「電子署名」とは、インターネットを使って請求書や契約書などの文書に署名できるシステムのことです。
電子署名を活用すれば紙の文書に印鑑を押したり、郵送などで送付する必要がないので、よりスピーディに手続きを進められるなどのメリットがあるのです。
今回は、電子署名とはどういったサービスなのかを解説します。電子署名の基本的な情報はもちろん、活用するメリットや仕組みについても説明します。
この記事は、次のような人におすすめの内容です。
- 電子署名とは何か理解したい人
- 電子署名を利用するメリット・デメリットとは何かが知りたい人
- 電子署名の仕組みが気になる人
Contents
そもそも電子署名とは？
電子署名とは、データ化した文書が改ざんされていない正式な書類であることを証明する署名です。
契約書や請求書などの文書をやり取りする場合に、電子署名が活用されることが多いです。
2001年4月1日に電子署名法という法律が施行されてから、インターネット上の印鑑やサインとして電子署名が正式に認められるようになりました。
電子署名を活用できるシーンの例
電子署名とは、とてもたくさんの活用方法があるサービスです。具体的にどのような活用方法があるのか例を挙げるので、確認しておきましょう。
| 電子署名を活用できる部署 | 電子署名を活用できる業務等 |
|---|---|
| 営業 | 見積もり 販売契約 守秘義務契約など |
| マーケティング | メールなどを使ったキャンペーンの事前承認 イベントへの登録など |
| 販売店 | コンプライアンスの認証 情報非公開契約（NDA）など |
| 人事 | 社内移動の承認 有給休暇の申請・処理 入退社時の確認業務など |
| 財務・経理 | 費用の清算 在庫管理の承認業務など |
| 法務 | ファイナンス契約など |
| IT | 仕様変更やメンテナンスの承認 資産管理など |
電子署名を利用するメリットとは？
インターネットで契約書などのやり取りが完結する電子署名。
とは言え、「今のままでも業務に支障はないし、わざわざ導入するのは面倒」と感じる人もいるでしょう。しかし、電子署名を利用するメリットは他にもたくさんあります。
電子署名のメリットをすべて確認した上で、導入するべきか検討することが大切です。
この章では、電子署名を利用するメリットを4つ紹介します。
メリット①収入印紙代を削減できる
紙ベースの契約書を作成する場合は、金額に応じた収入印紙を添付する必要があります。しかし、電子署名の場合は電子契約になるので、収入印紙がいりません。
収入印紙の金額とは、書類の取引金額が大きくなるほど高くなるものです。
したがって、電子署名を導入すれば、1契約あたり最大数十万円の収入印紙にかかる費用を削減できるメリットがあります。
メリット②業務のスピードが上がる
電子契約とは、インターネットで書類をやり取りできる仕組みです。そのため、紙ベースの書類のやり取りと比較すると、業務の全体的な流れがスムーズになります。
例えば、書類を印刷するのにかかる時間や書類を持って取引先に行くまでにかかる時間などが省略できるでしょう。
特に紙ベースの書類は記載事項に間違いがあると、差戻し・修正・再送に時間がかかります。しかし、電子署名を活用した契約なら、作成者側での修正から再送までをデータ上で行うため業務効率の向上が期待できます。
メリット③ペーパーレス化につながる
電子署名とは、pdfなどのデータで契約書や請求書を作成できるサービスなので、紙が必要ありません。会社などで積極的に電子署名を導入すれば、ペーパーレス化につながるメリットがあります。
環境に良いのはもちろんのこと、複合機の利用費用や、作成した書類の原本や写しを保管しておく場所代などの費用削減にもつながるでしょう。
メリット④書類をデータとして保存できる
電子署名を導入すればいろいろな文書をデータ化できるので、紙ベースの書類とは違って管理する手間に悩むことがなくなります。
書類を確認したいときは、パソコンやUSB、クラウドなどに保管してあるファイルを開くだけです。紙ベースのときとはちがって、書類が置かれている倉庫まで行って、取引先の書類がまとまっているボックスを開いて文書を探す手間がかかりません。
仕組みはどうなっている？
電子署名の仕組みを簡単に説明すると、次の通りです。
- 送信者がデータを作成する
- ハッシュ関数を使ってデータを圧縮する
- 秘密鍵を使って文書を暗号化する
- 送信者が受信者に電子証明書付きの文書を送る
- 受信者は公開鍵を使って文書を復号する
すみずみまで説明すると難しく感じてしまうので、今回は特に押さえておきたい3つのポイントについて理解しましょう。
- 公開鍵・秘密鍵
- 電子証明書
- タイムスタンプ
電子署名とは上記の3つのポイントのおかげで、成り立っている仕組みです。秘密文書の保管時に気になるセキュリティや情報の長期保管にも関係する大切なポイントなので、それぞれの内容をしっかり確認していきましょう。
ポイント①公開鍵・秘密鍵
電子署名とは、PKI（公開鍵暗号基盤）と呼ばれる暗号化技術を用いています。そしてPKI（公開鍵暗号基盤）とは、公開鍵と秘密鍵の1つのペアで文書を暗号化する仕組みです。
電子書類を確認したい場合は公開鍵の入手が必要になり、電子署名を行う場合は秘密鍵の使用が必要になります。
PKI（公開鍵暗号基盤）を用いたやり取りだと電子署名の利用者は印鑑のような役割を担う秘密鍵を厳重に管理すればよく、セキュリティ対策がしやすいメリットがあります。
ポイント②電子証明書
電子証明書とは、電子署名の公開鍵の所有者であることを証明するものです。認証局という機関によってこの証明がされます。
電子証明書とは、紙ベースの取引で言うところの印鑑証明書のようなイメージです。
電子署名をする側が電子証明書を使うことが多いですが、文書の受信者も署名者の本人確認ができる仕組みです。
電子証明書とは、秘密文書などの重要なやり取りをする場合に電子署名と併せて利用するものと覚えておきましょう。
ポイント③タイムスタンプ
電子署名におけるタイムスタンプとは、電子データに時刻を付与できるものです。電子署名に加えてタイムスタンプを利用すると、次のようなことを証明できます。
| 存在証明 | タイムスタンプが付与された時刻に契約書等の書類が存在することを証明 |
|---|---|
| 非改竄証明 | タイムスタンプが付与された時刻から書類が改ざんされていないことを証明 |
インターネット上で契約書などの文書をやり取りする場合は電子署名だけでなく、タイムスタンプを併用することで「誰が」「いつ」「何を」契約したかをしっかり証明できます。
また、電子文書を長期的に保存する場合は、タイムスタンプを併用することをおすすめします。なぜなら、電子証明書を長期保存するために、必要な手続きに書類を作成した正確な日程が必要になるからです。
pdfなどのファイルで電子書類を長く保管する必要がある場合は、タイムスタンプを忘れずに書類に付与するようにしましょう。
まとめ
利用者が増えつつある電子署名とは何かについて解説しました。今回紹介した電子署名の大切なポイントとは、次のようなものです。
- 電子署名とは印鑑やサインの代わりになるもの
- スピーディに契約等を進めたい場合に適している
- 費用・時間削減等のメリットが多数ある
- 電子証明書や暗号技術が使用されているので安心して利用できる
電子署名を活用すると、契約書や請求書などのやり取りがインターネットだけで完結します。今回紹介した内容を参考に、電子署名の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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