DocuSignの使い方とは。文書への署名・捺印・エンベロープの送信までを解説

世界中で圧倒的シェアを誇る電子契約・電子署名サービスDocuSign(ドキュサイン)の使い方を解説

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電子契約サービスとして世界NO.1のシェアを誇るDocuSign(ドキュサイン)ですが、「働き方改革」や「ペーパーレス化」「アフターコロナ」の流れに乗り、さらに導入する企業や団体が増えていきそうです。

そんなDocuSignは他のツールと違い、非常にシンプルで視覚的に動かすことが可能なのですぐに使い方に慣れると思いますが、DocuSignに限らず初めてのツールを使うときは、マニュアルを読む前にまず概要を理解したい!と思う方がいらっしゃるかもしれません。

そこで今回はそういったDocuSign初心者の方に向けて、基本的な知識、使い方をわかりやすくいくつかのステップに分けて解説していきたいと思います。

まずはDocuSignについて少し詳しく知っておきましょう。DocuSignに関する基礎知識を知っておくことで、使い方をマスターする近道となるでしょう。

DocuSign(ドキュサイン)とは

DocuSign(ドキュサイン)
DocuSign(ドキュサイン)はアメリカ発の電子署名サービス。

電子署名サービスとしては全世界で約7割と圧倒的なシェアを誇っており、パートナー契約や販売契約、入社書類、NDAや発注書など様々な場面で使用されています。

特にアメリカでは不動産契約の約90%がDocuSignを使用しており、もはやなくてはならないサービスになっているといっても過言ではありません。

これまでの紙と印鑑を用いた時間のかかるプロセスを圧倒的に省略し、世界中どこからでも契約書の作成、署名が可能になります。

そんなDocuSignの特徴としては以下のようなものが主として挙げられます。

  • 電子署名サービスとして高い知名度を誇る世界基準のプラットフォーム
  • サービスインフラとして豊富で確実な業務支援実績
  • 幅広い一般形式文書に対応している
  • 高レベルなセキュリティ
  • 日本文化に合わせた印影のアップロードが可能
  • エンベロープ(封筒)単位での送信
  • 使い方が視覚的にわかりやすく導入しやすい

電子署名サービスとして高い知名度を誇る世界基準のプラットフォーム

DocuSignは全世界で約7割と圧倒的なシェア

今や海外クライアントや現地ファームとの契約が存在する企業であれば必須のサービスとも言えるのではないでしょうか。

サービスインフラとして豊富で確実な業務支援実績

アメリカでは不動産契約の約90%がDocuSignを使用全世界66万社以上が利用。

Salesforceをはじめとしたさまざまなクラウドサービスや、既存の社内システムとの連携も可能。

幅広い一般形式文書に対応している

Word、Excel、PowerPoint、PDFと一般的に契約に用いられる文書形式に複数対応。

高レベルなセキュリティ

DocuSignは世界的にみても信頼性の高いセキュリティ認定を受けているのでセキュリティ面では他の追随を許しません。

ISO 27001 SOC 1Type2 SOC 2 Type2
PCI DSS FISC FedRAMP
xDTM GDRP

信頼性の証として、以下のような実績があります。

  • 世界の銀行業トップ15行のうち14行が導入
  • 世界の保険業トップ15社のうち13社が導入
  • 世界の製薬会社トップ15社のうち14社が導入

日本文化に合わせた印影のアップロードが可能

DocuSignは電子署名だけでなく日本文化に合わせた印影を利用し契約する使い方にも対応しています。

特に印鑑会社シヤチハタと提携しており、ネーム印や社印をクラウド上で無料で作成、利用可能。

もちろん改ざん防止機能がついており、クラウド上に保存・管理できるので非常に便利です。

エンベロープ(封筒)単位での送信

DocuSignの使い方をマスターする上でエンベロープという言葉は必ず知っておくべきです。

このエンベロープは英語で”封筒”を意味します。

DocuSignにおいてエンベロープはいわば、電子封筒の役割を果たし、中には合意が必要な文章、それに付随する情報が入ります。

他の電子署名サービスが、書類一通単位で利用数をカウントするのに対してDocuSignはエンベロープ単位でカウントします。

DocuSignのエンベロープには契約書類以外のファイルを添付することが可能で、基本的にはエンベロープ全体での容量制限がありません。(ただし、1文章25MB、2,000ページ以下である必要があります)

使い方が視覚的にわかりやすく導入しやすい

パソコンではドラック&ドロップで簡単に承認者の設定などが可能なので、少し慣れるだけで使い方をマスターすることができます。

またモバイルアプリも用意されており、スマホ上で数回クリックすればどんな文章にも電子署名が完了します。

さて、DocuSignの特徴や覚えておくべき基礎知識を知っていただいたと思いますので、次は具体的なDocuSignの使い方をみていきましょう。

電子署名で文書を送信してみる(送信方法)

まずはDocuSignで文書を送信するにはユーザー登録が必要です。

無償トライアル30日間もご用意していますので、ご希望の場合、お気軽にお問い合わせください。

電子署名で文書を送信する際には以下の7ステップで行います。

  1. 電子署名が必要な書類を用意する
  2. 「今すぐ開始」ボタンをクリックして文書をアップロードする、もしくは文書をドラック&ドロップしてください
  3. 文章が追加されたのを確認できたら、「次へ」をクリック
  4. 受信者情報を入力(名前とメールアドレスが必要)
  5. 署名欄に送るメールの件名とメッセージを入力
  6. 文書に入力を求める項目を左側のリストから選択して文書にドロップ(署名フィールドの追加)
  7. 「送信」して完了

これが、電子署名をしてもらいたい文書を送る方法です。使い方は簡単ですね。

もう少し詳しい使い方が知りたいという方に向けて補足をしておきます。

使い方補足:電子署名が必要な書類を用意する

DocuSignはデータでやりとりを行います。Word、Excel、PowerPoint、PDF全てにDocuSignは対応していますので、これらの形式で契約書などを用意しておきましょう。

ちなみに”署名者は自分のみ”にチェックを入れると、誰かに文書を送信するのではなく、自分でお手持ちの書類に電子署名を行うことができます。

使い方補足:文書をアップロードする、もしくは文章をドラッグ&ドロップ

DocuSignはクラウドサービスと連携ができます。以下のクラウドに保存されているデータを取得することも可能。

  • Box
  • DropBox
  • Google Drive
  • One Drive

エンベロープシステムなので、複数の文章データを同封することができます。

先にご説明したようにDocuSignは他の電子署名サービスと異なりエンベロープ単位で送信します。

エンベロープは電子封筒をイメージしてもらうと良いでしょう。

この電子封筒には複数の書類データなどを同封できます。この機能は大きなDocuSignの特徴的な使い方なのでぜひマスターしておきたいところです。

使い方補足:受信者情報を入力(名前とメールアドレスが必要)

ここでは電子署名してもらいたい文書の受け取り手を複数指定することもできます。

使い方補足:文書に入力を求める項目を左側のリストから選択してください

左側のリストには電子署名に必要な情報、例えば署名や印鑑、名前、会社名などが用意されています。

もし住所や電話番号が必要であるならば、テキストフィールドを選択することで対応可能。

テキストフィールドとは自由にテキストを入力できる領域のことです。

テキストフィールドではフォントの種類やサイズも指定できるので覚えておきたい使い方です。

送られてきた文書に電子署名をする使い方(受信者側対応)

受信者側対応

では次に電子署名が必要な文書の受け取り手、つまり受信者側の使い方を見ていきましょう。

  1. 電子署名が必要な文書が届いたことを通知するメールが届く
  2. メールを開封し、文書内のリンクをクリックする
  3. アクセスコードが設定されているときは送り手に確認する
  4. 電子文書の中身を確認後、「開始」ボタンをクリック
  5. 必要な箇所にスクロールするので署名、捺印を行う
  6. 必要な情報を全て入力したのち、「完了」ボタンをクリック
  7. 最後にドキュサイン上で文書のコピーを管理したければ、保存して完了

使い方補足:署名や電子印鑑の書体などは複数提示されるので、選択可能

DocuSignの電子署名や電子印鑑はいくつかのスタイルやフォントを選択することができます。

また、一度署名した後でも送信する前であれば修正したり書体を変えたりも可能。

ただし以下の条件では不可となっていますので、注意してください。

  • DocuSignのモバイルアプリを使用して署名している
  • 使用しているDocuSignのアカウントが有効でない
  • 名前の変更が差出人により不可と設定されている場合

エンベロープの管理方法

DocuSign内にはこれまで契約した書類データなどをクラウド上に保存しており、いつでもアクセスや閲覧が可能。

管理方法は普段お使いになっているメールソフトとほぼ使い方は同じです。

各エンベロープは受信箱、送信、ドラフト、削除済みのフォルダに自動的に振り分けられます。

またクイックビューで現在対応中のエンベロープのステータスを確認することも可能。

これにより自分が対応しなくてはいけないもの、他のユーザーが処理中であるもの、間も無く期限切れを迎えるものなどが一目で確認できます。

DocuSignの使い方まとめ

いかがだったでしょうか、今回は電子署名サービスであるDocuSign(ドキュサイン)の基本知識と使い方を送信者側、受信者側それぞれに分けて解説いたしました。

ITツールやサービスに慣れていない方でもメールソフトなどをある程度使った経験があるのであればDocuSignの使い方や仕組みは直感的に理解できるように思います。

電子署名サービスと聞くと少し身構えてしまう気持ちも理解できますが、まずは使ってみることをおすすめします。

ログインし、DocuSignの画期的な機能を体感するとDocuSignがなぜこれほど全世界で支持されているのかをきっとご理解いただけると思います。

DocuSignの企業や団体への導入をお考えであれば

この記事を監修しているNECネッツエスアイはDocuSignの販売代理店です。

実際に<NECネッツエスアイの社内では、年間8,000件を超える契約書をDocuSign用いて全てペーパーレス化。印刷コストの削減や圧倒的な業務効率化を実現しました。

これらのノウハウを用いてこれからDocuSignの導入をお考えの企業様、団体様の導入支援を行うことができます。

お客様のニーズに合わせて3つのDocuSign導入プランをご用意しています。

プラン名 サービス内容 こんな方におすすめ 価格
セルフ導入プラン ライセンスのみご購入いただき、導入はご自身でお願いするサービス 手軽に導入したい/費用を抑えたい 利用数などにより異なります。お問い合わせください
プチ安心導入プラン 基本的にはご自身で導入を進めるが、DocuSignの基本設定、1帳票の設定支援付き 費用を抑えたいが導入に不安がある 利用数などにより異なります。お問い合わせください
安心導入プラン プロのコンサルタントが導入プロジェクト全体を支援 導入に不安がある、時間がない、他システムと連携させたい 利用数などにより異なります。お問い合わせください

DocuSignの導入をお考えであればお気軽にお問い合わせください。

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symphonict

SymphonictとはNECネッツエスアイが提供する、「共創でお客様のビジネスに新たな価値を提供する」をコンセプトに先端技術やサービスを繋ぎ・束ねることでIT・デジタル変革技術やツール・システムを皆様にお届けするデジタルトランスフォーメーション(DX)サービス。→Symphonictに関してはこちら

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