テレワークの普及や脱ハンコ・ペーパーレスといった動きが加速する中で、電子契約の導入を検討する企業が増えています。
電子契約には業務効率化やコスト削減などのメリットを期待できる一方で、取引先の協力が欠かせないといったデメリット・注意点もあるため、これらを踏まえたうえで導入可否を判断する必要があるでしょう。
この記事では、電子契約の概要と導入のメリット・デメリット、またデメリットを解消するための対処方法について解説していきます。
Contents
電子契約とは？
電子契約とは、これまで紙の書類で行ってきた契約締結・押印のやり取りを電子化させた仕組みのこと。
印鑑の代わりに電子署名・サインが用いられる他、電子証明書やタイムスタンプによってなりすまし・改ざんなどのリスクを防止しています。
| 紙の契約書 | 電子契約 | |
|---|---|---|
| 契約の形式 | 紙面 | 電子データ・PDF |
| 押印 | 印鑑・印影 | 電子署名 |
| 本人性の担保 | 印鑑証明書 | 電子証明書 |
| 改ざん防止 | 割印 | デジタル署名 |
| 契約書の送付 | 郵送または持参 | 電子メールまたはシステム経由 |
| 契約書の保管 | 実物管理 | データ管理（サーバー） |
| 収入印紙 | 必要（200円～） | 不要 |
また電子契約の法的効力については、民放の契約方法の自由によって担保されており、電子契約であっても、本人の意思によって作成されたことが確認できるものであれば、従来の書面契約と同等の法的効力が認められると言えます。
電子契約の導入で期待できるメリット
続いて、電子契約を導入することで得られるメリットについて詳しく見ていきましょう。
業務の効率化ができる
電子契約を導入する最大のメリットは、契約締結に関連する業務を大幅に効率化できるという点です。
従来の書面契約の場合、契約書類の作成・印刷・製本・押印を行ったうえで相手方に郵送する手間がかかります。
また相手方で押印した書類を再度返送してもらう必要があり、契約締結までに一週間以上かかるケースも珍しくありません。
一方電子契約であれば、印刷から郵送までの業務を省略し、オンライン上で簡単に済ませることができます。
相手方による確認や押印もオンライン上で行えるため、即日の契約締結なども可能となるでしょう。
今まで書類準備に充てていた時間を別の業務に回すことができれば、会社全体の業務効率化にも繋げられます。
コスト削減につながる
電子契約を導入することで、契約締結にかかるコストを削減できるという点もメリットの1つです。
書面契約の場合は、書類の印刷にかかるインク代や用紙代、また封筒・切手などの郵送コストがかかりますが、電子契約ならこれらの費用をまとめてカットできます。
また電子契約の場合、契約書に対して課せられる印紙税の対象からも外れるため、高額な商品のやり取りを行う企業においては大幅なコストダウンを見込めるでしょう。
コンプライアンスの強化を見込める
電子契約の場合、誰が書類にアクセスしたのか・どういった操作を行ったのかといった履歴を追うことができるものもあるので、紙の契約書と比較して改ざんされるリスクが低く、万が一改ざんが行われた場合でもファイルにアクセスした人を速やかに特定できるというメリットがあります。
またクラウド上にデータが保管されることで、地震や火災などの自然災害が発生した場合でも、データの紛失・破損を防いですぐに復旧できる点もメリットと言えるでしょう。
電子契約の注意点やデメリットはある？
電子契約を導入する際は、メリットだけでなくデメリットについてもきちんと理解することが大切です。
続いて、電子契約導入における注意点・デメリットの内容を詳しく見ていきましょう。
デメリット①電子契約に対応していない文書がある
電子契約が一般的になってきたことで、様々な書類の電子化が進んでいますが、中には法律によって書面契約を行うことが義務付けられている契約書も存在します。
2021年10月現在において、電子契約が認められていない契約書には以下のようなものがあります。
- 宅地建物売買等媒介契約
- 定期借地契約・定期建物賃貸借契約
- マンション管理業務委託契約
- 訪問販売等特定商取引における交付書面
- 金融商品クーリングオフ書面 など
このように、長期的な取り引きが必要であるものや、消費者取引に関するものについては、電子化に対して慎重な対応がとられていると言えるでしょう。
これらの契約書をメインに扱う企業の場合、電子契約を導入してもメリットを十分に享受できない可能性があります。
デメリット②社内における業務フローの変更
電子契約システムに限らず、新しい仕組みやツールを導入する場合は、既存の業務フローに変化が生じます。
これまでのやり方が大きく変化することに抵抗や戸惑いを感じるスタッフも多く、運用体制を整える手間・コストがかかるという点はデメリットとして挙げられるでしょう。
新規事業とともに電子契約を導入する場合は比較的トラブルも少ないですが、すでに書面契約を基準とした業務フローが確立されている場合はこちらのデメリットに注意が必要です。
デメリット③取引先の理解・協力が必要となる
社内スタッフから電子契約導入の理解を得られたとしても、取引先の企業も受け入れてくれるとは限りません。
電子契約の導入には取引先の理解と協力が欠かせないため、経営者の方は社内スタッフの場合と同様、理解を得るまでの調整に時間をかける必要があるでしょう。
もしも一部の取引先から同意を得られず、書面契約と電子契約の並行が必要になった場合は、かえって業務フローが煩雑化してデメリットとなってしまうかもしれません。
デメリットや課題を解消するためのポイント
電子契約におけるメリット・デメリットを踏まえ、最終的に導入することとなった場合、デメリットを回避するためにどのような対策が必要なのでしょうか。
ここからは、電子契約導入のデメリットを最小限に抑えるためのポイント・対策方法について解説していきます。
電子契約に関する説明会・セミナーの開催
電子契約を導入するにあたって、最初のデメリットとなるのが業務フローの見直しにかかる手間とコストです。
まずは社内スタッフからの協力を得られるよう、電子契約のメリットや具体的な使い方を理解してもらうための機会を設けることが大切です。
電子契約に関する説明会を開催したり、運用マニュアルの作成・周知を行ったりすると良いでしょう。
また社内での調整がある程度整ったら、次は取引先への説明・調整が必要となります。
こちらも説明会やセミナーを開催し、電子契約のメリットを分かりやすく伝えられるように準備しましょう。
電子契約システムの運営会社によるセミナーが開催されているケースもあるため、こちらを案内するのもおすすめです。
電子帳簿保存法に基づいたシステムの利用
電子帳簿保存法とは、特定の国税関係帳簿類の電子化に伴うルールを定めている法律です。
企業で取り扱う電子契約書類は、この電子帳簿保存法に基づいた運用となっている必要があります。
そのため、電子契約システムを導入する際は、電子帳簿保存法における電子契約の要件を満たしているもの、または他サービスとの連携によって要件を満たせるサービスを選ぶようにしましょう。
法律に則ったシステムを導入することで、電子契約が認められていない書類を電子化してしまうといったトラブルを回避できます。
企業向けのおすすめ電子契約サービス【DocuSign】
前述したデメリットの解消に役立つ電子契約サービスの1つが「DocuSign（ドキュサイン）」です。
DocuSignはアメリカ企業「DocuSign Inc.」が運営する電子契約サービスで、国内外で高いシェア率を誇ります。
DocuSignの主な特徴として、以下のようなポイントが挙げられます。
- 44言語に対応しており、グローバルで活躍する企業に適している
- SMS通知などのモバイル向け機能が充実している
- 外部システムとのAPI連携に対応しており、連携によって電子帳簿保存法の要件を満たすことができる
- DocuSign運営会社が主催する無料のオンラインセミナーに参加可能 など
DocuSignは運営会社で様々な無料セミナーを開催しており、自社でセミナーを準備・手配することなく、低コストで電子契約のメリットを的確に伝えられるのがメリットです。
またAPI連携によって電子帳簿保存法の要件を満たすこともでき、法律に沿った電子契約の導入が可能です。
NECネッツエスアイでも、DocuSignの導入サポートやその後の活用サポートを実施しているので、電子契約のサービス選びでお悩みの企業様はぜひ一度お問い合わせください。
まとめ：自社にとって導入効果が見込めるかが最重要
- 電子契約とは、電子化された契約書への署名・サインの実施により契約締結を行う仕組みのこと
- 業務効率化・コスト削減といったメリットがある一方、業務フローの見直しや取引先への周知などの負担がかかるというデメリットも
- 電子契約のメリットを理解してもらうための説明会・セミナーなどを実施することで、社内スタッフや取引先からの協力をスムーズに得やすい
電子契約にはメリットだけでなくデメリットも存在するため、「導入しても明らかな効果を見込めない」「書面契約の必要な契約書が多く、併用すると手間が増える」といった場合には、導入を見送ることも1つです。
どの程度業務を効率化できるか・コスト削減につながるかといった点を慎重に検討し、自社にとって最適な方法・システムを採用できるようにしましょう。
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