電子契約サービスの比較ポイントとは?導入メリット・注意点を併せて紹介!

たくさんある電子契約サービスの選び方や比較検討するべきポイントとは

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「電子契約サービスを比較するポイントは?」
と疑問に感じていませんか。

結論、電子契約サービスを比較する場合、目的に応じた機能があるか、料金が適切か、セキュリティが堅牢かを比較ポイントとする場合が多いです。

当記事では、電子契約と電子署名の違いから、電子契約サービスの導入メリット、導入時の注意点、サービス選定時の比較ポイントまで網羅的にご紹介します。

電子契約と電子署名の違いを比較


電子契約と電子署名は実施目的から明確に異なります。

電子署名とは

電子署名とは電子署名法第二条第一項で以下のように定義・公表されています。

この法律において「電子署名」とは、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。)に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
一 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
二 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

上記をまとめると電子署名の定義のポイントは以下です。

  • 電子文書を作成者が本人の意思で作成したことを証明するもの(本人性の証明)
  • 電子文書が改ざんされていないことを証明するもの(非改ざん性の証明)

したがって、電子署名の目的は電子文書の本人性および非改ざん性を証明する点にあります。

電子契約とは

日本文書マネジメント協会(JIIMA)が公表した「電子契約活用ガイドライン」電子契約サービスの定義は以下のとおりです。
電子的に作成した契約書を、インターネットなどの通信回線を用いて契約の相手方へ開示し、契約内容への合意の意思表示として、契約当事者の電子署名を付与することにより契約の締結を行うもの。
したがって、電子契約の目的はインターネット上で契約の締結をする点にあります。
電子契約と電子署名の違いは実施目的にある
上述のように電子契約と電子署名の違いはその実施目的にあります。電子契約と電子署名の違いをまとめた表は以下の通りです。

電子署名 電子契約
目的 本人性および非改ざん性の証明 インターネット上での契約の締結
使用例 電子契約の本人性および非改ざん性の証明 インターネット上で取引先A社とNDAの締結

サービス導入のメリット


そもそも電子契約サービスを導入するメリットとは何でしょうか? 導入のメリットをご紹介します。

印紙税など紙固有のコストを削減できる

電子契約サービスを導入することで、印紙税や紙保管、印鑑付与など紙固有のコストを削減できます。特に印紙税は契約書一枚あたり2,000~10,000円かかることも多い中で、電子契約であれば非課税となるため、コストメリットを見込めるでしょう。

税務会計上、決算や取引関係書類は最低7年保管の義務があり、紙文書を長期保存すると運用コストがかさみがちです。電子契約サービスであればクラウドなどシステム上に文書を長期保存できますので、保管コストを削減できる点もメリットです。

取引のリードタイムを削減できる

2021/10に郵便法が改正され、普通郵便の郵送が最短翌々日になるため、取引のリードタイムの長期化が課題です。電子契約サービスであれば、電子署名用のURLを相手方に送付するだけで送付が完了しますので、取引のリードタイム短縮を見込めます。

また、電子契約サービスには一般的にシステム上に契約書のテンプレートを登録可能ですので、利用頻度の高いテンプレートをシステム上に登録することでリードタイムを短縮できます。

サービス導入時の注意点


基本的に導入メリットが勝る電子契約サービスですが、導入時に気を付けるポイントがあります。

関連する法律を確認する必要がある

電子契約サービスを利用するにあたり関連法律を確認する必要があります。例えば電子帳簿保存法電子取引要件の確認が必要です。

2022/1/1に電子帳簿保存法は改正され、電子取引に該当する電子文書はシステム上での保存が必須と公表されています。一方、電子契約は電子取引に該当するため、電子帳簿保存法電子取引要件への対応は必須。

仮に税務監査の際に電子帳簿保存法電子取引要件へ未対応の旨が発覚した場合、青色申告の承認取り消しや該当文書の経費控除取り消しの可能性があるため、対応をおすすめします。

電子取引要件には真実性(タイムスタンプの付与など)、可視性(日付での検索など)の要件があり、導入予定のシステムが要件を満たす機能があるか、またそのほかシステムと連携して要点を満たせるかが電子契約サービスの選定ポイントと言えるでしょう。。

すべての契約書を電子化できるわけではない

契約書の中には電子契約を法律的に実施してはいけない文書があるため注意が必要です。

例えば、建設業や不動産業では1つの取引の取り扱い金額が高額になりやすいことから、契約事項を当事者間で確認することが法律上で義務付けられていることもあり、書面での契約が必須です。

したがって、電子化予定の文書が電子化可能か確認する必要があります。電子化ができない契約書例は以下の通りです。

公正証書の作成が必要とされる類型

  • 事業性貸金契約の保証契約(民法465条の6)
  • 定期借地契約(借地借家法22条)
  • 定期建物賃貸借契約(借借家法38条)

書面交付が必要とされる類型

  • 宅地建物売買等の媒介契約書(宅建業34条の2)
  • 宅地建物売買等契約における重要事項説明時に交付する書面(宅建業法35条)
  • 宅地建物売買等契約締結時に交付する契約書等の書面(宅建業法37条)
  • マンション管理業務の委託契約書(マンション管理法73条)
  • 訪問販売等において交付する書面(特定商取引法4条)

サービスの比較ポイント


導入メリットの多い電子契約サービスですが、サービスの比較ポイントは多くあります。以下では一般的に比較ポイントとなりやすい事項を紹介します。

比較ポイント①:文書管理など導入目的に応じた必要な機能があるか


電子契約サービスの導入時、導入企業様には導入目的があります。したがって、導入目的を満たす機能がシステム上に備えているか比較する必要があるでしょう。よくある目的に対する比較ポイントは以下の通りです。

紙業務固有のコストを削減したい

電子署名の付与および契約書の電子化は多くのシステムの場合実現できるため比較ポイントとはなりません。 内部承認のシステム化のためのワークフロー機能、電子文書の長期保管のための文書管理機能、契約書ごとのタスク事項の一覧化機能があるかが比較ポイントです。 特に文書管理機能では電子帳簿保存法の電子取引要件へ対応しているかは必ず比較しましょう。

取引にかかるリードタイムを短縮したい

システムに事前登録した雛形を利用できるか、相手方にURLを送付し、アカウントの作成なしに契約を締結できるか、内部承認の短縮のためのワークフロー機能があるかが比較ポイントです。 また、システムによっては弁護士が監修した契約書ひな形を利用できる場合がありますので、比較ポイントとなるでしょう。

導入をスムーズに実施したい

電子契約サービスは相手方の承認なしに利用を開始できないため、相手方の承認の得やすさが比較ポイントになります。したがって、サービスの知名度での比較も必要です。 例えば、DocuSign(ドキュサイン)の場合世界No.1の利用者数を誇り、日本国内においても多くの企業が導入しているため、スムーズに導入が進むでしょう。 また、サービスによっては専任のコンサルタントによる導入支援を実施するサービスもあるため比較ポイントになります。

比較ポイント②:導入費用などコストが適切か


コストパフォーマンスを計測するためにはシステムが搭載する機能と費用の比較が必要です。よくある費用の比較ポイントは以下の通りです。

  • 1ユーザーあたりの月額費用
  • 1通あたりの契約書の送信料金
  • ストレージの追加料金
  • 初期導入費用
  • Web APIなど追加オプション費用
  • 試使用の価格は無料か
  • カスタマーサクセスマネージャーやカスタマーサポートの利用料金 など

多くの電子契約サービスは契約書の電子化にフォーカスしているため、同時に請求書配信などもしたい場合他システムの導入および統合の開発が発生し、導入費用が高額になりがちです。

一方で、一部のシステムでは文書管理、電子契約、請求書配信が基本パッケージ内で提供している場合があるため、開発が不要で利用できます。したがって導入予定のシステムが何を電子化できるのかも比較ポイントになるでしょう。

比較ポイント③:コンプライアンスを担保する機能があるか


契約書は税務会計上、重要書類に該当するため堅牢なシステムで保管管理する必要があります。したがって、セキュリティ面やコンプライアンス強化を考慮すると、それらを満たす機能が備えられているかもよくある比較ポイントになってきそうです。

各種セキュリティ機能

通信の暗号化、保管文書の暗号化、サーバーの冗長化など各種セキュリティ要件は比較が必要。
コンプライアンス面で見ると、フォルダ毎のアクセス制御ができるか、IPアドレス制御ができるか、SSOが可能か、二要素認証が可能かなども比較ポイントとなります。

電子署名およびタイムスタンプ機能

電子契約サービスに欠かせない電子署名やタイムスタンプ機能。これらの機能は本人性や非改ざん性を担保するために求められる機能です。ただし、そのほかシステム連携によりこれらの機能を補える場合もあるという点も知っておくのが良いでしょう。

立会人型・当事者型

電子署名サービスの種類として立会人型、当事者型の2種類があるのも選定する際の比較ポイント。立会人型はサービス提供事業者が第三者として署名し契約締結を行う方法、当事者型は電子証明書などを利用して契約者の本人性を確保した状態で契約する方式。どちらも法的拘束は同じですが、裁判になった場合には本人性が担保されている当事者型の方が係勝る可能性があるので、同様に比較ポイントと言えます。

まとめ:世界NO.1シェアを誇る電子契約サービスDocuSignをご紹介


さて、これまで電子契約サービスを導入する際の導入の目的に応じたサービスの比較ポイントを詳しく解説してきました。後悔しない電子契約サービスを選ぶためにも自社が求める要件を明確に定義するようにしましょう。

機能と料金のバランスの比較検討も重要です。機能に対する料金プランを必ず比較してください。電子契約サービスはサービスを提供している企業と直接契約する場合と代理店を通じて契約する方法の2種類があります。

電子契約サービス導入が初めてである、もしくは直契約ではサポートが不十分と感じる企業様は代理店契約がおすすめ。

この記事を提供しているNECネッツエスアイは世界シェアNO.1の電子契約サービスDocuSign(ドキュサイン)の販売代理店です。

DocuSignは他サービスと比較して圧倒的にセキュリティ面で優れており、使いやすいインターフェース、安定した動作性が大きな特徴。

代理店を通じて契約すれば、電子帳簿保存法に対応する他サービスとの連携も可能なので、これから電子契約サービスの導入をご検討中の方はぜひ一度お問い合わせください。

電子契約サービスDocuSign(ドキュサイン)の特徴をまとめました。

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  • 電子契約サービスに求められる機能を網羅
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  • 350を超えるビジネスツールやサービスと連携可能
  • 国際的なセキュリティ認証を多数備え、国際的な契約にも安心して使える

DocuSignを導入して、契約業務の効率化・DX推進を目指しましょう!

※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。

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