電子契約サービスとは? 導入メリット・デメリットや比較ポイントまで解説!

業務のペーパーレス化、コストカットに是非導入したい電子契約サービス

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「DocuSignやクラウドサインなどの電子契約サービスを比較するポイントは?」
「電子契約サービスを導入するメリットって?」
と疑問に感じていませんか。電子契約サービスを導入することで印紙税の削減や取引のリードタイムの削減など複数のメリットがあります。ただし、メリットを受けるためにはサービスの導入目的に応じたサービス選びが重要です。

当記事では、電子契約サービスを導入するメリット・デメリットやサービスの比較ポイントまでご紹介します。

電子契約サービスとは?


電子契約サービスとはインターネット上で電子書面を交わし契約を締結するシステムです。紙の契約書で利用されてきた押印の代わりに、電子署名やタイムスタンプを契約書に付すことで真正性を担保します。

「JIPDEC IT-Report 2021 Spring」によると2021年調査において、67.8%の事業者が電子契約サービスを利用しており、17.7%の電子契約サービスを利用していないが、今後利用する予定があると回答しています。

したがって、85.5%の事業者が電子契約サービスを導入済みか、または導入予定であるため、電子契約サービスの導入は飛躍的に進んでいると言えるでしょう。

導入のメリット


電子契約サービスの導入によるメリットは以下の通りです。

印紙税や書面管理など紙運用固有のコストを削減可能

契約業務を紙での運用から、インターネット上での運用に変更することで印紙税や紙運用固有のコストを削減できます。

特に印紙税は文書に記載された金額によって1通あたり2,000円~10,000円かかる場合もあり、コストメリットが見込めます。

また、クラウド上で文書を一元管理するため、文書の管理費用が掛からない点も大きなメリットです。

取引にかかるリードタイムの削減が可能

2021/10に郵便法が改正され、普通郵便の郵送が最短で翌々日になりました。したがって、取引の長期化が懸念されています。

一方で電子契約サービスであれば、契約書を作成し、電子署名用のURLを相手方に送るのみですので、リードタイムの削減を見込める点がメリットです。

セキュリティの強化が可能

紙の契約書の場合、紙の契約書の閲覧履歴の管理や紛失対策などが課題です。

一方で電子契約サービスであれば、システム上で契約単位のアクセス権限の制御や保管文書の自動削除などができるため、コンプライアンスの強化を期待できます。

導入の注意点


多数のメリットがある電子契約サービスですが、導入にあたりいくつか注意点があります。

取引先への説明が必要

電子契約サービスを導入する場合、取引先への説明が必要です。知名度の低い電子契約サービスを説明する場合、取引先に導入を拒否される場合がある点に注意が必要でしょう。

また、当事者型電子署名を利用する場合、取引先の負担が増えるため、導入を拒否される原因になります。スムーズな導入をしたい場合は、立会人型署名を利用が可能、かつ、ある程度知名度のある電子契約サービスの利用がおすすめです。

すべての契約書を電子化できるわけではない

電子契約サービスでは契約の類型によって、有効に成立させられない契約類型があります。

例えば不動産業・建設業では一回の契約金額が大きくなるため、契約にかかる確認事項を当事者間で共有することが法律上求められています。したがって、契約書を書面で交付する必要がある点に注意が必要です。

以下電子契約により締結できない契約の類型例です。

【公正証書の作成が必要とされる類型】

  • 事業性貸金契約の保証契約(民法465条の6)
  • 定期借地契約(借地借家法22条)
  • 定期建物賃貸借契約(借借家法38条)

【書面交付が必要とされる類型】

  • 宅地建物売買等の媒介契約書(宅建業34条の2)
  • 宅地建物売買等契約における重要事項説明時に交付する書面(宅建業法35条)
  • 宅地建物売買等契約締結時に交付する契約書等の書面(宅建業法37条)
  • マンション管理業務の委託契約書(マンション管理法73条)
  • 訪問販売等において交付する書面(特定商取引法4条)

署名方法である立会人型、当事者型で法的拘束力は変わらない


電子契約の真正性を担保する電子署名の付与方法は以下の2通りがあります。

  1. 立会人型電子署名 電子契約サービス事業者が電子署名を付与します。
  2. 当事者型電子署名 契約の当事者が電子署名を付与します。

当事者型電子署名は自ら電子証明書を発行し、署名を付すため法的拘束力が強いです。ただし、電子証明書を発行するのにコストと手間がかかる点に課題があります。

一方で、立会人型署名は電契約サービス事業者が当事者の代わりに電子署名を付すため、手間やコストなく電子契約サービスを導入できます。

当事者型電子契約と立会人型電子契約は契約書に書かれた債務や支払い義務に関する拘束力は民放の契約方法の自由の原則のもとには同等。ただし係争となったときの信頼性は当事者署名型の方が勝る可能性があるという点で可能であればシーンに合わせて当事者型と立会人型が選べるのが良いでしょう。

電子契約サービスの中には立会人型と当事者型署名を併用できるサービスもあります。自社は当事者型署名、相手方は立会人型署名などの運用も可能ですので、併せてご検討ください。

サービスの目的別選び方


電子契約サービスの目的別比較ポイントは以下の通りです。

目的①:紙業務固有のコストを削減したい

電子契約サービスを導入していただければ、基本的に印紙税は削減できます。したがって、選定ポイントは以下のとおりです。

  • ワークフロー機能 事前にシステムに設定した承認ルートをもとに電子上で回覧・承認できる機能です。
  • タスク管理機能 システム上でメンバーにタスクを依頼し、タスクの進捗状況を一覧管理できる機能です。
  • 文書管理機能 紙文書をPDF化した契約書、また、電子契約サービス上で作成された契約書をシステム上で一元管理できる機能です。 契約書もまた、法人税法上で7年以上の保管が義務付けられていますので、データを長期保存ができるかもポイントです。 また、電子帳簿保存法で電子契約は電子取引に該当しますので、電子帳簿保存法電子取引要件に求められる真実性、可視性を満たすかもポイントになるでしょう。

目的②:契約書の作成から締結までのリードタイムを削減したい

リードタイムを削減するために求められる機能は以下の通りです。

  • アカウントなしで利用可能な送受信機能 電子契約の受信者がアカウントを作成することなく、URLをクリックするのみで契約書の閲覧、署名ができる機能です。
  • テンプレートを利用した契約書作成機能 契約書ごとのテンプレートをシステムに登録しておくことで、契約書作成の工数を減らせる機能です。サービスによっては弁護士監修のテンプレートもあるため比較ポイントになります。
  • またPDF変換なしでファイルをアップロードできる機能を持つ電子契約サービスもおすすめです。これによりExcelやWordなど、作成したファイルをP DFに変換することなくアップロードすることができ、送信時の手間を減らすことができるようになるでしょう。

目的③:セキュリティやコンプライアンス強化

一般的に電子契約サービスに求められるセキュリティやコンプラインアンス強化機能は以下のようなものが挙げられます。

  • 各種セキュリティ機能 通信の暗号化、格納文書の暗号化、IPアドレス制御、二要素認証、サーバーの冗長化構成など、システムの機密性、可用性を高めるための機能です。
  • 電子署名およびタイムスタンプ 電子契約の真正性を担保するための機能です。前述の通り、電子署名には立会人型と当事者型があるため確認が必要です。
  • 可監査性の確保。これは相互に関連する契約の書類や過去のやり取りを時系列で追えるようにするというもの。これにより契約の改ざんなどを防ぐことができるのでコンプライアンス強化になります。

世界NO.1シェア!電子契約サービスDocuSignをご紹介


これまでお話してきたように、電子契約サービスは印紙税の削減などのコストメリットや契約書作成から契約までの時間を大幅短縮できるため、現代のビジネスに適しています。

実際に電子契約サービス導入の割合は年々、高くなっており、これからは無くてはならない、いやあるのが当たり前のサービスとなるのではないでしょうか。

この記事を提供しているNECネッツエスアイは、世界NO.1シェアを誇る電子契約サービス、DocuSign(ドキュサイン)の国内代理店で、多くの企業の導入のお手伝いをしています。

DocuSignはその知名度の高さに加え、誰でも使いやすいインターフェースが好評で、セキュリティ面も他の電子契約サービスと比較して圧倒的に優れています。

国内の認定タイムスタンプ機能は搭載されていませんが、NECネッツエスアイではそれを補うことができるシステム構築のお手伝いができるので安心。

これにより電子帳簿保存法にも対応可能となります。DocuSign導入にご関心の企業・団体様はぜひ一度お気軽にお問い合わせください。

  • 世界No1シェアを誇り知名度・実績の側面で申し分ない
  • 電子契約サービスに求められる機能を網羅
  • 電子契約サービスに不慣れでも簡単に使え、アプリも用意
  • 350を超えるビジネスツールやサービスと連携可能
  • 国際的なセキュリティ認証を多数備え、国際的な契約にも安心して使える

電子契約サービスDocuSignを導入して、契約業務の効率化を目指しましょう!

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SymphonictとはNECネッツエスアイが提供する、「共創でお客様のビジネスに新たな価値を提供する」をコンセプトに先端技術やサービスを繋ぎ・束ねることでIT・デジタル変革技術やツール・システムを皆様にお届けするデジタルトランスフォーメーション(DX)サービス。→Symphonictに関してはこちら

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