【電子契約サービスとは?】書面との違いや法的有効性、導入メリットを解説

電子契約サービスって使うとどんなメリットがある?必要性や選び方とはを解説

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「電子契約とは?」と疑問に感じていませんか。

電子契約サービスとはインターネット上で電子署名を付した電子ファイルのやりとりをする契約方式です。近年のペーパレス化の流れを受け注目されています。

当記事では、電子契約と書面契約の違いや電子契約の法的有効性、電子契約サービスの導入メリットおよび注意点まで網羅的にご紹介します。

電子契約サービスとは


日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)による「電子契約活用ガイドライン」電子契約サービスの定義は以下のとおりです。

電子的に作成した契約書を、インターネットなどの通信回線を用いて契約の相手方へ開示し、契約内容への合意の意思表示として、契約当事者の電子署名を付与することにより契約の締結を行うもの。

出典:電子契約活用ガイドライン(https://www.jiima.or.jp/wp-content/uploads/policy/denshikeiyaku_guideline_20190619.pdf)

以下では電子契約サービスの概要を紹介します。

日本で急速に普及しつつある


電子契約サービスはペーパレス化やDXの流れを受けて、日本国内で急速に普及しています。JIPDEC(一般財団法人日本情報経済社会推進協会)によると、2021年度の調査において以下の数値を算出しています。

回答 割合
電子契約を利用している 67.2%
準備・検討中 17.7%
合計 84.9%

以上の数値からわかる通り、日本国内で8割程度の企業が電子契約を導入済み、または、準備検討中であることから、電子契約サービスが普及してきているといえます。

法的有効性とは

民法522条で定められた契約自由の原則により、どのような契約方式によって契約を締結してもよいです。したがって、法令により書面での契約締結を求められる場合を除き、電子ファイルや口頭で契約締結することが認められています。

契約方式が自由であるとはいえ、契約の後に争う場合がないとは言い切れませんので、契約書の証拠力担保が必要です。紙の契約書では、印鑑を押すことで証拠力を担保しますが、電子契約は電子署名やタイムスタンプを利用することで契約書の証拠力を担保します。

電子契約であっても、証拠力が十分に担保されているのであれば、紙の契約書と同様に活用していくことができるでしょう。

証拠力を担保する要素 書面契約 電子契約
押印 印鑑または印影 電子署名または電子サイン
非改ざんの証明 契印・割印 デジタル署名など

デジタル署名とは。電子署名との違い

デジタル署名は電子署名の一種。「ハッシュ関数」や「公開暗号方式」、「公開鍵暗号基盤(PKI)」などの高度セキュリティ技術が加えられたようなものと説明できます。

これらのデジタル署名に用いられている高度なセキュリティ技術は改ざんやなりすましを防止・非改ざん性の証明を行うことができ、本人証明も可能。

電子契約を支える仕組みとは


電子契約の証拠力(真正性)を担保するために電子署名およびタイムスタンプが利用されています。

電子署名とは

電子署名とは公開鍵暗号方式と公開鍵暗号基盤(PKI)、ハッシュ関数を活用することで、契約書に対して「何に」「誰が」署名したかを担保する仕組みです。

電子文書は特性上、署名者のなりすましや原本のコピー・編集による改ざんが容易である点に課題があります。この課題に対して、電子署名は公開鍵暗号方式および公開鍵暗号基盤(PKI)を活用することでなりすましを防止できます。

タイムスタンプとは

タイムスタンプとは契約書に対して「何に」「いつ」「どこに存在するか」担保する仕組みのことです。

電子署名では署名が「いつ」付されたのか保証できない点に課題があります。この課題に対して、タイムスタンプを付与することで特定の時刻に文書が存在し、その時刻以降に文書が改ざんされていないことを証明することで、契約書に「いつ」署名されたか担保可能です。

電子契約を導入するメリット

Zoomに新しいユーザーを追加登録するときは、タイプの選択が必要
電子契約を導入するメリットをご紹介します。

印紙税など紙業務固有のコストを削減

電子契約サービスを導入することで、従来紙で実施していた契約業務をオンライン上で締結できます。オンライン上で契約業務を完結することで、紙固有の業務にかかるコストの削減が見込めるでしょう。

  • 印紙税
  • 紙の保管コスト
  • 紙の郵送コスト など

契約締結までのリードタイムの短縮

2021/10に郵便法が改正され、普通郵便の配達が最短で翌々日になりました。したがって、書面契約の場合契約締結までのリードタイムが課題です。リードタイムが課題とはいえ、書面契約の場合、対応方法が限られるため課題を解決できるとは限りません。

一方で電子契約サービスの場合、システム上の契約書テンプレートの活用やワークフローシステムの活用、システム上での契約送信を実施することで、契約締結までのリードタイムを大幅に短縮できる点がメリットといえます。

セキュリティやコンプライアンス強化

書面契約の場合、契約書の閲覧管理や紛失リスクへの対応が課題です。課題とはいえ、書面契約の場合、ものが存在する以上、厳重なセキュリティ対策をしても課題を解決できるとは限りません。

一方で電子契約サービスであれば、クラウドなどのシステム上で契約書を一括管理できますので、紛失リスクを大幅に低減させられます。

また可監査性を確保することで、契約書類や過去のやり取りを時系列で管理、追跡で器量にするということにより内部のコンプライアンス強化も可能。

契約業務を電子化する際の注意点とは

Zoomにおけるユーザータイプの概要
電子契約サービスの導入メリットが高いとはいえ、一方で注意点があります。メリットとデメリットを比較し、電子契約の導入の参考情報としてください。

関連する法律にあったサービスを選ぶ必要がある場合も

電子契約サービスを導入するにあたり、最低以下2点の関連する法律を確認する必要があるケースがあります。

  • 電子署名法
  • 電子帳簿保存法

まず、確認すべき法律は電子署名法です。電子署名法とは電子契約に付与する電子署名の法的有効性を記載した法律です。

電子契約サービスを導入検討している多くのユーザーが電子署名の法的有効性を懸念していますが、電子署名法第3条には以下の記載があるため、電子署名を付された文書の真正性は担保されていると判断できるでしょう。

電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの(公務員が職務上作成したものを除く。)は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名(これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。)が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

また、電子署名で利用されることの多い立会人型署名の法的有効性は2020/7に経済産業省などから公表された「利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A」により保証されています。

次に、確認すべき法律は電子帳簿保存法 電子取引要件です。電子取引要件とは電子上でやり取りする税務会計上の取引書類の扱いを記載した法律です。電子帳簿保存法は2022/1/1に改正され、電子取引した文書記録は電子上での保存が必須になります。

電子契約も漏れなく電子取引の対象となるため、対応が必要です。仮に対応ができず、税務監査時に指摘を受けた場合は、最悪青色申告の承認取り消しのリスクがありますので、対応は必須でしょう。

電子取引要件の中に真実性、可視性の要件があり、電子契約サービスの契約業務自体に対する機能とは別に、法要件を満たしているが電子契約サービス選びの1つのポイントになります。

すべての契約書を電子化できるわけではない

不動産業や建設業などでは一回の取引金額が大きくなるため、契約の事項を当事者間で共有することが法律上求められていることもあり、電子契約の利用が認められていません。したがって、電子化しようと考えている文書に対して電子契約可能か確認が必要です。

ただし、現状認められないとはいえ、グレー解消制度により今後認められる可能性がないとも限りません。随時確認する必要があります。

現状電子契約が認められていない契約書例は以下の通りです。

  • 定期建物賃貸借契約
  • 宅地建物売買等の媒介契約書
  • 宅地建物売買等契約における重要事項説明時に交付する書面

世界NO.1シェア!電子契約サービスDocuSignをご紹介


電子契約サービス導入により、印紙税の削減や契約に必要であった移動やリソースのコストカットが実現可能で、管理も楽になると多くのメリットが生まれます。

また何よりも紙で行っていた契約と比較すると圧倒的にスピードが上がるのは大きな魅力と言えるでしょう。さまざまな業界でDX(デジタルトランスフォーメーション)が叫ばれる中、電子契約サービスが担う役割は多くなっていくと言えるのでは無いでしょうか。

この記事を提供しているNECネッツエスアイは、世界NO.1シェアを誇る電子契約サービス、DocuSign(ドキュサイン)の国内代理店で、多くの企業の導入のお手伝いをしています。

DocuSignはその知名度の高さに加え、誰でも使いやすいインターフェースが好評、さらに動作が他のサービスに比べ安定しており、セキュリティ面も他の電子契約サービスより圧倒的に優れています。

国内の認定タイムスタンプ機能はないものの、NECネッツエスアイではそれを補うことができるシステム構築をサービス導入の際にお手伝いができるので安心。

これにより電子帳簿保存法にも対応可能となります。DocuSign導入にご関心の企業・団体様はぜひ一度お気軽にお問い合わせください。

  • 世界No1シェアを誇り知名度・実績の側面で申し分ない
  • 電子契約サービスに求められる機能を網羅
  • 1ユーザーから利用可能であり、4人以上で利用するには都度見積もりが必要

ぜひこの機会に電子契約サービスDocuSignを導入して、DX転換をご検討ください。

※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。

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SymphonictとはNECネッツエスアイが提供する、「共創でお客様のビジネスに新たな価値を提供する」をコンセプトに先端技術やサービスを繋ぎ・束ねることでIT・デジタル変革技術やツール・システムを皆様にお届けするデジタルトランスフォーメーション(DX)サービス。→Symphonictに関してはこちら

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