営業電話でよく聞かれる「担当者様のお名前を教えていただけますでしょうか」という質問に、どう答えたらいいか迷ったことはないでしょうか。
教えてはいけないと言われているけれど、相手も簡単には引き下がりません。
このような場合に、相手に失礼にならないようにうまく対応する方法はあるのでしょうか。
本記事では、仕事で電話に対応している方に向けて、営業電話で担当者の名前を聞かれたらどう回答すべきかを解説します。
Contents
営業電話で担当者の名前を聞かれたら教えるべきではない理由
テレアポは、取引のない業者がリストの情報を見てかけてくるケースがほとんどです。
「○○のご担当者様はいらっしゃいますか？」と聞いてくるのは、相手は担当者との面識もなく、こちらの社内の情報も全く持っていないからです。
このため、営業電話ではあの手この手でこちらの情報を引き出そうとしてきます。
- 「担当者様のお名前を教えていただけますでしょうか？」
- 「担当部署はどちらになりますか？」
- 「直通の電話番号はございますでしょうか？」
このような質問に答えてしまうと次回は名指しで電話をかけてくるため、担当者に負担をかけてしまいます。
営業電話で担当者の名前を聞かれたら、本人の許可なく情報を教えないようにしましょう。
担当者の名前を聞かれたらどう対応すべきか
実際に営業電話で名前を聞かれたら、どのように答えるべきでしょうか。
しつこく担当者の名前を聞かれる場合でも、闇雲に対応するのではなく、ビジネスマナーを踏まえた対応をすることが重要です。
ここでは、ビジネスマナーに則った営業電話の対応方法を紹介します。
スパッと断る
営業電話の応対は長引かせないのが鉄則。
曖昧に断っていると相手も食い下がってきますので、名前を聞かれたらすぐに断るのが最善です。
- 「担当者の名前はこちらからはお伝えできないことになっております」
- 「〇〇担当とおっしゃっていただければ、お取り次ぎいたします」
教えられないということがはっきり分かるように断りましょう。
理由は言わなくても問題ありません。
必要なときにこちらから折り返すと伝える
営業電話の断り方に、用件を聞いた上で「必要になりましたらこちらから連絡いたします」と言って、再度のテレアポを封じる方法があります。
名前を聞かれたことに対する回答にはなっていませんが、「そちらからの連絡は不要です」と暗に伝えており「名前を教えるつもりはない」という意思表示にもなっています。
名前を聞かれた場合のNG回答
担当者の名前を聞かれた場合に、やってはいけないNG回答例を紹介します。
嘘の名前を教える
教えてはいけないと言われているけれど「しつこく名前を聞かれたら断りきれない」という場合もあるでしょう。
このように、相手が引き下がらないといった場合でも、嘘の名前をでっち上げてはいけません。
次回、その名前あてに電話がかかってくれば、そんな名前の社員は存在しないということがバレてしまい、会社としての信用を落としてしまいます。
離席や不在にする
一時的な不在を口実にすると、戻り時間や対応可能日を質問されたり、日を改めて再度かかってきたりと、対応を長引かせてしまいます。
取り次がないつもりであれば、「営業のお電話はお断りするよう申しつかっております」など、最初からはっきりと断っておきましょう。
営業電話に対応したくない！おすすめのサービス
営業電話の相手はトークのプロですので、何としても目的を達しようとあれこれ手を打ってきます。
言い負かされそうになったり、なかなか電話を切れなかったりして従業員がストレスを抱えるようであれば、サービスを導入して営業電話に直接対応しなくて済むように工夫しましょう。
IVR（電話自動応答）
IVRとは、音声ガイダンスに従い番号を選ぶことで電話を振り分けるシステムです。
無人対応できる部分を自動化し、オペレーターへの接続を効率化させるシステムですが、しつこい営業電話や迷惑電話をブロックする効果もあります。
コールセンターに電話して「新規申込は1を、契約更新は2を、その他のお問い合わせは3を……」といったガイダンスを聞いていると、長いなと感じることはないでしょうか。
ガイダンスをすべて聞いて担当者につながるところまで行くにはかなり時間がかかってしまうため、効率重視の営業電話のアポインターは諦めて次の候補への架電に移るでしょう。
電話代行サービス
電話代行サービスは、会社への着信を代行業者の事務所に転送し、代理で対応業務を行うサービスです。
会社では電話に出る必要がなくなるため、営業電話に直接対応せずに済みます。
代行業者で受けた電話の内容を報告してくれますので、必要な電話にだけ折り返せばよく、営業電話や迷惑電話には一切対応する必要がなくなります。
営業電話をブロックできる転送サービス「Canario（カナリオ）」
営業電話や迷惑電話のブロックには自動音声が有効です。
けれども、自動音声で長々と選択肢を聞かされるのが辛いのはクライアントも同じですね。
会社や部署の代表電話に長いIVRのガイダンスを設定してしまうと、クライアントにも不便なものとなってしまいます。
NECネッツエスアイが提供する電話対応サービス「Canario（カナリオ）」は、電話の一時応答を自動化するサービスです。
個人名を指定しない電話には伝言案内をするため、担当者が不明の営業電話や迷惑電話をシャットアウトすることができます。
相手の発話で担当者名を音声認識して、担当者の携帯に電話を転送するので、名指しされた担当者への取り次ぎはスムーズ。
不要な電話をブロックしつつ、企業とクライアントとの連携を強化してくれます。
他にも、Canario（カナリオ）には電話環境をストレスフリーにする下記のような機能を搭載しています。
| 自動対応 | 個人名を指定しない営業電話には、自動で伝言を案内 |
| 伝言テキスト化 | 電話に出られなかった場合は、伝言を自動テキスト化してお知らせ |
| 一斉着信 | 担当者が分からないけど取り次ぎが必要な電話の場合は、組織・チーム・グループ単位で一斉に呼び出し |
| 名前取次 | 担当者の名前を自動認識し、担当者へ自動転送 |
| 営業時間設定 | 営業時間を設定し、 営業時間以外は電話番を自動で代行 |
| 秘匿発信 | 電話を折り返しするときには会社の番号で相手に通知することが可能 |
記事まとめ
営業電話で名前を聞かれたらどうすべきか、対処法を紹介しました。
- 会社への営業電話で担当者の名前を聞かれたら、教えられないとはっきり断る
- 嘘や居留守はNG
- 自動応答やアウトソーシングで営業電話をブロックできる
営業電話で名前を聞かれたら回答しないのが鉄則ですが、断るのが苦手な場合は電話対応を外注したり、自動化したりして直接対応をなくしてしまいましょう。
営業電話の対応以外にも、オフィス電話に関する負担やストレスは多く存在します。
NECネッツエスアイのNECネッツエスアイ「Canario（カナリオ）」なら、それらの悩みをワンサービスで解決できますので、会社の電話環境を見直しされる場合は是非ご検討ください。
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