会社の固定電話での着信をスマホへ転送!サービスの機能やメリットを紹介

電話転送のメリットや、会社の固定電話での着信をスマホへ転送する方法を解説

会社の固定電話での着信をスマホへ転送!サービスの機能やメリットを紹介
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出張が多い場合や営業など会社外で仕事が多い場合、またテレワークの導入を行っている会社には、会社の固定電話での着信をスマホへ転送できる「電話転送機能」の利用がおすすめです。

会社の固定電話へかかってきた着信を、iPhoneやスマホなど携帯や家庭の固定電話などといった他の回線に転送することができるので、出張中・外出中・テレワークの場合でも、担当者が直接電話対応を行うことができます。

今回は、電話転送のメリットや会社の固定電話での着信をスマホへ転送する方法を解説していきます。おすすめの電話転送サービスも併せて紹介しているので、出張が多い方や営業など会社外での業務が多い方、テレワークを導入している会社の方は是非参考にしてみてください。

会社の固定電話での着信をスマホへ転送するメリット

会社の固定電話での着信をスマホへ転送するメリット

電話転送とは、会社の固定電話への着信を、あらかじめ設定した他の携帯電話(iPhoneやandroidなどのスマホ)や家庭の固定電話などに転送する方法です。

会社の固定電話への着信を携帯やスマホへ転送することには様々なメリットがあります。

  • 外出中・テレワーク中で会社にいなくてもスマホで電話対応できる
  • 顧客へ電話を折り返すまでのタイムラグを縮小できる
  • 「顧客からの着信に対応できない」というビジネスの機会損失を防止できる

それぞれ解説していきます。

外出中・テレワーク中で会社にいなくてもスマホで電話対応できる

会社の固定電話への着信をiPhone・スマホなどの携帯へ転送することで、会社にいないときでも担当者が直接取引先や顧客とコミュニケーションを取ることができます。

例えば、社外で営業がメインの業務である社員の場合は、日中のほとんどの時間、会社外の場所で業務を行っているというケースも多くあります。このような場合にも、電話転送機能を利用することで担当者が直接スマホなどで電話対応できるのがメリットです。

顧客へ電話を折り返すまでのタイムラグを縮小できる

従来、着信した電話の担当者が会社にいない場合、電話を受けた社員が担当者に伝言をして、担当者から顧客へ電話を折り返すというのが通常のフローでした。

しかし、上記でお話したように、会社の固定電話への着信をスマホへ転送すれば、担当者が直接取引先や顧客とコミュニケーションを取ることができます。

直接担当者が対応することができるので、電話を折り返す時間を短縮でき、顧客や取引先にもストレスを与えず効率的に業務を行うことができます。

「顧客からの着信に対応できない」というビジネスの機会損失を防止できる

現在多くの会社でテレワーク化が進んでいます。テレワークを導入している企業の場合、会社の固定電話への着信をスマホへ転送することで、電話の取りこぼしを防ぐことができます。

「会社に社員が不在で顧客からの着信に対応できなかった」ということがなくなるため、ビジネスの機会損失を防止することができるといえるでしょう。

会社の固定電話での着信をスマホへ転送する方法とは

会社の固定電話での着信をスマホへ転送する方法とは

では、どのような方法で会社の固定電話への着信をスマホへ転送することができるのでしょうか。

会社の固定電話への着信をスマホへ転送する方法は大きく分けて以下の3つです。

  • 転送機能付き電話機(ビジネスフォン)
  • クラウドPMX
  • 電話転送サービスを活用する

それぞれ解説していきます。

転送機能付き電話機(ビジネスフォン)とは

転送機能付き電話機(ビジネスフォン)であれば、外出中・出張中の担当者に外線転送をすることができます。

転送機能付き電話機の転送方法は、外線通話を一旦社内で受けてから転送する「外線手動転送」という方法です。

例えば、外出中の担当者宛の電話を会社の固定電話で受け、その通話を一度保留にしてから、担当者のスマホに電話をかけます。用件を伝えたら発信者(電話をかけてきた相手)と担当者の電話を、会社の固定電話を介してつなぎます。この通話の間、2つの外線を使います。

しかし転送機能付き電話機の場合、社内で一度社員が電話を取る必要があります。これだと電話を取次ぐ形になるため、転送までに多少の時間がかかることが想定されます。

クラウドPMXとは

クラウドPBXとは、会社内に設置してあったPBX(電話交換機)をクラウド化し、インターネット上で通話・通信を行うことができる方法です。

クラウドPBXは場所を選ばずに電話環境を構築できることはもちろん、回線工事も不要。Webブラウザやアプリケーションでも設定も行うことができます。また、ハードウェアを購入する必要がないため、拠点が分散していてもサービスを利用できるのが特徴的です。

VoIP電話機やスマホなどの携帯、ソフトフォン(PC)・電話会議システムなどで利用可能となっています。

電話転送サービスとは

電話転送サービスとは、会社の固定電話にかかってきた電話を、家庭の固定電話や担当者のスマホに転送するサービスのことです。

NTT東日本・西日本やNTTドコモ、ソフトバンク、KDDI光ダイレクトなどの通信キャリアが電話転送サービスを提供しています。複数の転送先を設定することも可能です。

会社の固定電話への着信を、あらかじめ設定した社員のスマホなどの携帯や家庭の固定電話などに転送することができ、複数の転送先を設定することも可能です。

各キャリアのサービスは以下の通りです。

キャリア 電話転送サービス
NTT東日本・西日本 ボイスワープ
ソフトバンク 多機能転送サービス
KDDI光ダイレクト(au) 着信転送サービス

また、各キャリアのサービスについて、話中転送・圏外転送・発信元条件転送や留守番電話接続機能を利用できる多機能サービスがほとんどですが、キャリアによってそれぞれ利用できる機能が異なります。

また、転送先として登録できる番号の数もサービスによって異なるため、利用できる機能や転送先の設定については通信キャリアに確認する必要があるでしょう。

NECネッツエスアイのクラウドコミュニケーションサービスがおすすめ!

クラウドコミュニケーションサービス

電話転送機能の利用をお考えの方にはNECネッツエスアイが提供する電話転送サービス「クラウドコミュニケーションサービス」の利用がおすすめです。会社の固定電話での着信を、担当者のスマホへ直接自動転送することができます。

クラウドコミュニケーションサービスの電話転送の方法を説明していきます。

クラウドコミュニケーションサービスの転送方法

例えば、顧客がある会社の固定電話へ電話をかける場合、その顧客は音声ガイダンスに従って担当者の名前を伝えます。するとAIが担当者の名前を識別し、担当者のスマホへ着信を自動転送する、という方法です。

クラウドコミュニケーションサービスを利用することで、以下のようなメリットがあると考えられます。

  • クラウドコミュニケーションサービスを導入することで、電話番で社員を出社させる必要がなくなるため、人件費を削減することが可能
  • 社員が会社にいなくても自分宛ての電話を直接対応することが出来る
  • 取次・転送が同時に行われるため、電話をかける側を待たせない

また、担当者が着信に応答できない場合、メールやビジネスチャットツールと連携させておくことで、録音データやAIによる文字起こしデータとして伝言の確認が可能です。

クラウドコミュニケーションサービスなら「大事な電話だったのに、数日後に気付いた」「伝言が上手くいかなかったため、トラブルが発生した」などという電話の取り次ぎに関するミスを防ぐことが出来ます。

出張が多い方や営業など会社外での業務が多い方、テレワークを導入している会社の方で電話転送サービスの導入をお考えの方は是非お気軽にお問い合わせください。

記事まとめ

記事まとめ

今回は、電話転送のメリットや会社の固定電話での着信をスマホへ転送する方法を解説しました。

オフィスの固定電話への着信を携帯やスマホへ転送することには様々なメリットがあります。

  • 外出中・テレワーク中で会社にいなくてもスマホで電話対応できる
  • 顧客へ電話を折り返すまでのタイムラグを縮小できる
  • 「顧客からの着信に対応できない」というビジネスの機会損失を防止できる

また、あらかじめ複数の転送先を設定して、社員のスマホや携帯、家庭の固定電話などに転送することができるクラウドコミュニケーションサービスがおすすめです。

クラウドコミュニケーションサービスを利用することで「大事な電話だったのに、数日後に気付いた」「伝言が上手くいかなかったため、トラブルが発生した」などという電話の取り次ぎに関するミスを防ぐことが出来ます。

電話転送機能の導入をお考えの方は是非お気軽にお問い合わせください。

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