働き方改革やペーパーレスを進めるという考え方が企業に浸透するにつれて電子契約・署名サービスのニーズが年々高まりを見せています。
2019年の電子契約・署名サービスの市場規模は52億円と言われており、矢野経済研究所の推計によると2016〜2022年のCAGR(年平均成長率)は25.4%と言われています。
そんな電子契約サービスにおいて世界で圧倒的なシェアを誇るのがDocuSign。
今回はまずは電子契約について、そして電子契約・署名サービスDocuSign(ドキュサイン)とはどういったサービスなのか、DocuSignはなぜ世界で圧倒的なシェアを誇ることができたのかについて詳しく解説していきます。
Contents
電子契約サービスとは
従来、契約書の有効性を証明するために日本や中国語圏では印鑑、世界ではサインが永らく用いられてきました。
紙の契約書に印鑑やサインがあることで、「この契約書がお互いの同意を持って作成されたこと」「この契約書は改ざん、複製が行われたものではない本物である」ことを証明できたわけです。
電子契約サービスとはPDFなどの電子データ上に電子署名とタイムスタンプを付与することで、従来の紙で作られていた契約書と同等の証拠力を残すことができる新しい契約締結の形です。
タイムスタンプの仕組みとは
ある時刻にその電子データが存在していたこと、そしてそのデータがそれ以降に改ざんなどがされていないことを証明する技術がタイムスタンプ。
タイムスタンプが記された時点での記載された情報とオリジナルのデータから得ることができる情報を比較することができるので、タイムスタンプが記された時刻から改ざんなどが行われていないことを確実に証明することができるのです。
電子契約の法的効力について
電子契約に馴染みがない方にとって、電子契約の法的効力が本当にあるのかどうか気になるところではないでしょうか。
しかし心配は無用です。2000年に「電子署名及び認証業務に関する法律」いわゆる「電子署名法」が制定され、2001年4月施行済みだからです。
第二条 この法律において「電子署名」とは、電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。）に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
一 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
二 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
２ この法律において「認証業務」とは、自らが行う電子署名についてその業務を利用する者（以下「利用者」という。）その他の者の求めに応じ、当該利用者が電子署名を行ったものであることを確認するために用いられる事項が当該利用者に係るものであることを証明する業務をいう。
３ この法律において「特定認証業務」とは、電子署名のうち、その方式に応じて本人だけが行うことができるものとして主務省令で定める基準に適合するものについて行われる認証業務をいう。
第三条 電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。参考:電子署名及び認証業務に関する法律
この電子署名法に準拠している、法的用件を満たすDocuSign(ドキュサイン)などの電子署名であれば、PDFなどデータファイルであっても法的な効力を持つことができます。
法的要件とは
- 契約者本人が署名したものであること
- 改ざんがないことを証明できること
この2点のうち契約者本人が署名したものであることを示す、従来のハンコやサインに当たるのが電子署名であり、改ざんがないことを証明するのがタイムスタンプであるということです。
電子契約サービス世界シェアNO.1のDocuSign(ドキュサイン)とは
電子契約・署名サービスDocuSign(ドキュサイン)はカリフォルニア州サンフランシスコに本社を置くアメリカの企業です(DocuSign Inc)。
電子契約・署名サービスにおいてDocuSignは圧倒的な市場シェアを誇り、国内外でDocuSignは661,000社以上に導入されているというデータがあります。
DocuSignが活用されているケースとはどのようなものがあるのかを挙げてみました。
- パートナー契約
- 販売契約
- 請求書処理
- NDA契約
- 発注書
- 内部コンプライアンスなど
特にアメリカでの不動産契約の約90%にDocuSignが使用されていると言われています。
幅広い一般形式文書に対応
幅広い一般形式文書に対応していることもDocuSignの優れた点として見逃せません。
他の電子契約・署名サービスが未対応の文書形式が多いのに対して、DocuSignはWord、Excel、PowerPoint、そしてPDFと現在世界で使われている一般形式文書に幅広く対応可能。
世界標準のプラットフォームなので高い信頼性を海外にアピール可能
DocuSignは海外でのシェアは約7割と電子契約サービスとして抜群の知名度を誇ります。
そのためにDocuSignは今や世界的な実績を誇るサービスインフラとも呼べる存在となっています。
海外との取引が多い、企業様には特に利用するメリットが大きいと言えるでしょう。
その他、製品サービスや特徴
上記で挙げたポイント以外にもDocuSignには電子契約・署名サービスとして優れた特徴があります。
| 使いやすさ、操作性 | わかりやすい画面構成、シンプルな操作が可能 |
|---|---|
| 電子署名について | 印影、手書きサインなどに対応 |
| 一括作成・送信 | 可能 |
| 受信者側の利用登録 | 不要 |
| データセンター | 海外（アメリカ、EU等） |
| 連携可能ツール | BOX/Salesforce/Slackなど350以上のインテグレーション |
| モバイルアプリ展開 | あり。手書きにも対応 |
| セキュリティ | 高い |
これらは他の電子契約・署名サービスと比べても非常に充実しています。
また不慣れな方であっても使い方が簡単であることやセキュリティ面での充実もDocuSignが評判を得ていることや実際に世界中の企業から選ばれている理由と言えるでしょう。
DocuSignを導入することによるメリットと情報まとめ
DocuSignなどの電子契約・署名サービスを導入することで多くのメリットがあります。
メリットで考えると、やはり大きいのは経費の削減とクラウド管理ができることではないでしょうか。
紙での契約とDocuSignでの契約。どれくらいコストが変わる?
従来の紙での契約ですと1件あたり平均3,800円かかるという計算が立てられます。
その内訳とは人件費、印紙費用、作業費用、売上げ機会損失です。
| 人件費 | 時給2,000円の人が8分間かけて契約書作成から管理まで行ったと想定→約300円 |
|---|---|
| 印紙費用 | 100万円以上、500万円以下の契約書にかかる印紙代→2,000円 |
| 作業費用 | 作業費用(紙、インク、郵送代など)→約500円 |
| 売上げ機会損失 | チャンスロスや紛失によるリスク想定額→1,000円 |
これらコストをDocuSign導入で大幅に削減が可能です。
テレワーク業務など働き方改革に役立つクラウド管理
これまでの紙での契約書だと複数の担当者がいた場合、「誰が」「いつ」「どこに」管理しているのかを見える化するのが難しいという問題がありました。
しかしDocuSignを導入することで電子化し、クラウド(Web上のデータ置き場)に保存することができれば管理がしやすく、紛失などのリスクを軽減可。
バックアップをとっておけば、万が一データを紛失しても復元できます。
※この際に元データからデータ改ざんがないかをタイムスタンプで確認できるのです。
さらにクラウド上にデータを保存することで、PCやスマホ、タブレットなどがあればインターネットを通じてログインし、データをアップロード、ダウンロードできるので紙の契約書のように郵送でいちいちやりとりをする必要がありません。
DocuSignの気になるコストとは
電子契約・署名サービスのDocuSignを導入したい場合、やはり気になるのは価格やコストのこと。
DocuSignは取り扱う契約文書をまとめたエンベロープ（封筒のようなもの）の数や、ご利用になりたい機能によってプランが異なりますので、まずはお気軽にお問い合わせください。
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