会社には日々多数の電話がかかってきます。このため、電話で話中のときに他の着信が被ってしまうこともめずらしくありません。

電話対応の負担を軽減するために電話転送機能を利用している会社も増えてきていますが、話し中の際にどのように操作すれば良いのか迷ってしまうこともあるでしょう。

そこで本記事では、電話で話し中のときに役立つ対応方法を解説します。

電話転送機能の利用の仕方や話し中の際に自動で電話を転送してくれる便利なサービスも見ていくので役立ててください。

通話中で対応できないと顧客満足度の低下や機会損失に繋がる

そもそも電話での話し中に対応することができないとどのようなデメリットがあるのでしょうか。

ここでは、2つのデメリットを確認します。

デメリット1：顧客満足度の低下

まず考えられるデメリットが、電話をかけてきたお客様の顧客満足度が低下する可能性です。

電話をかけてきたということは、お客様は何らかの用事があったことを意味します。このため担当者が話し中で電話をうまく取り次ぐことができないと、お客様は話したいタイミングで話ができません。

先に対応している電話対応が長引けば、お客様が複数回電話をかけてきたとしても対応できないということになります。これでは顧客満足度の低下を免れることが難しくなるでしょう。

話し中のときに電話をかけてきたお客様の対応が遅れてしまうケースが頻発する場合は、会社として何らかの対策を講じる必要があります。

デメリット2：会社としての機会損失

電話で話し中のときにくる着信のなかには、会社として重要なビジネスチャンスにつながる内容のものもあるでしょう。

話し中であることが理由で電話を取りこぼすと、相手が別の会社への依頼を検討するなど自社の機会損失につながる可能性も否定できません。

話しの内容にもよりますが、大きな売上・利益を得られたり、新しい販売経路を手に入れることができたりなどのメリットを逃してしまうケースもあるため注意が必要です。

【手動転送】電話の転送先が話し中の場合はどうする？

さて、ここからは実際に会社で使える電話対応の方法を見ていきます。

電話転送の対応をしているときに困ることのひとつとして、電話の転送先が話し中であるときの対応方法があります。

転送先の番号が話し中で、転送を手動で行う場合は以下の手順で対応しましょう。

1. 転送する着信を保留状態にする
2. 転送先の社員が持つ電話の番号をダイヤルする
3. 話し中であることを確認して、転送先の社員との通話を切る
4. 別の社員の番号をダイヤルするor発信元に折り返し連絡することを伝える

手動で転送作業を行う場合、転送先の社員が話し中だとかなり工数がかかることが分かります。

最初に転送先とした社員と別の社員も同様に話し中であれば、より大変な状況になるでしょう。電話をかけてきたお客様を長時間お待たせしてしまう可能性も否定できません。

電話を転送することが多かったり、特定の社員宛ての電話が集中しやすかったりする場合は、手動転送以外の方法を検討した方がいいといえるでしょう。

【ビジネスフォン】話し中の場合も別の電話回線で着信可能

ビジネスフォンとは会社などでの使用を前提に作られた、多機能な電話機のことを指します。

話し中であっても別の電話回線で着信することができるため、着信を別の番号へとばすことが多い会社におすすめです。

オプションの契約や電話機での設定が必要なケースも

話し中の際に利用できる便利な機能は、通常の通話プランにオプションとして契約することができる場合もあります。

また、すでにビジネスフォンに機能が搭載されていて、電話機で設定すればすぐに利用できるケースもあるため、ビジネスフォンの説明書もしくは契約会社に確認してみましょう。

話し中の着信を自動で転送！大手通信キャリアのサービス情報まとめ

ここからは電話で話し中の際にかかってきた着信を自動で転送できる、大手通信キャリアのサービスを紹介します。

Softbankの電話転送サービス

Softbankが提供する「多機能転送サービス」という電話転送サービスは、月額料金が各プラン共通です。1番号あたり税込880円で、工事費はかかりません。

利用できる機能は下記のとおりです。

• 無条件転送
• 無応答時転送
• 話中時転送
• 応答後転送
• リモートコントロール

無条件転送は固定電話宛てに着信が来た場合に、呼び出し音を鳴らさずに直接転送先へ着信を転送できます。

無応答時転送とは一定時間固定電話の呼び出し音が鳴り、転送元で誰も対応できなかった場合に、あらかじめ登録した番号へ着信を転送する機能です。

続いて話中時転送ですが、この機能は転送元の固定電話を使用している際に来た着信を別の番号へとばすことができます。

応答後転送とは転送元で着信を受けた後に、別の番号へ転送できる機能です。

リモートコントロールは電話転送を設定している固定電話以外の電話から、転送種類の変更や転送の開始・停止などの操作ができる機能となっています。

引用元：多機能転送サービス おとくライン付加サービス

docomoの電話転送サービス

docomoが提供する電話転送サービス「転送でんわサービス」は、事前申し込みが必要であるものの、月額使用料は無料です。

まずは費用を抑えて気軽に利用したいという場合におすすめです。

各機能の内容についてはSoftbankの電話転送サービスの解説で紹介したので、ここでは割愛します。

• 無条件転送
• 無応答時転送
• 話中時転送
• 無応答時転送+話中時転送
• リモートコントロール

引用元：転送でんわサービス | サービス・機能 | NTTドコモ

NTTの電話転送サービス

NTTの電話転送サービス「ボイスワープ」は、回線の種類によって料金が異なります。具体的には下表のとおりです。

利用できる機能は下記のとおりです。

• 無条件転送
• 無応答時転送
• リモートコントロール

引用元：NTT｜ボイスワープ[転送電話]

NECネッツエスアイのCanario(カナリオ)なら、もっと利便性高く電話転送が可能に！

電話転送サービスは基本的にキャリアが提供しているサービスですが、NECネッツエスアイからも提供されています。

NECネッツエスアイのCanario（カナリオ）は担当者の名前を認識して、自動で転送してくれるサービスです。転送先が話し中でも別の番号を呼び出してくれるので安心です。

また、担当者が不明の場合に登録された番号を一斉に呼び出す一斉架電機能や、万が一誰も対応できない場合に相手からの伝言を録音して文章にする伝言テキスト化機能などさまざまな機能が搭載されています。

利用できる機能は契約するプランによって異なるので、下表で確認してみましょう。

ただいまCanario（カナリオ）は、31日間無料でStandardプランを利用できるトライアルサービスを行っています。

便利な転送サービスを導入しても、現場の社員たちが使いこなせなければ意味がありません。

このため、本格的な導入を決定する前に検討中の電話転送サービスの操作感をしっかりチェックすることが重要になります。

Canario（カナリオ）の実際の操作感が気になる方は、ぜひこの機会にお問い合わせください。

記事まとめ

話し中の電話転送を手動で行う場合は、作業を担当する社員の負担が大きくなりやすいです。

会社宛ての着信を別の番号へ転送する機会が多かったり、特定の社員に電話対応の負担が集中しやすい場合は電話転送サービスの利用を検討した方がいいでしょう。

さまざまな電話転送サービスがありますが、ビジネスに役立つ便利な機能が多数搭載されたサービスを探しているならNECネッツエスアイのCanario（カナリオ）がおすすめです。

Canario（カナリオ）の利用を前向きに考えている方は、是非お気軽にお問い合わせください。

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