ボイスワープ®は、NTT東日本・NTT西日本の固定電話・ひかり電話に対する自動着信転送サービスの商標です。
会社は、繁忙期や締め日などに電話が集中することがあります。
オフィスの留守番で一人のときに限って電話が鳴り続け、自分が通話中だったために取りこぼしてしまった経験はありませんか。
通話中でどうしても電話に出られないときは、テレワークのスタッフにも応援を頼みたいところですね。
本日は、通話中の着信の取りこぼしをなくす方法を考えてみましょう。
Contents
通話中に電話がかかってくるとどうなる？
家の電話では、通話中になると「ツー、ツー」という音が流れて話中であることが相手にわかりますが、オフィスの電話では少々異なります。
通話中に別の電話がかかってきたらどうなるのか、確認してみましょう。
ビジネスフォンでは回線数の上限まで着信が可能
オフィスで使っているビジネスフォンは複数の回線に対応していることが多く、誰かが通話中でも新たな着信があれば電話が鳴動します。
新たにかかってきた電話は、他のデスクの電話機を使えば応答することができますが、契約している回線数を超える入電があると電話が話中になります。
話中を回避するオプション
ビジネスでは、通話中で応答できないことが機会損失や顧客満足度の低下に直結するため、ピーク時に回線数を超える着信があっても話中にならないようなオプションを導入することもあります。
代表的なものを見てみましょう。
キャッチホン（割り込み通話）
通話中に別の着信があった場合に、通話中の端末で割込音を鳴らして知らせるサービスです。
キャッチホンに応答する時は、今話している相手との通話を一旦保留にして応答することができます。
保留中も相手には通話料金が発生していますので、キャッチホンに応答したらなるべく手短に済ませましょう。
話中時待ち合わせ
フリーダイヤルのコールセンターなどで回線が埋まってしまっているときに、「ただいま電話が大変混み合っております。順番におつなぎいたしますので、しばらくお待ちください」といったガイダンスを流し、回線が空いたらつなぐシステムです。
オペレーターが空くまで待っていただく必要がありますが、フリーダイヤルで発信者に通話料金がかからなければクレームになることは少ないでしょう。
話中時迂回
回線が一杯で着信先が応答できないときに、あらかじめ指定した別の番号へ迂回するサービスです。
例えば、ひとつの支店が通話中の場合に、近くの別の支店で応答するといったことが可能です。
迂回先は複数指定できますが、「同一県内」など条件つきの場合もありますので、利用時に確認しましょう。
通話中の自動転送が使えるサービスと設定方法
一般的なオフィスの電話対応では、通話中にキャッチに出たり、スタッフの手が空くまで待っていただくのは現実的ではないかもしれません。
通話中に取りこぼしが発生する原因がオフィス内の人手不足の場合は、テレワークしている社員の携帯に転送する方法も検討してみましょう。
固定電話キャリアの電話転送サービスを利用すれば、オフィスで通話中の場合に、あらかじめ登録した携帯への電話転送が可能になります。
通話中転送に対応するサービスと操作手順を見ていきましょう。
NTT東日本・西日本「ひかり電話ボイスワープ」
NTT東日本・西日本が提供する電話転送サービス「ボイスワープ」では、契約回線が光回線またはISDN回線の場合のみ、通話中の転送に対応しています。
話中時転送の開始方法
- 電話機で「142」にダイヤルします。
- 「契約している電話番号」＋「#」をプッシュします。
- 「1」→「3」の順にプッシュします。
- 設定が完了したら電話を切ります。
無応答時転送と話中時転送を併用する場合
上記の手順③で、「1」→「4」の順にプッシュすると、呼び出して応答しない場合の転送（無応答時転送）と通話中時の転送を両方適用することができます。
ソフトバンク「多機能転送サービス」
ソフトバンクの固定電話転送「多機能転送サービス」でも通話中転送を設定できます。
話中時転送の設定
電話機の受話器を上げ、「1421」→「3」の順にプッシュします。
無応答時転送と併用する時は、「1421」→「4」となります。
KDDI光ダイレクト（auひかり）「着信転送サービス」
auひかり「着信転送サービス」も通話中転送の設定が可能です。
なお、無応答時転送と通話中転送を組み合わせることはできません。
話中転送の開始
- 電話機から「142」にダイヤルします。
- 「3」をプッシュします。
- 「9」をプッシュするか、電話を切って終了します。
そもそも「話中」がない？電話転送サービス「Canario（カナリオ）」とは
通話中の取りこぼしを回避する方法を紹介してきましたが、そもそも電話が話中にならないようにする方法があるのをご存じでしょうか。
NECネッツエスアイの「Canario（カナリオ）」は、AIが電話に自動応答する電話転送サービスです。
着信が集中しても、AIが次々に対応するので、取りこぼしが発生しません。
相手の声を聞き取って担当者名で電話を自動転送したり、応答できなかったときには伝言をテキストで送ってくれたりするので、担当者とお客様の連絡もスムーズになります。
記事まとめ
話中での取りこぼしをなくす方法には、キャッチホンや転送サービスなどのオプション契約があります。
また、AIが対応する電話転送サービス「Canario（カナリオ）」を使うことにより、電話が話中になることがなく、スムーズに取り次ぎや伝言を行うことが可能になります。
もちろん、面倒な設定や手動の転送操作も不要です。
「Canario（カナリオ）」をたっぷりお試しいただける1カ月間の無料トライアルもご用意していますので、ご興味がございましたらぜひお気軽にお問い合わせください。
通話中の取りこぼしを回避する電話転送サービス
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