会社でビジネスフォンを使った電話対応をしていると、「フックボタン」という言葉を見聞きすることがあります。
気にはなっているものの具体的な使い方が分からず、機能を活用できていないという方もいるのではないでしょうか。
そこで本記事では、会社でビジネスフォンを使っている方に向けてフックボタンの使用方法を解説します。
電話転送との違いや電話対応の負担を軽減する方法も見ていくので、ぜひ現場でお役立てください。
Contents
フックボタンとは？使用方法を解説
フックボタンとはビジネスフォンに搭載されている機能のひとつで、保留呼と通話呼を切り替えるために使用されます。
例えば、会社に設置したビジネスフォンにお客様や取引先から外線で電話がかかってきた場合を考えてみましょう。
受話器をとった従業員だけでは電話対応を完了できないケースもめずらしくないですよね。
この際、別の従業員に取り次ぐなどの作業が必要ですが、フックボタンはこうした場合に役立ちます。
フックボタンを押すと、外線通話は一時的に保留状態になります。この間に、最初に受話器をとった従業員は別の従業員に連絡して電話対応をお願いすることができるのです。
電話対応をお願いされた従業員は使用中の外線ボタンを押すことで、お客様や取引先との通話をスタートできるという仕組みです。
フックボタンの基本的な使用方法を簡単にまとめると、次のようになります。
- 外線の電話がかかってくる
- 従業員が受話器をとって対応する
- フックボタンを押して受話器を下ろす
- 取り次ぎ先の従業員に電話対応をお願いする
- 取り急ぎ先の従業員はフックされている外線ボタンを押し、電話対応をスタートする
なお、ここまでに解説した内容はあくまでも一般的なフックボタンの使い方です。
会社に設置してあるビジネスフォンの仕様によっては、使用方法や操作の流れが異なる可能性があります。
現場でフックボタンを活用する前に、自社のビジネスフォンの使用経験がある先輩社員や上司に確認するようにしましょう。
フックボタンの機能と電話転送は使いどころが違う！
ここまでビジネスフォンにおけるフックボタンの使用方法を解説してきましたが、この記事を読んでいる方の中には「電話転送の使い方との違いがよく分からない」と感じている方もいるのではないでしょうか。
そこでこの章では、電話転送の機能の概要とフックボタンとの使用方法の違いを解説します。
電話転送の機能とは
電話転送とは、その名のとおり、お客様や取引先などからの着信を別の番号へとばす機能のことです。
電話転送の機能を使うと、着信は強制的に別の端末へとばされる仕組みになっています。
例えば、外線の電話に対応した従業員が転送ボタンを押して、内線を使って別の従業員へ続きの対応をお願いするケースを考えてみましょう。
受話器をとって対応した従業員から、取り次ぎ先の従業員への用件の伝達が完了したら、最初に対応した従業員はそのまま受話器を置きます。
すると、着信は直前に連絡した従業員の番号へ自動で転送される、というわけです。
フックボタンと電話転送の違い
では、フックボタンと電話転送にはどのような違いがあるでしょうか。
どちらも別の番号へ通話をとばす際に使用するボタンではありますが、通話が自動で転送されるか否かという点が異なります。
前述のとおり、フックボタンで通話を取り次ぐ際は、取り次ぎ先の従業員に対して使用中の外線ボタンを伝える必要があります。
取り次ぎ先の従業員は、フック状態を解除するためにその外線ボタンを押さなくてはいけません。
このため、外線が複数使用されている場合、前任者が使用中の外線ボタンを後任者に伝えなければ、後任者は他の電話に誤って出てしまう可能性があります。
また使っている外線ボタンの情報を連携できていたとしても、後任者が押し間違えてしまう恐れもあるでしょう。
一方で、電話転送の場合は、内線で取り次ぎをお願いした番号へ強制的に着信が転送されます。
したがって、フックボタンのように使用中の外線ボタンを連携する必要がありません。このため、外線を複数使っているときであっても、後任者は電話を取り違える恐れがないといえます。
ただし、転送ボタンを使って電話を取り次ぐ場合、必ず直前の内線が必要になります。
フックボタンの場合も、内線を使用して事前に後任者へ対応をお願いすることはできますが、内線を必ず使用しなければいけないというわけではありません。
取り次ぎ先となる従業員が近くにいる場合は、着信をフック状態にして口頭で後の対応をお願いしても問題ないのです。
フックボタンと電話転送の機能の使い方については社内ルールを要確認
フックボタンと電話転送の機能を混同する方も少なくありませんが、両者には明確な違いがあります。
会社によっては使用方法のルールが決められている場合もあるので、この機会に確認してみるといいでしょう。
もしルールが明確に定まっていない場合は、取り次ぎ先の従業員が近くにいる場合はフックボタンを活用し、近くにいない場合は電話転送を使って取り次ぐといった具合にうまく使い分けることをおすすめします。
フックボタンを押したとき、相手の電話口では保留音が流れる
フックボタンの使用方法が分かって安心すると、着信をフックしている間（フッキング）に相手の電話口はどうなっているのか気になってくる方もいるでしょう。
結論から言うと、相手の電話口ではあらかじめビジネスフォンに設定された保留音が流れる仕組みになっています。
相手に着信がフッキングされていることが伝わるのはもちろん、こちらの音が相手の受話器から聞こえることはありません。
このため、フッキング中に他の従業員と会話したり、雑音が生じたりしても問題はないです。
再度フックボタンや外線ボタンを押すと、それまで流れていた保留音がストップし、通常の通話に戻る仕組みになっています。
ビジネスフォンの取り次ぎ・電話転送の負担を軽減したい方におすすめの方法
ここまで紹介してきたとおり、ビジネスフォンにはフックボタンや転送ボタンなどいろいろな機能があり、それらを活用することでスムーズな取り次ぎを実現させることができます。
しかし、いずれの機能も会社に設置されたビジネスフォンを操作する従業員が不可欠です。
テレワークを積極的に導入する企業も増えてきている中、ビジネスフォンの対応のために従業員を出社させている企業もあるでしょう。
また、電話対応とは別にメインの業務をこなす従業員の負担を軽減したいと考えている方もいるのではないでしょうか。
こうした場合に利用すると便利なのが、NECネッツエスアイが提供する電話転送サービスであるCanario（カナリオ）です。
Canario（カナリオ）とは
Canario(カナリオ)は、相手が発した担当者の名前を認識して、自動で電話を取り次いでくれる仕組みになっています。
名前を認識して自動で取り次ぎされるため、わざわざビジネスフォンの対応の為だけに従業員を出社させる必要がありません。
また万が一転送先の従業員が電話に出られなかった場合でも、着信番号と用件をテキスト化して共有してくれる機能なども搭載されており、テレワークの環境を整えたい企業にもおすすめです。
Canario（カナリオ）の料金プランは、Basic、Standard、Premiumの3つです。
それぞれ利用できる機能に違いがあるので、自社が解決したい課題や必要とする機能を踏まえて最適な料金プランを選ぶことが大切です。
下表に料金プランごとに使用できる機能をまとめたので、確認して見ましょう。
| プラン名 | Basic | Standard | Premium |
|---|---|---|---|
| 1人あたりの月額料金（税込） | 748円 | 1,078円 | 1,628円 |
| 名前の取り次ぎ | ○ | ○ | ○ |
| 名前の取り次ぎ＋伝言のテキスト化 | × | ○ | ○ |
| 一斉架電 | ○ | ○ | ○ |
| 一斉架電＋伝言のテキスト化 | × | ○ | ○ |
| IVR | × | ○ | ○ |
| 無料電話 | なし | あり 1人10分まで | あり 1人30分まで |
| 内線との連携 | × | × | ○ |
今なら1カ月無料でCanario（カナリオ）を体験できる、トライアルを利用できます。気になる方はぜひお気軽にご連絡ください。
まとめ
フックボタンの使用方法や電話転送との違いを解説しました。
フッキングと電話転送はどちらも外線を対応している際に使用する機能ですが、取り次ぎの前に内線を使用するか否かという点に違いがあります。
今回紹介した使用方法を参考に、現場でうまく活用してみてください。
電話対応における負担を軽減したいと考えているなら、NECネッツエスアイの電話転送サービスであるCanario（カナリオ）の利用を検討してみましょう。
Canario（カナリオ）の詳細が気になる方は、下記よりお気軽にお問い合わせください。
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