電子署名を導入することで、契約書を電子化して取引先とメールなどでのやり取りができます。
今回は、電子サインを使って契約書をやり取りすることのメリットや注意点について詳しく解説します。電子サインで結んだ契約書が法律的に認められているのかなども併せてみていきましょう。
この記事は、次のような人におすすめの内容です。
- 電子署名サービスで契約書のやり取りをしたい人
- 印鑑レスで契約しても法的に問題がないか確認したい人
- 電子サインやタイムスタンプを導入する方法が知りたい人
Contents
電子署名の契約書の形式には3つの種類がある
電子契約は、形式によって次の3つに分けられています。電子署名サービスを利用して契約書を作成することを考えているなら、ポイントだけでも掴んでおきましょう。
| ローカル署名型 | 電子署名法という法律が施行された2001年に主流だった形式 ICカードなどを使用してオンラインで契約書のやり取りする仕組み |
|---|---|
| リモート署名型 | ICカードなどの使用が不要 クラウドを介して契約のやり取りが可能 公開鍵・秘密鍵の仕組みを使って文書のやり取りをする |
| グローバルスタンダード型 | 利用者の電子証明書や署名鍵の準備が不要 電子署名事業者が署名鍵を保管・管理する仕組み |
電子署名サービスによって電子契約の形式に違いがあります。
そのため、会社における契約の利便性などを考えて、適切な電子契約形式を選択することが求められます。
例えば、
- ICカードなど目に見える鍵を利用して契約書などのやり取りをした方が安心できる場合は、ローカル署名型
- 自分で契約書などのやり取りに使用する鍵をクラウド上で管理したい場合は、リモート署名型
- 強固なセキュリティを持つ電子署名事業主側に鍵の管理を任せたい場合は、グローバルスタンダード型
というように使い分けてみましょう。
電子サイン・タイムスタンプの基本情報を確認
この章では、電子サインや日付を入れられるタイムスタンプなどの電子署名自体について詳しく解説します。電子署名システム導入することのメリットや契約の有効性について順番にチェックしていきましょう。
電子署名の契約書を導入するメリット
契約書などのPDFファイルに電子サインやタイムスタンプを添付してやり取りをすることで、次のようなメリットが感じられます。
- 収入印紙代、コピー代などの費用削減
- 業務の効率化
- セキュリティの向上
電子サインやタイムスタンプを利用するだけで、ペーパーレス化によるコストカットが実現します。特に、取引金額によっては負担が大きくなる収入印紙代がかからないのは、会社にとってありがたいポイントでしょう。
また、パソコンなどのデバイスで作業することで社員の業務効率の改善が期待できます。浮いた時間を他の業務に充てるなどの対応を取ることができるでしょう。
その他、デバイスやクラウドで契約書の保管・管理ができるので、紙の契約書のように原本を紛失したり、重要な文言が第三者に漏れたりするリスクが抑えられるのも電子署名システムを利用する大きなメリットです。
電子サイン・タイムスタンプを添付した契約書の法的証拠力・有効性
電子サインやタイムスタンプを利用したことがない人の中には、「オンラインで契約を締結しても大丈夫なのか」「有効な契約として認められるのか」と心配になる人もいるでしょう。
結論から言えば、電子化した契約書に電子署名を添付するやり取りでも、条件を満たしていれば契約の有効性を心配する必要はありません。
この場合の条件とは、「当該契約書が本人の意思で作成されたことが証明できること」です。これは、印鑑の代わりになる電子署名と消印の代わりになるタイムスタンプがあれば、本人の意思による契約と推定されます。
したがって、電子署名を添付した文書であっても、正当な契約を締結できるというわけです。
電子署名サービスを導入する場合の注意点
続いて、電子署名の契約書を会社で導入する場合に注意したいポイントを3つ紹介します。
システムを導入する前に確認することで、トラブルなどを未然に防げるのでしっかり目を通しておきましょう。
電子化に対応していない契約書が存在する
電子署名サービスを利用して各種契約を締結することができればとても便利ですが、残念ながら文書の電子化が認められていないものもあります。
そのため、電子署名サービスの導入を検討している場合は、会社で頻繁に取り扱っている文書の電子化が可能かを確認することをおすすめします。
もちろん、その文書だけを紙でやり取りする方法もありますが、契約数によっては電子署名サービスのコスパが悪く感じる可能性があるので注意しましょう。
契約書を受け取る相手の理解が必須
契約書を発行する会社側で電子署名サービスに対する理解が得られても、文書を渡す取引先が理解してくれなければ製品の利用頻度が少なくなってしまいます。
電子署名サービスの導入でメリットを感じられるのは、契約書を作成する会社だけはありません。受取る側も電子契約システムに慣れれば、業務効率のアップにつながる可能性があります。片方の会社だけでなく、両方が同じ電子サイン・タイムスタンプツールを利用すればより業務が捗ることも考えられるでしょう。
相手先の理解がなかなか得られない場合は、電子署名サービスを導入する理由や導入後に考えられる相手先のメリット・デメリットについてきちんと説明することが大切です。
会社や業務内容に合った電子署名ツールを選択する
契約書などの文書をインターネット上でやり取りできる電子署名ツールには、いくつかの種類があります。
電子署名ツールを初めて利用する場合は特に、サービスごとの違いがよく分からず、どれも同じに思えてしまうかもしれません。
しかし、電子署名ツールは製品ごとに機能やサポート、セキュリティ対策などに違いがあります。
そのため、いくつかの電子署名サービスの特徴を比較して、会社に一番合ったツールを探すことが大切です。
料金の安さだけで導入するツールを決めてしまうと、後悔する場合もあるので慎重に比較しましょう。
電子サイン・タイムスタンプで契約書を共有するやり方
電子署名サービスを利用して契約書などを作成するメリットや注意点について理解した上で、会社に電子署名を導入したい場合はどのような手順を踏めばいいのでしょうか。
契約する電子署名ツールによってやり方に少し違いが出ることもありますが、まずは会社で使用したい電子署名ツールを見つけましょう。
機能の豊富さや料金プラン、サポートの充実度などを元に選ぶのがおすすめです。
使用する電子署名ツールが見つかったら、契約内容を確認した上でパソコンなどのデバイスにインストールします。
あとは、電子署名をしたい契約書を作成してツールを利用して電子署名するだけです。必要事項を入力するだけで意外に簡単に電子署名できるツールが多いです。
電子署名ツールのおすすめはDocuSign
電子署名による契約書を作成するツールにはいくつかの種類がありますが、利用者の多さや信頼度の高さで選ぶならDocuSign（ドキュサイン）がおすすめです。
DocuSignはパソコンだけでなく、スマホ用のアプリも配信されているので、いつでもどこでも契約手続きを進められます。
また、契約の進捗の確認もツールからでき、工程が進むと自動でリマインダーが来る機能も利用できます。
契約書に使えるひな形も用意されており、日本語や英語はもちろん、43言語に対応しているので海外の会社との契約が多くても安心です。
30日間の無料トライアル期間も用意されているので、電子署名サービスに迷ったら株式会社DocuSignのツールを一度試してみることをおすすめします。
まとめ
今回は、電子署名を契約書に添付するメリットや導入時の注意点などを紹介しました。大切なポイントをまとめると次の通りです。
- 電子署名の契約書は大きく3種類に分けられる
- 電子署名による契約書を使えば収入印紙代などのコストを削減できる
- 電子署名に対応していない契約書もあるので注意
- 電子署名ツールで迷ったらDocuSignを利用するといい
電子署名を利用した契約書を使うと、メールなどのやり取りだけで作業がすみます。紙の契約書よりも時間や手間がかからないので、ぜひこの機会に電子署名ツールの導入を検討してみてください。
※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。
SymphonictとはNECネッツエスアイが提供する、「共創でお客様のビジネスに新たな価値を提供する」をコンセプトに先端技術やサービスを繋ぎ・束ねることでIT・デジタル変革技術やツール・システムを皆様にお届けするデジタルトランスフォーメーション(DX)サービス。→Symphonictに関してはこちら
※免責事項
本コンテンツは一般的な情報の提供を目的としており、法律的、税務的その他の具体的なアドバイスをするものではありません。個別具体的事案については、必ず弁護士、税理士等の専門家にご相談ください。
本コンテンツの情報は、その情報またはリンク先の情報の正確性、有効性、安全性、合目的性等を
補償したものではありません。
また、本コンテンツの記載内容は、予告なしに変更することがあります。
全世界No.1シェアの電子契約・署名ツールDocuSignの国内代理店
