本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
ボイスワープ®は、NTT東日本・NTT西日本の固定電話・ひかり電話に対する自動着信転送サービスの商標です。
働き方改革により残業時間に上限が設定されたため、オフィスでは時間外労働削減の動きが広まっています。
しかし、上司の目が届かないテレワークでは「仕事が終わらない」「公私の切替が難しい」といった理由から、隠れ残業が発生してしまうケースも少なくないようです。
最近では、終業時刻になったら固定電話を音声ガイダンスや留守番電話に切り替える企業が増えています。
社会全体として時間外対応を減らしていく傾向にありますが、テレワークでは時間外でも電話が鳴ると気になってしまい、つい応答してしまうといったことが起こりがちです。
電話転送サービスの普及で、テレワークで会社の電話に対応することもできるようになりました。
けれども、見えないところで電話対応の社員に過度の負担がかかっていないかが気になりますね。
隠れ残業防止のために、電話転送の時間指定を行うことは可能なのでしょうか。
Contents
時間外に電話転送しているとどうなる？
固定電話を時間外ガイダンスに切り替える処理は、オフィスのPBX（電話交換機）の設定から可能です。
ところが、固定電話から別の電話番号に転送している間は、時間外の自動切り替えが適用されないことがあります。
終業時刻になったら転送を解除すればよいのですが、転送解除を忘れてそのままにしていると、時間外になっても携帯電話に着信してしまうということが起こります。
また、電話をかけてきた相手には、電話が転送されていることがわかりません。
せっかく時間外アナウンスや留守番電話を設定しても、電話を転送していると時間外にもコールしてしまうため、「あの会社は営業時間外でも電話がつながる」と誤解されてしまうこともあります。
キャリアのサービスを比較。時間指定できるのは？
電話転送の解除し忘れを防ぐために、転送サービス時間指定ができたら便利ですよね。
キャリアが提供する電話転送サービスに、営業時間指定の機能があるかどうかを確認してみましょう。
au「着信転送」のスケジュール転送
auの電話転送サービス「着信転送」にはスケジュール転送機能があり、次のような条件を設定することができます。
- 特定の日付のみ転送する
- 期間を指定して転送する
- 曜日を指定して転送する
- 開始時刻・終了時刻を指定する
スケジュールの設定はマイページから行います。
NTT「ボイスワープ」・ソフトバンク「多機能転送」
NTTの「ボイスワープ」、ソフトバンクの「多機能転送」では、スケジュール転送や時間指定を行う機能はありません。
どうしても時間指定を行いたい場合は、電話転送の切替を自動化する外部サービスを利用する方法もありますが、別途料金がかかってしまいます。
「Canario（カナリオ）」なら電話転送＆時間指定が可能！
「営業時間中は電話の転送を行い、時間外はガイダンスに切り替える」という処理をスケジュール登録して自動化したいなら、NECネッツエスアイが提供する電話転送サービス「Canario（カナリオ）」がおすすめです。
「Canario（カナリオ）」でできること
電話転送サービス「Canario（カナリオ）」には、次のような機能があります。
名前取次・伝言テキスト化
「Canario（カナリオ）」では、AI（人工知能）が社員の代わりに電話番を行います。
担当者の名指しがあれば、音声認識して担当者の携帯に電話を転送。
電話に出られなければ、メッセージを音声とテキストで担当者へ送信してくれます。
グループ単位で一斉呼び出し
電話転送サービスでは1人にしか転送できないため、特定のメンバーに電話対応が集中してしまうのがデメリット。
「Canario（カナリオ）」ではチームメンバーの電話を一斉に呼び出せるので、テレワークでもオフィス同様にチームで連携して対応することができます。
営業時間の設定
1週間（日～土）の曜日ごとに、営業時間と時間外アナウンスを設定できます。
設定内容はいつでも変更でき、特例日も設定できるので、会社のカレンダーに合わせた柔軟な対応が可能です。
アナウンス登録
自動アナウンスの登録は、音声合成とWAVファイルに対応しています。
音声データがなくても、音声合成を使えばテキスト入力だけでアナウンスの登録が完了。
変更もWeb上の管理画面から編集するだけです。
「Canario（カナリオ）」を使った運用例
実際に「Canario（カナリオ）」の機能を活用した運用パターンを見てみましょう。
営業時間中は名前取次、時間外は伝言テキスト化
名前転送を使えば担当者に直接転送されるため、他の社員が電話の取り次ぎを行う必要がありません。
電話の取り次ぎコストを0にすることで、部署全体の業務を効率化できます。
営業時間外の電話はすべて伝言テキスト化の設定をしておけば、後追い確認が可能。
電話に出られなかったことによる機会損失を防ぎます。
着信をすべてテキスト化
転送を行わず、すべての着信に一旦伝言テキスト化で対応し、内容を確認してから担当者が折り返します。
お客様の用件に応じて、担当者が準備をしてからご連絡できるので、対応に無駄が発生しません。
テキスト化されたメッセージはメールやビジネスチャットに届くので、対応履歴としても活用できます。
記事まとめ
- 固定電話で時間外ガイダンスや留守番電話を設定していても、電話転送サービス設定中は反映しないことがある
- キャリアの電話転送サービスには、時間指定のスケジュール転送ができるものとできないものがある
- 電話転送と時間外の自動切替を併用するなら、AIによる電話転送サービス「Canario（カナリオ）」がおすすめ
「Canario（カナリオ）」を使うと、電話の一次対応をすべて代行し、社員による電話の取次コストを大幅に削減することができます。
専用端末不要で、お使いのスマホから発着信が可能。
設定はWeb画面上からできるので、フルリモート環境での運用にも最適です。
ワークライフバランスの向上と業務効率化を実現するなら、「Canario（カナリオ）」をぜひ試してみてください。
営業時間指定ができる転送サービス
Canarioの詳細をチェック！
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