電子契約の導入メリットとは?電子署名システムでコスト削減・業務効率改善

電子契約導入によりもたらされるメリット、デメリットとは

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テレワークへの移行やペーパーレス・脱ハンコといった世の中の動きに伴い、従来の書面契約から電子契約に切り替える企業が増えてきています。

この記事では、電子契約の導入で得られるメリット・デメリットについて詳しく解説していきます。

電子契約システムを導入する際のフローや注意点などもまとめているので、電子契約への移行をお考えの企業様はぜひ参考にしてみてください。

電子契約の導入で得られるメリット

電子契約とは、これまで紙の書類で行ってきた契約締結・押印などのやり取りを電子化させた仕組みのことです。

電子署名・電子証明書・タイムスタンプといった機能を用いることで、紙の書類と同等の法的効力を持たせられるのが特徴です。

まずは、電子契約の導入で期待できるメリットについて詳しく見ていきましょう。

契約業務の効率化

電子契約を導入することで、契約締結に関わる一連の業務を大幅に効率化できる点が1つ目のメリットです。

書面契約の場合、契約締結の完了までに書類作成・印刷・製本・押印・郵送・相手方の押印・返送といった様々な工程が発生します。

そのため、契約書類の作成から実際に契約締結が完了するまで1週間以上かかるケースも珍しくありません。

一方電子契約であれば、作成した書類データを相手方に送信し、オンライン上で確認・署名(押印)を行ってもらうだけで契約締結が完了します。

書類の印刷や郵送・返送受け取りといった業務を丸ごとカットできるため、これまで書類の準備に充てていた時間を別の業務に回せるなど、大幅な業務効率化のメリットを見込めるでしょう。

人件費・書類作成に関連するコストの削減

電子契約の導入によって、契約締結に関わるコストの削減を見込める点も大きなメリットの1つです。

書面契約の場合、契約書類の印刷コスト(プリンター・インク・用紙)や郵送コスト(封筒・切手)、またこれらの作業にかかる人件費などがかかります。

一方電子契約なら、基本的にすべてのやり取りが電子上で完結するため、印刷や郵送コストの大幅な削減が可能です。

また電子契約の場合は印紙税がかからないことから、高額な商品・サービスの契約を行う企業においては特にメリットがあると言えるでしょう。

コンプライアンスの強化

デジタル署名・タイムスタンプの機能を用いた電子契約の場合、書類にアクセスしたユーザーやログイン後の操作などの記録を追いやすくなります。

そのため紙の書類と比較してなりすましや改ざんのリスク管理がしやすく、万が一の場合でも検証する方法が多いというのがメリットとして挙げられるでしょう。

また電子契約の場合はクラウド上にデータが保管されるため、地震や火事といった自然災害が発生した際に書類の紛失・破損を防ぐことができる点もメリットです。

ログインさえできれば異なるデバイスからでもデータを復旧できるなど、BCP対策の観点からもメリットのある仕組みであると言えるでしょう。

電子化するデメリット・注意点はある?

電子契約の導入にあたっては、メリットだけでなくデメリットについても理解しておくことが大切です。

続いて、電子契約の導入におけるデメリット・注意点を詳しく見ていきましょう。

電子契約に対応していない契約もある

現在取り交わされている様々な契約書の中には、法律によって書面化が義務付けられているものがあります。

2021年11月現時点で電子化が認められていない契約書の一例は以下の通りです。

  • 宅地建物売買等媒介契約
  • 定期借地契約・定期建物賃貸借契約
  • マンション管理業務委託契約
  • 訪問販売等特定商取引における交付書面
  • 金融商品クーリングオフ書面 など

長期的な取り引きが必要な契約や消費者取引に関連する契約など、重要性の高い契約については法整備が追いついておらず、いまだ電子化に至っていない状況です。

ただし、これらの契約書も電子化に向けた取り組みは進められているため、今後規制が緩和される可能性は十分に考えられます。

取引先の理解と協力が不可欠

電子契約を導入するうえで大きな障壁となるのが、取引先企業からの理解と協力です。

脱ハンコが推進される現在ですが、いまだにハンコの文化は根強く残っており、電子化に積極的ではない企業も少なくありません。

一部の取引先から同意を得られず、書面契約と電子契約を並行して運用することになった場合、かえって業務フローが煩雑になって思うようなメリットを得られない可能性もあるでしょう。

単に電子化をお願いするだけでなく、電子契約の導入メリットや法的証拠力の高さをしっかりと説明し、納得したうえで協力してもらうことが大切です。

また相手方になるべく負担のかからない電子契約システムを選ぶのもポイントの1つです。

電子契約サービスの中には相手先にアカウント作成や有料ライセンス契約を求めることなく送られてきたメールやSMSに記載されているURLをクリックするだけで契約に進めるものもあります。これなら相手型に負担をかけることが少なくて済むでしょう。

サイバー攻撃のリスク

電子契約の場合、サイバー攻撃によって情報が漏えいしたり、改ざんされたりするリスクもゼロではありません。

そのため、電子契約システムを選択する際は、セキュリティの信頼性が高いサービスを選ぶようにしましょう。

電子契約システムの導入フロー

ここからは、実際に電子契約システムの導入を行う際の流れについて解説していきます。

電子契約導入の目的を明確にする

電子契約システムを導入する前に、まずは年間の契約件数・契約締結に関わるコスト・業務内容をまとめて現状把握を行いましょう。

また主な取引先企業が電子契約に対して協力的かどうかを簡単にヒアリングしておくのもおすすめです。

そのあとで、電子契約を導入する目的や、導入することでどの程度コスト削減・業務効率化を見込めるかといったメリットを整理しておくとシステム選びがスムーズに進みます。

電子契約システムの選択

電子契約を導入する目的・ゴールが明確になったら、目的達成に必要な機能を備えたシステムを選択します。

電子契約システムを比較する際は、電子署名の方式・セキュリティ対策・運営会社の情報などを調査するのがおすすめです。

業務フローの変更とフォローアップ

実際に導入する電子契約システムが決まったら、導入後の業務フローにどのような変更があるのかをまとめ、新たなマニュアルの作成や従業員への周知を進めていきましょう。

企業によっては大幅な業務フローの変更が生じる可能性もあるため、導入前後に社内セミナーや説明会を開催し、操作方法などを指導する機会を設けるのもおすすめです。

これらメリットを保ちつつデメリットを解消できるのが世界No.1シェアのDocuSign(ドキュサイン)

これまで電子契約サービス導入にあたってのメリットとデメリットをお話してきましたが、いくつかのポイントを抑えた上でサービス導入を決められるのが良いとわかっていただけたはず。

ここでおすすめしたいのが世界No.1シェアを誇る電子契約サービスDocuSign(ドキュサイン)です。

DocuSignは電子契約サービス導入によるメリットを担保しつつ、デメリットの心配が少ないサービスとして有名です。

DocuSignの特徴

DocuSignは以下のようなメリットを御社にもたらすでしょう。

  • 世界No.1シェアの実績により知名度が高く自社にも他社にも導入をしやすい
  • セキュリティ性能に優れ、ISO 27001:2013,・27017:2015・27018:2014・SOC 1 Type 2・SOC 2 Type 2・PCI DSSなど数多くのセキュリティ認定を取得
  • 相手先にアカウント作成や契約を求めることなく契約を進めることが可能
  • 英語以外にも44の言語に対応できるので国際契約にも利用できる
  • アプリも用意されPCだけでなくスマホやタブレットでも電子署名できる

NECネッツエスアイでは、世界シェアトップの電子契約システム「DocuSign」の導入・運用サポートを実施しています。

もしこれから初めて電子契約サービスを導入する、または新しいサービスに乗り換えたいので運用サポートや環境構築を行いたい企業、団体様はぜひ一度お問い合わせください

まとめ

  • 電子契約を導入することで、業務効率化・コスト削減・コンプライアンス強化などのメリットを期待できる
  • 現時点では電子化が認められていない契約書もあるため、該当の契約書を利用する企業は慎重な判断が必要
  • スムーズに電子契約を導入するためにも、取引先企業に正しくメリット・効果を説明して理解を得ることが大切

電子契約に関してはやや遅れをとっている日本ですが、コロナ禍の影響もあり導入の動きは加速傾向にあります。

NECネッツエスアイでは電子契約システム「DocuSign」の導入・運用サポートを実施しているので、利用を検討中の企業様はぜひ一度お問い合わせください。

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