本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
ボイスワープ®は、NTT東日本・NTT西日本の固定電話・ひかり電話に対する自動着信転送サービスの商標です。
ビジネスにおいて、電話でのコミュニケーションは必要不可欠です。
しかし、いつでも担当社員がかかってきた電話に対応できるとは限りません。特に社員が社外に出ることが多い場合は、電話転送サービスを利用しなければスムーズかつスピーディな対応は難しいでしょう。
とはいえ、電話転送サービスを利用したことがないと、電話口でどのような案内がされるのか気になってしまいますよね。
そこで本記事では、電話転送を利用した場合の案内について紹介します。電話転送サービスの概要や主な機能も確認できるので、ぜひ参考にしてください。
Contents
電話転送サービスとは
そもそも電話転送サービスとは、固定電話にかかってきた場合にあらかじめ登録しておいた電話番号に転送できるサービスです。
電話転送サービスの例としては、NTTのボイスワープなどがあります。
会社に置く固定電話で電話転送サービスを活用すれば、誰かが電話で対応しなくても担当社員に自動で着信が飛ばされます。
リモートワークを導入する企業が増えていますが、電話の取り次ぎのためだけに社員を出社させなければいけない問題を抱えているところも多いのではないでしょうか。
電話転送サービスを利用した場合、電話対応作業の負担を軽減できるのはもちろん、そもそも電話番を会社において案内しなくてよくなります。
電話転送サービス利用時はどんな案内が流れる？
結論から言えば、利用する電話転送サービスによって案内の方法は異なります。
電話を掛けてきた相手が機器の案内で転送されたことに気づくこともありますし、案内が流れず転送に気づかないケースもあります。
例えば、会社の外部からの電話をあらかじめ登録した番号に転送する外線転送の自動転送機能であれば、相手に転送する旨の案内が行われることが一般的です。
また電話転送サービスのなかには、電話を転送する際に任意のメッセージをアナウンスとして流せる機能を搭載しているものもあります。
この機能をうまく活用すれば、普段の電話対応の業務効率改善のためだけでなく、事務所を移転する際、新しい店舗をオープンする際などに役立ちます。
一方、内線転送の場合は特に案内されないことが多いため、相手は別の番号に転送されても気づかないことが多いです。
電話転送サービスの機能を紹介
ここでは、各キャリアの電話転送サービスに搭載された機能を紹介します。
NTT｜ボイスワープ
NTTが提供する電話転送サービス「ボイスワープ」の主な機能は、以下の通りです。
- 自動転送機能（無条件転送、無応答時転送、話中時転送、無応答時転送＋話中時転送）
- セレクト機能（登録番号転送・登録番号着信）
上記のとおり、電話転送機能が豊富に搭載されていることが分かります。
転送機能の設定は、電話もしくはインターネットで簡単に変更できるのがポイントです。
引用元：https://business.ntt-east.co.jp/service/hikari_ofa/pdf/voice.pdf
auひかり｜着信転送：電話オプション
auひかりでは、着信転送機能を電話オプションとして搭載できます。
auひかりの公式サイトでは、以下3つの機能を利用できると案内されています。
- 無条件転送
- スケジュール転送
- 話中転送
設定を変更する方法は、電話機もしくはインターネット（My au）で操作するの2つから選択できます。
また外出先からいつでも機能の利用開始・停止、番号の設定が可能です（リモートコントロール）。
詳細な設定方法が知りたい場合は公式サイトを確認するか、auに直接問い合わせてみましょう。
引用元：https://www.au.com/internet/service/auhikari/phone/option/forwarding/
SoftBank｜多機能転送サービス
SoftBankでもあらかじめ指定した番号に着信を移動させる、多機能転送サービスを提供しています。主な機能を案内します。
- 自動転送
- 応答後転送
- 無応答時転送
- 話中時転送
なおサービスの利用内容を変更する場合は、利用者自ら契約回線で操作する必要があります。Webから利用申し込みする方法には対応していないので、注意してください。
またauと同じくリモートコントロールでサービスの利用開始・設定変更ができるだけでなく、さまざまな付加サービスが用意されています。
契約するサービスの量が増えればその分、料金は高くなりますが、場合によっては業務効率を大幅に改善できる可能性があります。
主な付加サービスを以下で案内しますので、詳細は公式サイトなどで確認してください。
- 番号通知リクエストサービス
- 番号表示サービス
- ダイヤルインサービス
- 三者通話サービス
- プッシュ電話サービス など
引用元：https://www.softbank.jp/biz/voice/otoku/option/gaiyou16/
おすすめサービスを案内：NECネッツエスアイのCanario(カナリオ)
NECネッツエスアイが提供するCanario(カナリオ)は、AIが自動で事前に登録した番号に電話を転送するサービスです。
また番号をグルーピングする機能があるため、社員がどこにいても距離を超えてチームで連携できます。
使用端末を選ばないためスマートフォンはもちろん、固定電話やフィーチャーフォンでも利用可能です。
その他、秘匿発信機能やクラウドで取次履歴を見える化できる機能も搭載されています。専用設備を新たに導入する必要もありません。
NECネッツエスアイのCanario(カナリオ)の詳しい案内や設定方法などが気になる場合は、ぜひお気軽にご連絡ください。
NECネッツエスアイの電話転送サービス
Canario（カナリオ）詳しくはこちら
まとめ
電話転送案内サービスを利用すれば、会社に電話対応用の社員を残さずに済みます。
今まで対応あたっていた社員は別の業務にあたったり、本来の作業に集中できたりするのも大きなメリットです。
会社として、全体の業務効率改善、ひいては売上・利益拡大につながるでしょう。
電話転送サービスにはいろいろな種類がありますが、多くは転送機能に特化したものです。
しかし、今回ご案内したNECネッツエスアイのCanario(カナリオ)は、AIによる転送機能以外にも多数の機能が搭載されています。
特に、クラウドで電話取次の履歴を共有できる機能は、リモートワークなどで活用できます。
どの社員がどのように対応したのかをチャットで見える化できるため、社員同士が顔を合わせられない環境でもスムーズな情報共有が実現するでしょう。
Canario(カナリオ)の詳しい案内を希望する方、設定方法などに関するご質問がある方はお気軽にご連絡ください。
※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。
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