電子契約の仕組みとは?電子署名・タイムスタンプの役割と法的効力

気になる電子契約の仕組みとは?本当に紙の書類と同じように使える?

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近年、電子署名によってオンライン上で契約締結を行う「電子契約」の導入が進んでいます。

しかし一方で「電子契約の仕組みがよく分からない」「電子契約を導入するメリットは?」など、導入に対して様々な不安・疑問を感じている方も少なくありません。

そこでこの記事では、電子契約サービスの導入を検討している企業様に向け、電子契約の基本的な仕組みとメリット、また法的効力の有無について解説していきます。

国内外で広く利用されている電子契約サービス「DocuSign」の仕組みや特徴もまとめているので、サービス選びでお悩みの方はこちらも参考にしてみてください。

電子契約とは?基本的な仕組みを解説

電子契約とは、従来行われてきた紙の契約書の作成および印鑑の押印に代わり、オンライン上で契約内容の確認・署名捺印を行えるようにした仕組みのことです。

まずは、電子契約の詳しい仕組みと出井、法的効力の有無について詳しく見ていきましょう。

書面契約との比較

何らかの契約を結ぶ際、これまでは契約内容をまとめた書面を印刷し、そこに印鑑を押したり手書きの署名を残したりすることで合意の証明を行うのが一般的でした。

しかし新型コロナウイルスの流行に伴いテレワークが普及すると、契約書の印刷や署名捺印のための出社が必要となることに対し、多くの企業が“無駄”だと感じるようになったのです。

また政府がペーパーレスや脱ハンコを推進していることもあり、この機会に契約業務のオンライン化を進めようとする動きが広がっています。

従来の書面契約と、現在導入が進んでいる電子契約の仕組み・特徴の比較は以下の通りです。

紙の契約書 電子契約
契約の形式 紙面 電子データ・PDF
押印 印鑑・印影 電子署名
本人性の担保 印鑑証明書 電子証明書
改ざん防止 割印 デジタル署名
契約書の送付 郵送または持参 電子メールまたはシステム経由
契約書の保管 実物管理 データ管理(サーバー)
収入印紙 必要(200円~) 不要

電子署名とタイムスタンプの役割

様々な契約書の電子化が進む現在ですが、電子化された文書の真正性を証明するには、各文書に対して定められている要件を満たす必要があります。

細かい要件は契約書の種類によって異なりますが、全てに共通する前提条件としてクリアしなければならないのが、経済産業省が定める以下の4つの技術要件です。(書類によって要否の判定は異なります)

見読性 電子化した文書をディスプレイに表示したり、プリンターで主力したりでき、かつ内容が明瞭に確認できる状態で管理すること。
完全性 電子化された文書の改ざんや紛失のリスクを防止するための措置をとること。また改ざんや紛失が発生した場合に、内容や状況が分かる状態であること。
機密性 電子化された文書へのアクセスを制限できる状態であること。(ID・パスワードの発行や閲覧履歴の追跡機能など)
検索性 電子化された文書を必要に応じて引き出せるよう体系的に保管すること。

上記の内、「完全性」を証明するために必要とされる要素は次の3つです。

  • 誰が……契約の当事者が内容を確認・合意していることの証明(本人証明)
  • 何を……契約書が改ざんされていないことの証明(非改ざん証明)
  • いつ……タイムスタンプが押された日時には契約書が存在していたことを証明する(存在証明)

そしてこの3つを満たすために用いられるのが「電子署名」と「タイムスタンプ」になります。

電子署名とは指定認定局が発行する電子証明書の付与および署名を行う仕組みのことで、「誰が」「何を」の証明に有効です。

またタイムスタンプは時刻認証局によって日時を付与する仕組みのことで、「いつ」の証明を行います。

従来の書面契約に置き換えると、電子署名は「実印」、タイムスタンプは「消印」の役割を持っていると言えるでしょう。

当事者型署名と立会人型署名の違い

電子契約には「当事者型署名」と「立会人型署名」という2種類の署名方式があります。

それぞれの特徴とメリット・デメリットは以下の通りです。

当事者型署名

当事者型署名とは、第三者である指定認定局から電子証明書の付与を受けたうえで、契約の当事者が署名を行う電子契約の仕組みです。

電子証明書は従来の印鑑証明書に相当するもので、本人証明の証拠として高い能力を持ちます。

またなりすましや改ざんのリスクも低いため、これまで実印を用いて行ってきた契約の電子化に適しています。

一方で、当事者型署名の場合は基本的には相手方も該当する電子契約サービスを利用・アカウント登録しなければならないというデメリットも。

サービス契約やアカウント登録といった負担をかけることになるため、事前にしっかりと説明して理解・協力を得る必要があります。

立会人型署名

立会人型署名とは、電子契約サービスおよびサービスの事業者を介して署名を行う電子契約の仕組みです。

電子署名の代わりにID・パスワード・メールアドレスなどの情報で本人を証明する仕組みが用いられており、電子証明書を使用しないのが特徴です。

またサービスへの加入が求められるのは契約書の発行側のみなとなっているため、相手方にサービス登録や費用の負担をかけなくて済む点もメリットと言えます。

一方で、電子証明書を使用しないことから、裁判の際の証拠としては少し弱いというデメリットも。

法的効力については当事者型署名も立会人型署名も同等ですが、重要度の高い契約を結ぶ場合に備えて、両方の署名方式を使い分けられるサービスを選ぶのがおすすめです。

電子契約に法的効力はある?

電子契約に切り替える際、「印鑑がないと契約を成立できないのでは?」と疑問を持つ方も多いですが、実は印鑑の押印というのは日本独自の商習慣であり、法的に義務付けられているものではありません。

実際に、経済産業省のWebサイトでは以下のように記載されています。

Q.契約書に押印をしなくても、法律違反にならないか。
・私法上、契約は当事者の意思の合致により、成立するものであり、書面の作成及びその書面への押印は、特段の定めがある場合を除き、必要な要件とはされていない。
・特段の定めがある場合を除き、契約に当たり、押印をしなくても、契約の効力に影響は生じない。
引用元:https://www.meti.go.jp/covid-19/ouin_qa.html

つまり、お互いの合意さえあれば、例えば口約束であっても契約は成立するということ。

とは言え、合意を証明するものが何もないと“言った言わない”のトラブルに発展しやすくなるため、記録を残す仕組みの1つとして印鑑が用いられてきたわけです。

このことから、書面契約であっても電子契約であっても、法律上の取り扱いは特に変わらないと言えるでしょう。

「印鑑や署名があるかどうか」ではなく「本人の同意のもとで契約が行われたかどうか」を証明できる仕組みを用いることが重要なのです。

電子契約サービスを導入するメリット

電子契約の仕組みを導入することで、自社・相手方ともに以下の3つのメリットを得られます。

業務効率化

従来の書面契約の場合、契約書原本の印刷・製本・署名捺印・郵送といった一連の業務が発生します。

また相手方でも契約書の確認・署名捺印が必要となるため、原本の返送を受けて契約締結となるまでに2週間~3週間程度かかるケースも珍しくありませんでした。

また過去の契約内容を確認する際は、キャビネットや倉庫に保管されている書類の中から該当書類を探し出さなければならないなど、管理面でも負担の大きい業務であったと言えます。

一方、電子契約の場合はパソコンやスマホなどから簡単に契約書の送付を行えるのが特徴です。

署名捺印もオンライン上で完結するため、早ければ数分程度で契約業務を終えることができます。

また電子契約なら、過去の契約書類も日付や名前から簡単に検索できるので、業務の効率化・時間短縮といったメリットを期待できるでしょう。

コスト削減

電子契約の仕組みを導入すれば、書面契約で欠かすことのできなかった印刷コスト(プリンター設備・用紙・インク)や郵送のコスト(封筒・切手)を丸ごとカットできる点もメリットです。

また契約書の準備・郵送に割いていた人件費や、書類を保管するためのスペース・設備などにかかるコストも削減効果を見込めます。

そしてもう一点、電子契約の仕組みを導入することで不要となる費用が「収入印紙代」です。

収入印紙は印紙税法で定められている「課税文書」に対してかかる税金で、契約書の金額によっては数十万円の印紙税を支払わなければならないケースもあります。

ただし印紙税が発生するのは「書面によって作成された契約書」のみであり、電子文書はその対象になりません。

不動産や運送系の企業では高額な契約を扱うことも多いため、電子契約の仕組みによって印紙税が不要になることのメリットは大きいと言えるでしょう。

コンプライアンス強化

電子契約の仕組みはコンプライアンスの強化という点でもメリットがあります。

一見すると書面契約の方がなりすまし・改ざんのリスクが低いようにも見えますが、実際は操作ログやアクセスログを全て記録できる電子契約の方がセキュリティ面で優れていると言えます。

また万が一不正が行われた場合でも、電子契約であれば速やかに犯人の特定を行うことが可能です。

更に、地震や火災などの自然災害が発生した場合、紙の契約書は紛失・破損してしまうリスクがあります。

しかし電子契約の場合はクラウド上に契約書のデータを保管しているため、別の場所からすぐにデータの復元ができるなど、BCP対策の面でも有効な仕組みだと言えるでしょう。

世界トップシェア!DocuSign(ドキュサイン)の仕組み

電子契約サービスには様々な種類がありますが、ここでは世界180ヶ国で利用されている世界トップシェアの電子契約サービス「DocuSign」の仕組みをご紹介します。

DocuSignはアメリカ企業の「DocuSign Inc.」が運営する電子契約サービスで、立会人型署名の仕組みが採用されています。

DocuSignの特徴

DocuSignの主な特徴は以下の通りです。

  • Word・Excel・PowerPoint・PDFなどの幅広い形式に対応している
  • 44言語に対応しており、グローバルで活躍する企業に適している
  • 350種類以上の既存システムとのAPI連携が可能なため、会社への導入がスムーズ
  • SMS通知などのモバイル向け機能も充実している

また日本版のDocuSignにおいては、印影のアップロードや新規作成ができる「DocuSign Stamps(eHanko)」機能が搭載されています。

書面契約のときと同じ感覚で電子契約を結べるため、「なんとなく印鑑を押さないと不安」という心理的コストの低減にも役立つでしょう。

DocuSignを使った電子契約の仕組み

DocuSignによって電子契約を行うときの基本的な流れは以下の通りです。

  1. ドキュメントのアップロード
  2. ワークフローの設定(署名を依頼する人・順序など)
  3. 署名欄や日付欄などのフィールドを文書内に配置して送信
  4. 受信者はメールのリンクから契約書へアクセスし、必要箇所を入力
  5. 署名後は「終了」を選択し、送信者へデータを戻す

DocuSignでは、データのステータスや自動リマインダーの送信、またレポートの作成などを行うことができます。

文書が署名プロセスのどの段階にあるのかを常に確認できるため、抜け・漏れなどのミス防止にも有効です。

まとめ

  • 電子契約とは、オンライン上で契約書の確認・署名捺印を行えるようにした仕組みのこと
  • 電子契約書へ電子署名やタイムスタンプを付与することで、契約への合意を証明する証拠として利用できる
  • 電子契約の仕組みには、業務効率化やコスト削減、コンプライアンス強化といったメリットがある

NECネッツエスアイでは、DocuSignに関する詳しい仕組み・使い方や実際の導入サポートなどを実施しています。

プランや導入費用については個別にご案内しているので、まずは問い合わせフォームよりお気軽にご連絡ください。

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