電子署名を導入すれば、パソコンなどで取引先との契約の締結ができます。わざわざ時間を取って、契約書を郵便で送付したり訪問したりする必要もありません。
Adobe AcrobatなどのPDFファイル編集ソフト等を使ってドキュメントファイルに電子サインする方法もありますが、電子署名ツールに登録して作成した方がシンプルな操作ですみます。
そこで今回は、電子署名ツールについて詳しく紹介します。電子署名ツールを会社に導入するメリットや製品を比較するポイントも併せてチェックしましょう。おすすめの電子署名ツールの機能についても確認できます。
この記事は、次のような人におすすめの内容です。
- 電子署名ツールを利用するメリットが気になる人
- 電子署名ツールの選び方が分からない人
- おすすめの電子署名ツールが知りたい人
そもそも電子署名とは？
電子署名とは、紙の文書における押印やサインのような役割をするものです。
PDFファイルなどのデータに電子署名をすれば、契約書などのやり取りがメールですみます。そのため、会社で電子署名システムを導入すれば、業務の効率化やコスト削減（郵送代、印紙代など）につながるのです。
ただし、すべての書類が電子署名に対応しているわけではありません。定期借地契約や定期建物賃貸借契約などは紙の文書によるやり取りが義務付けられているのでデータでのやり取りはできないのです。
したがって、電子署名を導入する場合は会社で使用している書類の種類を確認したり、社内外に理解を求めたりする必要があります。
電子署名ツールを導入するメリット
電子署名ツールを会社に導入した場合に得られるメリットをチェックしていきましょう。今回は全部で4つのメリットを紹介します。
メリット①取引先などへの共有が簡単
電子署名ツールの多くには、電子署名を添付して作成した電子文書を取引先などに簡単に共有できる機能があります。
共有方法は契約する電子署名ツールによって異なりますが、URLをメールで添付したり、ツール内でファイルを共有できたりなどするのが一般的です。
紙の文書のように書類を郵送で送付したり、訪問したりする手間もかかりません。
メリット②ワークフローの確認ができる
社内稟議の起案から承認までを電子署名ツール上で行える製品もあります。承認ルートの設定などにも対応しているので、賢く活用すればとても便利です。
紙の稟議書だと印刷した書類をまとめて各担当者に回す手間がかかります。また、稟議書がどこまで回ったかを確認するためには、人づてに尋ねるしかありません。
しかし、電子署名ツール上で稟議書を回せば、承認までにかかる時間が短縮される効果が期待できます。
メリット③セキュリティの強化につながる
セキュリティ対策がしっかりされた電子署名ツールのクラウドにファイルを保存すれば、重要な書類を失くしたり、第三者に盗られたり可能性を未然に防げます。
ただし、電子署名ツールのログインIDやパスワードなどをきちんと管理する必要はあります。
メリット④電子文書を探すのに手間取らない
電子文書をクラウドで管理できる電子署名ツールを導入すれば、文書の検索が簡単にできます。
紙の文書だと書類の保管場所に行って、取引先や日付ごとに分けられたファイルを探す必要があります。さらにファイルの中から該当する文書を見つけ出さなければいけません。
契約件数が多かったり、管理する文書の数が膨大であったりする場合は、電子署名ツールのクラウド検索機能でデジタル管理した方が便利でしょう。
電子署名ツールを比較するポイント
電子署名ツールにはいくつかの種類があるので、各製品を比較した上で会社にあったものを選んで導入する必要があります。
そこでこの章では、電子署名ツールを比較するときにチェックするべきポイントを4つ紹介します。
比較するポイント①対応したテンプレートがあるか
電子署名ツールを導入するときは、会社でよく作成する文書のテンプレートファイルが用意されている製品を選ぶといいでしょう。
製品によっては、ツールを使って作成した文書をテンプレートファイルとして登録できるものもあります。
業務効率をアップさせるために電子署名ツールを導入するのであれば、テンプレート機能は必ず確認することをおすすめします。
比較するポイント②ワークフローの申請や承認機能があるか
すべての電子署名ツールでワークフローの申請や承認の確認ができるわけではありません。
通常プランではワークフローを確認できなくても、機能を追加することで対応可能になる場合もあります。
会社ですでに別のワークフローアプリを使用しているならそこまで気にしなくてもいいですが、紙ベースで確認しているならぜひとも導入したい機能の1つと言えるでしょう。
比較するポイント③ツールから電子文書の送信ができるか
電子文書をツール上で送信できるものもあれば、URLなどを相手に共有してファイルを確認してもらう方法の製品も存在します。
電子文書を頻繁に取り交わすことになる相手が利用している電子署名ツールを導入すれば、ツール内で文書ファイルの作成から共有までが完結するケースもあります。
電子署名ツールを導入するときは、電子文書の共有方法の種類もしっかりチェックするといいでしょう。
比較するポイント④セキュリティ対策がされていて安全か
当たり前ではありますが、電子署名ツールで重要なドキュメントを取り扱う場合はセキュリティ対策がしっかりした電子サインサービスを選ぶことが大切です。
例えば、「通信の暗号化はされるか」「タイムスタンプの付与に対応しているか」「ツールのログイン情報は記録されるか」などを確認しましょう。
セキュリティが脆弱な電子署名ツールを導入すると、大きな問題が起きて会社の社会的な信用を失墜する危険性もあります。
電子署名ツールを選ぶときは費用面だけでなく、安全性にも目を向けることをおすすめします。
利用者数の多さで選ぶならDocuSign（ドキュサイン）がおすすめ
多くの人が利用していて便利な機能がある電子署名ツールを探しているなら、「DocuSign（ドキュサイン）」の導入をおすすめします。
この章では、数ある電子署名サービスの中でDocuSignをおすすめする理由を5つ紹介します。
おすすめポイント①既存のアプリと連携できる
会社で以下のようなアプリをすでに使用しているのであれば、DocuSignと連携させることで業務効率化がはかれます。
- Box
- Salesforce
- Dropbox
- Google Drive など
上記はどれも利便性が高いアプリなので、DocuSignの導入と併せて利用を開始するのもいいでしょう。
これ以外にも、DocuSignは多数のアプリと連携することができます。
おすすめポイント②セキュリティ対策が行われている
DocuSignでは通信の暗号化や監査証跡などのセキュリティ対策がしっかりとされています。
監査証跡とは、監査人が電子署名ツールにログインした人を時系列で確認できるシステムのことです。この機能があれば、もし何かのトラブルが発生した場合でも、どこで問題が発生したか、原因は何かを監査人が突き止めやすくなります。
おすすめポイント③企業だけでなく、個人に対しての文書も作成・共有できる
DocuSignはBtoBのやり取りだけでなく、BtoCにも対応可能な電子署名ツールです。
パソコンだけでなく、スマホやタブレットなどでアクセスできるので、会社に属していない個人とやり取りする機会がある場合でも問題なくDocuSignでやり取りできます。
個人との契約文書のやり取りが頻繁にあるビジネスを展開している企業でも、DocuSignなら安心して導入できます。
おすすめポイント④30日間の無料トライアルがある
DocuSignは30日間の無料トライアルがあるので、ツールの使用感を実際に確かめられます。
いくら便利な電子署名ツールでも社員が使いこなせなかったり、会社の他のツールとの連携がうまくできなかったりするようでは返って不便です。
トライアル期間があれば導入後のギャップを少なくする効果が期待できます。
トライアルを実施ご希望の場合は、当社までお気軽にお問合せください。
おすすめポイント⑤料金プランの自由度が高い
DocuSignは料金プランの自由度が高いので、会社の利用状況に合わせやすい特徴があります。
詳しい料金プランについて知りたい場合は、お気軽にお問い合わせください。
まとめ
今回は、電子署名ツールの選び方やおすすめの製品について紹介しました。大切なポイントをまとめると次の通りです。
- 電子署名ツールを利用するとデータの共有やセキュリティの強化などのメリットがある
- 電子署名ツールを選ぶときはテンプレートの種類や他ツールとの連携などを確認する
- 利用者が多くて信頼度が高い電子署名がいいならDocuSignがおすすめ
電子署名ツールを導入すると、会社としてもたくさんのメリットがあります。今回の記事を読んでDocuSignに興味を持った人は、お気軽にお問い合わせください。
※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。
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