【テレワーク推進】会社の固定電話対応・電話取次のための出勤をなくす方法

テレワークを導入するために、社外で電話対応ができるよう電話環境を整えよう

【テレワーク推進】会社の固定電話対応・電話取次のための出勤をなくす方法
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固定電話の対応が障壁となってしまい、「電話対応のために出社せざるを得ない」とテレワーク導入に踏み切れずにいる企業も多くあります。実際に固定電話対応や電話取次のために「電話出勤」をしている方もいるようです。

テレワークを導入するには、出社時の電話取次や固定電話対応をなくすために、社外で電話対応ができるよう電話環境を整える必要があります。

そこで今回は、会社の固定電話対応・電話取次のための出勤をなくす方法を紹介していきます。

その電話出勤、社員のストレスになっているかも

その電話出勤、社員のストレスになっているかも

テレワーク導入時、固定電話の対応や電話取次をどうするかは、企業が解決すべき課題となってきます。

対策を決めずにテレワークをスタートする会社ももちろんあります。

その場合、電話番としての社員のみが「電話出社」し、固定電話の対応や電話取次ぎを行うことになります。電話対応のためだけに、誰かが出社するということです。

会社の固定電話に着信があった場合、電話番の社員は本来の業務を中断して電話対応をします。

自分で解決できるような簡単な内容の電話であれば手短に済ませることができますが、担当者不在のために電話取次をしなくてはならない場合はどうでしょうか。以下のような流れで電話取次を行うはずです。

  1. 電話をかけてきた相手に「テレワークのために担当者が不在である」という状況を説明
  2. 相手の要件や会社名・名前などの情報をメモ
  3. 電話を切る
  4. 担当者に電話をかける
  5. 対応した電話の内容や、電話をかけてきた相手の情報を伝言

担当者が出社していない場合の電話取次には、かなりの時間と手間がかかります。

また、担当者が電話に出ることができないケースも。その場合、電話を取った社員は担当者宛の電話が合った旨をメールやチャットで伝言する必要があります。

また、限られた人数の社員のみが出社するため、電話業務が集中してしまう可能性も否めません。

このように、テレワークにおける固定電話対応や電話取次は、社員の負担になっています。この電話業務、もしなくすことができたら、業務効率化や生産性向上などのメリットが期待できると思いませんか?

テレワークにおける電話取次業務をなくす方法を見ていきましょう。

会社の固定電話対応・電話取次のための出勤をなくす方法

会社の固定電話対応・電話取次のための出勤をなくす方法

電話転送サービスを利用することで、テレワーク時の会社の固定電話対応・電話取次のための出勤をなくすことができます。

電話転送サービスについて詳しく紹介していきます。

着信を携帯へ転送する「電話転送サービス」とは?

電話転送サービスとは、会社の固定電話に着信しようとした通話を、あらかじめ登録しておいた担当者の携帯や家庭の固定電話など、別の回線に転送するサービスです。

自身が担当する顧客や取引先からの着信を、担当者が直接、自分の携帯電話や固定電話で受けることができます。

そのため、誰かが出社して固定電話の対応や電話取次を行う必要がなくなります。

通信キャリアが提供するサービスで、複数の転送先を設定することも可能です。大手通信キャリアの電話転送サービスは以下のとおりです。

キャリア 電話転送サービス
NTT東日本・西日本 ボイスワープ
ソフトバンク 多機能転送サービス
KDDI光ダイレクト(au) 着信転送サービス

また、サービスによって転送先として登録できる番号の数が異なるので、気になる方は自身が契約している通信キャリアに問い合わせてみてください。

また、転送先として社員の電話番号を登録するために、電話業務の多い社員や顧客が多くいる社員を把握しておくことも重要です。

転送先として登録したい番号の数が多い企業には、電話転送サービス「クラウドコミュニケーションサービス」がおすすめです。

電話取次のための出勤をなくすなら「クラウドコミュニケーションサービス」の導入がおすすめ

クラウドコミュニケーションサービス

電話取次のための出勤をなくすならNECにネッツエスアイが提供する電話転送サービス「クラウドコミュニケーションサービス」の導入がおすすめです。

転送先として、1~40名の電話番号を登録することができます。

会社の固定電話への着信を、あらかじめ登録しておいた担当者の携帯や家庭の固定電話などに自動転送するサービスです。

担当者が直接、取引先や顧客からの電話に対応するため、社員同士による電話取次業務を完全になくすことができます。

クラウドコミュニケーションサービス導入のメリット

クラウドコミュニケーションサービスには、Basicプラン・Standardプラン・Premiumプランの3つのプランが用意されており、プランに応じて様々な機能を利用することができます。

また、オプションを追加することで電話転送サービスを利用したことがない方でも安心のオンライン説明会を受講できます。

プラン名 Basicプラン(月額税込:748円/人) Standardプラン(月額税込:1,078円/人) Premiumプラン(月額税込:1,628円/人)
名前取次
一斉架電
名前取次+伝言テキスト化 ×
一斉架電+伝言テキスト化 ×
IVR ×
内線連携※NEC製のPBXと接続いただきます × ×
無料電話※利用者間で無料通話分をご共有いただけます なし ※必要に応じてオプションの通話パックをご購入いただけます 1人10分まで 1人30分まで

電話取次業務をなくすことをはじめ、クラウドコミュニケーションサービス導入後のメリットとして以下のようなことを期待できるでしょう。

  • どこにいても電話に出ることができる
  • 電話を折り返すためのタイムラグをなくすことができる
  • 伝言を後追い確認できる
  • 折り返し時も、自分の番号を秘匿して発信できる

電話取次のための出勤をなくすなら「クラウドコミュニケーションサービス」の導入がおすすめです。まずはお気軽にお問い合わせください。詳しい内容をご案内させていただきます。

記事まとめ

記事まとめ

テレワークを導入するには、出社時の電話取次や固定電話対応をなくすために、社外で電話対応ができるよう電話環境を整える必要があります。

そこで、会社の固定電話対応・電話取次のための出勤をなくす方法としておすすめしたいのが、電話転送サービスの導入です。

今回は、NECネッツエスアイが提供する「クラウドコミュニケーションサービス」を紹介しました。会社の固定電話への着信を、あらかじめ登録しておいた担当者の携帯に転送することができます。

クラウドコミュニケーションサービスを導入することで、電話取次業務をなくすこと以外にも様々なメリットを期待できますよ。

クラウドコミュニケーションサービス
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symphonict

SymphonictとはNECネッツエスアイが提供する、「共創でお客様のビジネスに新たな価値を提供する」をコンセプトに先端技術やサービスを繋ぎ・束ねることでIT・デジタル変革技術やツール・システムを皆様にお届けするデジタルトランスフォーメーション(DX)サービス。→Symphonictに関してはこちら

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