本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
会社の固定電話で受けた着信を、担当者の内線へ電話取り次ぎしたいのに「ビジネスフォンの操作方法がわからない！」「電話取り次ぎボタンが見つからない！」なんて経験をしたことがある方も少なくないのではないでしょうか。
今回は、ビジネスフォンでの電話取り次ぎ方法を紹介していきます。
Contents
ビジネスフォン(転送機能付き電話機)の基本機能
まずはビジネスフォンの基本機能を紹介していきます。
会社やオフィスで利用されているビジネスフォンには以下のような機能が標準搭載されています。
- 保留機能
- 内線転送機能
- 外線転送機能
それぞれの利用シーンを紹介していきます。
保留機能の利用シーン
ビジネスフォンの保留機能を利用することで、通話を一時的に保留状態にすることができます。
ビジネスフォンで電話を取って保留ボタンを押すと、相手方の電話口では保留音が流れ、こちら側の音声が聞こえなくなります。保留は、もう一度保留ボタンを押すことで解除可能です。
自分の近くにいる担当者に電話取り次ぎをしたい場合は保留機能を利用してみましょう。
保留ボタンを押して電話を保留にしたら、担当者に直接その旨を伝えます。受話器を担当者に渡したら、担当者は保留を解除して電話を取り次ぎます。
内線転送機能の利用シーン
内線転送は、会社にかかってきた着信を受けた場合、内線を通じて別の電話に転送する機能です。
電話取り次ぎをしたい担当者が会社内の別室や別フロアにいるなど、着信を受けた電話機から離れている場合に利用します。
外線転送機能の利用シーン
外線転送は、かかってきた電話を複数の回線を利用して携帯電話や固定電話へと転送させる機能です。
電話取り次ぎをしたい担当者が外出中・出張中の場合や、在宅勤務の場合に利用します。会社の固定電話で受けた着信を、事前に登録してある担当者の携帯電話やスマホ、自宅の固定電話に転送することができます。
ビジネスフォンの「転送ボタン」を押すだけで別の内線へ電話取り次ぎできる？
先程も解説したとおり、電話取り次ぎをしたい担当者が会社内の別室や別フロアにいるなど、着信を受けた電話機から離れている場合に内線転送機能を利用します。
内線転送機能はどのビジネスフォンにも標準搭載されている機能なので「内線転送ボタンを押せば別の内線へ電話取り次ぎできるんだ」と思う方もいるかも知れません。
しかし、ビジネスフォンには内線ボタンがある機種と内線ボタンがない機種があります。そのため、転送ボタンを押すだけで電話取り次ぎができるとは限りません。
ここではビジネスフォンに内線ボタンがある場合とない場合、それぞれの対応方法を解説していきます。
内線ボタンがある場合の電話取り次ぎの方法
ビジネスフォンに内線ボタンがある場合は、以下の手順で電話取り次ぎを行うことができます。
- 電話を取って用件を聞く
- 内線転送ボタンを押す
- 電話取り次ぎをする担当者の内線番号を押す
- 通話内容を担当者に伝える
- 受話器を置く
内線ボタンを利用する場合、初めに電話を受けた人が受話器を置いた時点で電話取り次ぎが完了するため、転送ボタンを押すだけで簡単に電話取り次ぎを行うことができます。
内線ボタンがない場合の電話取り次ぎの方法
ビジネスフォンに内線ボタンがない場合は、以下の手順で電話取り次ぎを行う必要があります。
- 電話を取って用件を聞く
- 保留ボタンを押す
- 電話取り次ぎをする担当者の内線番号を押す
- 通話内容を担当者に伝える
- 使用している保留ボタンを教える
電話を転送するボタンがない場合でも、保留ボタンを利用することで電話取り次ぎを行うことができます。
会社内にいる担当者へ電話取り次ぎを行いたい場合、「保留ボタン」をプッシュしてから対象の内線番号を押して担当者を呼び出します。
例えば、受けた電話の外線番号が1だった場合、担当者が電話に出たら「外線1に○○株式会社の○○さんからお電話です」などと伝えて、受話器を置きましょう。
電話取次ぎを受けた社員は、点滅している外線1のボタンを押して、通話を再開することができます。
記事まとめ
今回は、別の内線への電話取り次ぐ方法を紹介しました。
ビジネスフォンには、社内の別室や別フロアにいる担当者に電話を取次ぐことができる内線転送機能が標準搭載されています。
ただし、内線転送機能の利用方法はビジネスフォンの機種によって異なります。内線転送機能を利用したい場合は、まずはビジネスフォンの機種を確認してみることをおすすめします。
また、会社の固定電話で受けた着信を、事前に登録してある担当者の携帯電話やスマホ、自宅の固定電話に転送する外線転送機能の利用方法についてはこちらの記事で紹介しています。
電話業務の効率化にぜひ役立ててくださいね。
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