん、在宅勤務・テレワーク中の社員にもうまくやり取りできるといったメリットがあります。
固定電話の転送設定の方法
ここまで固定電話の転送機能について解説してきましたが、転送設定には次のような種類があります。
- ビジネスフォン
- クラウドPBX
- 電話転送サービス
転送設定の方法によってその特徴やメリット・デメリットが異なるので、ここで確認しておきましょう。
固定電話の転送設定の方法1：ビジネスフォン
ビジネスフォンとはその名のとおりビジネス用に作られた固定電話のことで、家庭用のものと比べると搭載されている機能が豊富という違いがあります。
例えば、先に紹介した内線転送や外線転送の他に、保留、録音といった機能がついています。
ただし、搭載されている機能はビジネスフォンによって異なるので、購入する際は自社に必要な機能が備わっているかよく確認することが大切です。
ビジネスフォンで固定電話の転送設定をすると、通信が安定しやすく、通話品質が高くなるというメリットを感じられます。
デメリットとしては社外での電話交換ができない、機器を導入するための費用がかかるといったことが挙げられます。
固定電話の転送設定の方法2：クラウドPBX
クラウドPBXとは、インターネットのクラウド上にあるPBXを通じて外線や内線をやり取りする仕組みです。
PBXとは電話交換機のことで、従来のPBXは実物の機械で電話交換を行う会社内に設置する必要がありました。
PBXを建物内に設置すると、その範囲のなかで内線や外線をやり取りすることができます。
しかし、建物の外に出るとこのやり取りができなくなるというデメリットがありました。
このデメリットを解消すべく誕生した仕組みがクラウドPBXです。
電話交換に必要なPBXがクラウド上にあるため、インターネットがつながる環境であればどこでも外線や内線をやり取りすることができます。
したがって、社内に設置した固定電話はもちろん、外出中の社員が持つ携帯電話にも通話を転送することが可能になります。
従来のPBXが持つデメリットを解消したクラウドPBXですが、次の3点に注意が必要です。
- インターネットがないと固定電話からの通話を転送できない
- インターネット環境が安定していないと、通話品質が下がりやすい
- クラウドPBXの利用料金が継続的にかかる
前述のとおり、クラウドPBXはインターネットを活用して固定電話の通話をやり取りする仕組みであるため、インターネット環境が整っていなかったり、通信環境が悪かったりすると電話でのコミュニケーションに支障が出る可能性があります。
固定電話の転送設定の方法3：転送サービス
通話を別の番号へとばすために作られた専門のサービスを利用するのもひとつの方法です。
内線や外線の単純な転送はもちろん、あらかじめ設定した時間の着信だけを転送する機能や着信が被ったときにのみ別の番号へ転送できる機能なども転送サービスに搭載されていることが多いです。
また、転送サービスのなかには転送機能のほかにもビジネスで役立つ機能を搭載されているものも存在します。
例えば、NECネッツエスアイが提供しているCanario（カナリオ）であれば次のような機能を利用することが可能です。
- AIによる名前を使った自動取り次ぎ機能
- 録音した伝言を文字に起こすテキスト化機能
- 登録した番号をまとめて呼び出す一斉着信機能
- 指定した営業時間外のみAIが電話番を代行する営業時間設定機能
このほかにもプランによってはIVR、無料通話、内線通話といった機能も搭載されているので、自社のスタイルにあった活用の仕方ができます。
転送サービスを利用する方法であれば、自社で面倒な導入作業をしたり、操作に慣れないなか転送設定をしたりしなくてすみます。
より詳細な転送条件を設定したり、転送以外の便利な機能を利用できたりする点も転送サービスの大きなメリットといえるでしょう。
一方でデメリットは、サービスを利用するための利用料金が継続してかかることです。
また、転送先の番号を登録する必要があるため、情報漏えい対策がしっかりとされたサービスを見極めなくてはいけない点もデメリットとして挙げられます。
各種電話転送サービスの転送設定方法
Canario（カナリオ）のほかにも電話転送サービスは存在します。
ここでは、通信キャリアが提供する電話転送サービスの転送設定についてチェックしましょう。
KDDI光ダイレクトの転送設定方法
KDDI光ダイレクトの「着信転送サービス」を利用する場合は、固定電話からの着信を転送する番号を登録したうえで、転送をスタートする設定が必要です。
具体的な手順は以下のとおりです。
- 転送設定する固定電話の受話器をあげる
- 「142」をダイヤルする
- 音声ガイダンスを聞き、「4」をダイヤルする
- 音声ガイダンスを聞き、「0」をダイヤルする
- 音声ガイダンスを聞き、「1」から「3」のいずれかをダイヤルして転送の種類を選択する
- 転送先として設定する番号をダイヤルする
- 音声ガイダンスを聞き、「#」をダイヤルする
- 音声ガイダンスを聞き、「0」をダイヤルする
- 受話器を置いて設定完了
NTT東日本の転送設定方法
NTT東日本では「ボイスワープ」という名称の電話転送サービスを提供していますが、転送設定方法は利用している回線の種類によって異なります。
例えば、ひかり電話回線を利用している場合は、以下の手順に沿って転送設定を進めます。
- 転送設定する固定電話の受話器をあげる
- 「142」をダイヤルする
- 音声ガイダンスを聞き、「2」をダイヤルする
- 転送先として設定する番号をダイヤルする
- 音声ガイダンスを聞き、「1」をダイヤルする
- 受話器を置いて設定完了
SoftBankの転送設定方法
Softbankの「多機能転送サービス」は、アナログ回線とISDN回線に対応しています。
今回は例としてアナログ回線における転送設定方法を確認しましょう。
- 転送設定する固定電話の受話器をあげる
- 「142」をダイヤルする
- 音声ガイダンスを聞き、「2」をダイヤルする
- 転送先として設定する番号をダイヤルする
- 受話器を置いて設定完了
Canario（カナリオ）なら簡単に固定電話の転送設定ができます！
先に少し紹介しましたが、Canario（カナリオ）とはNECネッツエスアイが提供している電話転送サービスです。
Canario(カナリオ)は、担当者の名前を認識して、あらかじめ登録された番号へ自動で通話を転送するという特徴を持っています。
このため、社員の電話対応における負担をしっかり軽減することが可能です。
Canario（カナリオ）を利用すれば、簡単に固定電話の転送設定が完了します。
プランはBasic、Standard、Premiumの3つあり、それぞれ利用できる機能が異なります。
下表に各プランの機能をまとめたので確認してみましょう。
| プラン名 | Basic | Standard | Premium |
|---|---|---|---|
| 1人あたりの月額料金（税込） | 748円 | 1,078円 | 1,628円 |
| 名前の取り次ぎ | ○ | ○ | ○ |
| 名前の取り次ぎ＋伝言のテキスト化 | × | ○ | ○ |
| 一斉架電 | ○ | ○ | ○ |
| 一斉架電＋伝言のテキスト化 | × | ○ | ○ |
| IVR | × | ○ | ○ |
| 無料電話 | なし | あり 1人10分まで | あり 1人30分まで |
| 内線との連携 | × | × | ○ |
NECネッツエスアイでは31日間無料でCanario（カナリオ）を利用できるトライアルサービスが用意されています。
実際の使用感を確かめてから、転送サービスを導入すべきか判断したいという場合にもCanario（カナリオ）はおすすめです。
記事まとめ
会社に設置している固定電話宛ての着信は、あらかじめ転送設定しておくことで社内はもちろん、社外にいる社員にもスムーズに取り次ぐことができます。
転送設定の方法にはいろいろな種類がありますが、メリット・デメリットが異なります。
自社のシステムや電話対応における問題などをあわせて、適切な設定方法を選ぶことが大切です。
もし、転送サービスの利用を前向きに検討しているなら、ぜひこの機会にNECネッツエスアイのCanario（カナリオ）の利用を検討してみてください。
無料トライアルも活用できるので、お気軽にご連絡いただければ幸いです。
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SymphonictとはNECネッツエスアイが提供する、「共創でお客様のビジネスに新たな価値を提供する」をコンセプトに先端技術やサービスを繋ぎ・束ねることでIT・デジタル変革技術やツール・システムを皆様にお届けするデジタルトランスフォーメーション(DX)サービス。→Symphonictに関してはこちら
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