Microsoft 365 Business Basicプランには、OutlookとExchange Onlineの利用権限が含まれており、別途メールサーバー等を契約することなくビジネスメールの環境を構築できます。

この記事では、OutlookおよびExchange Onlineの特徴と、Microsoft 365 Business Basicプランでメールアドレスを利用できるようにするためのセットアップ方法を解説します。

メールアドレスの変更手順等もまとめているので、Microsoft 365のメールサービスの活用をお考えの方はぜひ参考にしてみてください。

メールサービスの利用に必要なアプリケーション

Microsoft 365には様々なプランが用意されており、契約するプランによって利用できるサービスが異なります。

Microsoft 365の契約のみでメールサービスを利用できるようにするには、Business Basicプランのように「Outlook」と「Exchange Online」の利用権限が含まれたプランの契約が必要です。

まずは、OutlookおよびExchange Onlineの特徴と違いについて詳しく見ていきましょう。

Outlookとは

Outlookはマイクロソフトが提供するメールクライアントのことです。

メールへのファイルの添付漏れを通知する機能や重要メッセージの見逃し防止機能、メンションによる強調表示機能等が備わっており、メール業務の時間短縮・負担軽減に貢献できるのが特長です。

またOfficeアプリやTeamsとの連携に対応しているため、ファイル管理の一元化にも役立ちます。

ただし、Outlookはメールの送受信を行うためのアプリであり、メールサーバーの機能は搭載されていないという点に注意が必要です。

そのためOutlookでメールサービスを利用できるようにするには、別途メールサーバーやプロバイダーを契約してメールアドレスを取得する必要があります。

Exchange Onlineとは

Exchange Onlineは、法人向けに提供されているクラウド型のメールサーバーです。

スケジュール管理やセキュリティ対策等の機能が搭載されている他、Microsoft 365 Business Basicプランの場合は50BGという大容量のメールボックスも利用することができます。

また添付ファイルも最大150MBまで対応していることから、高画質の画像ファイルやPowerPointのスライドショー等も問題なく送受信できるのが特長です。

Outlookとの連携性にも優れており、テレワークでの利用やマルチデバイスへの導入に適したサービスとなっています。

Microsoft 365 Business Basicでのメールアドレスのセットアップ方法

Microsoft 365 Business Basicの契約後は、従業員をライセンスユーザーとして登録し、Outlookの利用に必要なメールアドレスを付与するという操作を行います。

続いて、Microsoft 365 Business Basicにユーザーを追加する方法とメールアドレスのセットアップ手順について詳しく見ていきましょう。

【管理者向け】ユーザーの追加とライセンスの割り当て

1人のユーザーを追加する場合

ユーザー登録とメールアドレスの付与を1人ずつ行う場合の操作手順は以下の通りです。

1. 管理センター（admin.microsoft.com）にアクセス
2. メールアドレスを入力して「サインイン」をクリック
3. パスワードを入力して「サインイン」をクリック
4. 画面左側のメニューにある「ユーザー」欄の「アクティブなユーザー」をクリック
5. 「ユーザーの追加」をクリック
6. 追加するユーザーの情報（姓名・表示名・ユーザー名・パスワード設定）を入力して「次へ」をクリック
7. 追加するユーザーに割り当てる製品ライセンスを選択して「次へ」をクリック
8. 追加するユーザーの役割（権限）を設定して「次へ」をクリック（※デフォルトでは「ユーザー権限」
9. 内容を確認して「追加の完了」をクリック

複数のユーザーを追加する場合

複数のユーザー登録とメールアドレスの付与を同時に行う場合は、追加情報をまとめたCSVファイルを作成し、以下の操作でアップロードを行いましょう。

1. 管理センター（admin.microsoft.com）にアクセス
2. メールアドレスを入力して「サインイン」をクリック
3. パスワードを入力して「サインイン」をクリック
4. 画面左側のメニューにある「ユーザー」欄の「アクティブなユーザー」をクリック
5. 「複数ユーザーの追加」をクリック
6. 「ユーザー情報を含むCSVをアップロードする」をクリック
7. 「参照」をクリック
8. 該当のCSVファイルを選択して「開く」をクリック
9. 「次へ」をクリック
10. 追加するユーザーに割り当てる製品ライセンスを選択して「次へ」をクリック
11. 内容を確認して「ユーザーの追加」をクリック

【ユーザー向け】Outlookにサインインする

Outlookにはデスクトップアプリ版とWeb版がありますが、Microsoft 365 Business Basicプランにはデスクトップアプリ版の利用権限が含まれていないため、通常はWeb版からアクセスすることになります。

管理者からメールアドレスを付与された場合は、以下の手順でWeb版Outlookのセットアップを行いましょう。

1. WebブラウザでOutlook（https://outlook.live.com/owa/）にアクセス
2. 「サインイン」をクリック
3. メールアドレスを入力して「次へ」をクリック
4. パスワードを入力して「サインイン」をクリック
5. 「サインインの状態を維持しますか？」と表示されたら「はい」または「いいえ」を選択

「はい」を選択した場合はWebブラウザにサインインの情報が保持されるため、次回以降サインインの手順を省略してメールボックスにアクセスできるようになります。（※共用パソコンの場合は「いいえ」を選びましょう。）

Microsoft 365 Business Basicのメールアドレスを変更したい場合は？

例えば結婚によって苗字が変わった場合等、Microsoft 365 Business Basicのメールアドレスを取得した後でユーザー名の変更が生じるケースがあります。

メールアドレス・表示名・ユーザー名を変更できるのは管理者権限を持つユーザーに限られるため、ライセンスユーザーの場合はMicrosoft 365 Business Basicの管理者に変更の希望を伝えるようにしましょう。

また管理者は、以下の手順でMicrosoft 365 Business Basicのライセンスユーザーのメールアドレス・表示名・ユーザー名を変更することができます。

メールアドレスの変更方法

1. Microsoft 365管理センター（https://login.microsoftonline.com/）にアクセス
2. 「ユーザー」をクリック
3. 「アクティブなユーザー」をクリック
4. メールアドレスの変更を行うユーザーを選択
5. 「アカウント」タブの「ユーザー名とメールアドレスの管理」をクリック
6. 「エイリアス」欄にユーザー名を入力し、ドメインを選択して「追加」をクリック
7. 追加したメールアドレスの「…」をクリックして「プライマリとして設定する」を選択
8. 「変更の保存」をクリック

Microsoft 365 Business Basicでは、メールアドレスを変更するとユーザーのメールボックスが自動で引き継がれる仕組みとなっているため、過去のメールデータを移行する等の操作は必要ありません。

なお新しいメールアドレスをMicrosoft 365 Business Basicのプライマリに設定すると、古いメールアドレスはセカンダリとして保持されます。

古いメールアドレスをセカンダリに記録しておけば、メールアドレスの変更が伝わっていない相手からのメールも引き続き受信することができるので、特に理由がない場合はそのまま残すようにしましょう。

表示名の変更方法

アドレス帳やTeamsに表示される表示名を変更する手順は以下の通りです。

1. Microsoft 365管理センター（https://login.microsoftonline.com/）にアクセス
2. 「ユーザー」をクリック
3. 「アクティブなユーザー」をクリック
4. 表示名の変更を行うユーザーを選択
5. 「アカウント」タブの「連絡先情報の管理」をクリック
6. 姓・名・表示名を編集して「変更の保存」をクリック

ユーザー名の変更方法

サインインに使用するユーザー名を変更する手順は以下の通りです。

1. Microsoft 365管理センター（https://login.microsoftonline.com/）にアクセス
2. 「ユーザー」をクリック
3. 「アクティブなユーザー」をクリック
4. 表示名の変更を行うユーザーを選択
5. 「アカウント」タブの「ユーザー名の管理」をクリック
6. ユーザー名とドメインを編集して「変更の保存」をクリック

記事まとめ

• OutlookとExchange Onlineが含まれるプランであれば、Microsoft 365の契約のみでメールサービスを利用できる
• 管理者画面にてユーザーの追加を行うことで、ユーザーにMicrosoft 365 Business Basicのメールアドレスを付与することができる
• メールアドレスの付与後にユーザー名等の変更が生じた場合は、管理者に申請して対応してもらう必要がある

OutlookとExchange Onlineの利用権限を含むMicrosoft 365 Business Basicプランであれば、新入社員へのメールアドレスの付与やセットアップを簡単に行うことができます。

NECネッツエスアイではBusiness BasicをはじめとするMicrosoft 365の各種ライセンスを販売しているので、導入をお考えの企業様はぜひ一度ご相談ください。

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