Microsoft 365には、クラウドストレージ「OneDrive」やコラボレーションツール「Teams」など、チーム作業を支援するツールが充実しています。

プロジェクトメンバー間のコミュニケーションや共同作業にMicrosoft 365を活用している方も多いのではないでしょうか。

複数のメンバーで進める中長期的なプロジェクトのタスクをメンバー間で共有している場合、全体の進捗管理に便利なツールが「ガントチャート」です。

この記事ではｍMicrosoft 365でチームタスクを管理している場合に、ガントチャートを作成するには方法を紹介します。

ガントチャートとは

ガントチャート（Gantt chart）とは、プロジェクトの工程管理・スケジュール管理に用いられる管理表です。

一般的なガントチャートのフォームでは、縦軸に担当者名・タスク名・期日などが並び、横軸に日付が入っていて、タスクの期間をバーの長さで示します。

表＋グラフの形で表すことにより、

• 全体の進捗を可視化する
• タスクの依存関係を明らかにする
• メンバー間で情報を共有する
• プロジェクトのスケジュールを管理する

といったことが可能になるのです。

ガントチャートは、関連性のある複数のタスクを俯瞰的に見なければならないケースで効力を発揮します。

タスクが1つだけの場合や、個々のタスクが独立していて関連性がない場合にはガントチャートにしてもあまり意味がありません。

ガントチャートが必要になるのは中長期的なプロジェクトであるため、ガントチャートの作成機能はプロジェクト管理ツールに搭載されていることが多いです。

ガントチャートはチームワーク向けの管理方法

プロジェクト管理ツールには、タスクをカードで表示する「カンバン形式」や一覧表にする「リスト形式」などの表示形式もあります。

これらは、独立したタスクの管理には向いていますが、タスク同士の関係性が見えにくいのが難点です。

例えば、

「タスクAが終わったらタスクBが作業可能になる」

「タスクAとタスクCが終わった3日後に、タスクDがスタートする」

など、他のタスクの進捗を確認しながら進めなければならない場合には、ガントチャートが役立ちます。

ガントチャートでは全体のスケジュールとメンバー全員の進捗を同時に確認できるので、システム開発や生産管理の現場で用いられています。

Microsoft 365のタスク管理ツールでガントチャート作成できる？

Microsoft 365を使用している企業では、プランで利用できる「ToDo」「Planner」といったツールを使用してタスク管理を行っている方も多いかと思います。

実は、タスクをガントチャート化したい場合、これらのツールだけでガントチャートを作成することはできません。

「ToDo」「Planner」は、タスク管理用のツールで、プロジェクト管理に特化したものではないからです。

「ToDo」「Planner」の用途と、タスク管理方法を見てみましょう。

Microsoft ToDo

「ToDo」は、Microsoftが提供する無料のタスク管理ツールで、アカウントがあれば誰でも利用できます。

個人タスク管理向けのツールであり、そもそもチームでのタスク共有ができません。

表示形式もリスト表示のみで、シンプルな操作でToDoリストを作成できるのが特徴のツールです。

複雑なプロジェクトや長期にわたるタスクの管理は想定していないため、ガントチャート機能はありません。

Planner

Microsoft 365の法人向けプランで利用できる「Planner」は、チームタスク管理向けのツールです。

Plannerのタスクはメンバー間で共有され、複数のメンバーをアサインすることもできます。

タスクの表示形式は「リスト」「ボード」「グラフ」「スケジュール」が用意されていますが、Plannerもあくまでタスク管理がメインのツールで、ガントチャートには対応していません。

タスクをわかりやすく可視化する方法としては「グラフ」があり、進捗や優先度、担当者別のタスク量を視覚的に確認することは可能です。

Microsoft 365でガントチャートを作成する方法・代替機能

ガントチャートを作成したい場合はプロジェクト管理ツールを使えば対応していることが多いのですが、現在Microsoft 365のツールでタスク管理を行っているなら、似たようなツールを複数導入するのはできれば避けたいものですね。

Microsoft 365のサービスを使用し、追加料金なしでガントチャートを利用する方法を考えてみましょう。

Excelのテンプレート

ガントチャートは表とグラフを組み合わせているので、作成する場合は表計算ツールであるExcelが便利です。

もちろん自分で一から作成することもできますが、Microsoft のテンプレートサイト（https://templates.office.com/）からダウンロードすれば、すぐに使えるデザイン性の高いテンプレートが手に入ります。

以下はプロジェクト管理に使えるテンプレートの一例です。

• シンプルガントチャート
• 日付管理ガントチャート
• 複数月のガントチャート
• アジャイルガントチャート

タスクを記入し、開始日や終了日を入力するだけでガントチャートのグラフが自動的に更新されるので手間はかかりません。

カスタマイズで思い通りのガントチャートを作成できるのもExcelの利点です。

ただし、タスクと連動していないので、タスク管理ツール上で変更があった場合にはExcelに転記しなければなりません。

メンバーそれぞれの更新内容がリアルタイムに反映するわけではないため、情報の集約には少々手間がかかります。

Plannerの「スケジュール」

Microsoft 365のタスク管理ツール「Planner」にはガントチャート作成機能はありませんが、表示形式を「スケジュール」にすることでカレンダー上にタスクを表示させることができます。

Teams上に追加したPlannerアプリからも使えるので、アプリを切り替えずに全体のスケジュール感を確認したい時に便利です。

1. Plannerでプランを選択します。
2. 「スケジュール」を選択するとカレンダーが表示されます。
3. 「週」「月」タブで表示期間を切り替えます。
4. 「+〇more」をクリックすると、その日進行しているタスクを一覧表示できます。タスク名をクリックすると詳細画面に飛びます。

厳密にはガントチャートとは異なりますが、プロジェクトタスクのスケジュールや期間を見たい時には、カレンダー表示で代用することができるでしょう。

Microsoft 365と連携できるプロジェクト管理アプリ

ガントチャートで本格的に工程管理を行うなら、やはりプロジェクト管理ツールが必要になります。

Microsoft 365のサービスとの連携に優れ、ガントチャートにも対応するアプリには、どのようなものがあるのでしょうか。

Microsoft Project　

「Microsoft Project」はマイクロソフトが提供するプロジェクト管理ツールです。

Microsoft 365のプランには含まれていないため別料金にはなりますが、Microsoft 365のアプリ（Microsoft Teams、OneDrive for Business、SharePoint Online）との連携性は抜群です。

Microsoft 365と相性の良いクラウド版のプランと機能は下表の通りです。

料金プランは3種類。ガントチャート（タイムライン）は全てのプランで対応しています。

一般的な管理表・工程表の作成用途であれば、最も安いPlan 1で十分カバーできるでしょう。

デスクトップアプリの提供はPlan 3以上となっています。

サードパーティ製のアプリと連携させる

Teamsと連携させられるのは、マイクロソフト製のアプリだけではありません。

サードパーティ製アプリも含めたさまざまなアプリとの連携が可能ですので、プロジェクト管理やタスク管理に別のツールを使っている場合でも、Teams上に追加すれば情報を分散させず一カ所で管理できます。

既にお使いのアプリやこれから使ってみたいアプリがある場合は、Teamsとの連携が可能か調べてみましょう。

アプリをTeamsへ追加する手順は、

1. Teams左側のメニューから「アプリ」を選択する
2. アプリ名を入力して検索する
3. 該当のアプリを選択し、「追加」をクリックする

以下は、ガントチャート対応のプロジェクト管理アプリで、Teamsに追加できるものの一例です。

• Asana
• Backlog
• Wrike

※有料ツールは別途料金が必要です。

Microsoft 365の導入をご検討中のかたへ

「Microsoft 365」とは、OfficeアプリをはじめとするMicrosoftのサービスをサブスク契約で提供するソリューションです。

企業様へ、業務効率化にはMicrosoft 365の導入をおすすめしています。

Mictosoft 365の契約メリットは以下の通り。

• クラウドストレージやコミュニケーションツールがセットになってお得
• 最新バージョンのOfficeを利用できる
• 使いたい期間だけ利用できる
• 複数のデバイスにインストールできる
• ライセンス管理がしやすい

Microsoft 365の導入をご検討中の方は、ぜひ一度、NECネッツエスアイにご相談ください。

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記事まとめ

• 「ガントチャート」とは、プロジェクト全体の進捗やタスク同士の依存関係を可視化する図表のこと
• ガントチャートは「Microsoft ToDo」「Planner」では作成できない
• ガントチャートの作成にはプロジェクト管理ツールが必要
• マイクロソフト製のプロジェクト管理ツール「Microsoft Project」はTeams、OneDrive、SharePoint Onlineと連携できる
• サードバーティ製のプロジェクト管理ツールをTeamsに追加することも可能

Teamsを介してアプリを連携させれば、Microsoft 365アプリと外部のアプリを連携させる使い方も可能となります。

Microsoft 365にはない機能をTeamsのアプリ連携で補える拡張性の高さも、Microsoft 365のメリットのひとつと言えるでしょう。

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