本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
ビジネスで電話を使用していると「フックボタン」という機能を耳にすることがあります。すでに使いこなしている方もいるかもしれませんが、フックボタンを押すとどうなるか分からず活用していない方もいるでしょう。
そこで本記事では、ビジネスフォンのフックボタンの使い方を解説します。あわせて電話転送との違いも見ていきましょう。
ビジネスフォンに搭載された機能をしっかり使いこなしたい方は、必見の内容です。
Contents
ビジネスフォンのフックボタンの基本機能とは？
ビジネスフォンのフックボタンのメイン機能は、キャッチホンにおいて保留呼と通話呼を切り替えるものです。
例えば、外線で電話がかかってきたとします。応対者ではその電話対応を完結できず、別の担当者に取り次ぎたい場合にフックボタンを押します（これをフッキングと呼びます）。
すると、外線通話は一時保留状態になる仕組みです。最初の応対者はこの間に別の担当者に内線で連絡し、外線の対応をお願いします。外線の対応依頼を受けた担当者は内線の受話器を下ろし、フックされている外線のボタンを押すと外線に通話できる流れになっています。
なお会社で使用しているビジネスフォンによっては機能が異なることがあるため、お客様に対してフックボタンを使用する前に上司や先輩などに質問して確かめておきましょう。
フッキング（保留）と電話転送の使い方の違い
ビジネスフォンの多くはフックボタンの他に、転送ボタンが用意されています。転送ボタンはその名の通り、対応した着信を別の人に強制的にとばす機能です。
例えば、外線を受けた担当者が転送ボタンを押し、別の担当者に内線で対応を依頼します。対応の依頼が完了したら、最初の応対者は受話器を置きます。すると、直前に連絡した社員に外線が自動で転送される仕組みです。
フックボタンで外線を取り次ぐ際は、次の応対者にどの外線ボタンで保留しているのかを伝えるのが基本です。
次の応対者はきちんとその外線ボタンを押さなければいけません。使用中の外線ボタンが1つであれば何の問題もありませんが、もし別の外線ボタンが使用されている場合、ボタンを押し間違えると他の電話に出てしまう恐れがあります。
一方、転送ボタンを押した場合は内線で連絡した番号へ強制的に外線がとばされます。したがってフックのような、電話の取り違いが起きる可能性はありません。
ただし、転送ボタンを押す際は必ず内線が必要です。フックボタンもあらかじめ内線することで相手に対応をお願いできますが、内線の使用は必須ではありません。
次の応対者が近くにいる場合は外線をフッキングした状態で、口頭でその旨を伝えて対応をお願いする使い方もできます。
フックボタンを押すと通話中の相手の電話口はどうなる？
電話中にフックボタンを押すと、通話中の相手の電話口では保留音が流れるのが一般的です。内線をかけている声など、フックボタンを押した側の音は聞こえない状態になります。
再度フックボタンが押されたり、外線ボタンが押されたりすると保留音が消え、通常の通話に戻る仕組みです。
電話の取り次ぎの際はもちろん、お客様からの質問に必要な情報を確認して回答の準備をするときなどにもフックボタンを活用できます。
まとめ
ビジネスフォンに搭載されているフックボタンを押すと、かかってきた電話は保留状態になります。
その間に別の担当者に内線で連絡すれば、スムーズな取り次ぎが可能です。ただし、複数の外線ボタンが使用されている場合は、正確な情報伝達が必要です。
これに対して、転送は内線した相手へ強制的に外線をとばす違いがあります。フックボタンのように外線ボタンを押し間違えて別の電話に出てしまうリスクはありませんが、外線をとばすためには必ず内線が必要です。
ビジネスにおける電話の取り次ぎはヒューマンエラーが起きる、手間がかかるなど何かと問題を抱えています。しかし、お客様からすればそうしたミスは会社への信頼を失墜する原因になりかねません。
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