本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
体調不良で休みの担当者に電話がかかってきた場合、相手にどこまで事情を話していいのか迷いますね。
担当者と連絡を取ることができない状態でも、相手に不利益を与えることなく業務を進めるには、どのような工夫が必要でしょうか。
この記事では、
- 担当者が体調不良で休みの場合の電話対応方法
- 休みの理由が体調不良のときのマナー
- 自分が体調不良で休む場合の適切な連絡方法
を紹介します。
Contents
体調不良で休みの担当者あての電話対応手順・ポイント
体調不良で休みを取っている担当者あてに電話がかかってきた場合の対応手順を見てみましょう。
- 相手「営業部の佐藤様はいらっしゃいますでしょうか」
- 対応者「申し訳ございません。佐藤は本日、休みを取っております」
- 相手「次はいつ出社されますか」
- 対応者「明日は出社の予定でございます。いかがいたしましょうか」
- 相手「では、メールをお送りいたしますので、出社されましたらご確認いただくようお伝えいただけますでしょうか」
- 対応者「かしこまりました。佐藤に申し伝えます」
ここでのポイントを確認していきます。
1.休みで電話を取り次げない旨をお詫びする
担当者に電話を取り次ぐことができないので、まずは「申し訳ございません」とひとことお詫びをしてから、理由を伝えます。
担当者が体調不良で休みの場合、不在の理由は「休み」と伝えれば、当日中に担当者と連絡を取ることができないとわかります。
2.次の出勤予定はわかる範囲で回答する
旅行や私用で休みの場合はいつまで休みかがあらかじめわかっていますが、体調不良の場合、いつ回復するかはっきりとはわかりません。
けれども、電話の相手にとって、担当者といつ連絡が取れるのか知っておくことは今後の仕事を進める上で重要です。
聞かれた場合にはその時点でわかる範囲で回答しましょう。
例えば、今日が休み1日目の場合、回復すれば翌日は出社することが多いので、例文のように「明日は出社予定」と伝える方法があります。
「予定」という言葉を使うことで、「断言はできないが、何事もなければ出社する」というニュアンスが伝わります。
相手の方でも「体調不良なのかもしれない」と察しがつくでしょう。
3.対応方法を確認する
担当者が体調不良で休みの場合の対応は、大きく分けて以下の3つになります。
- 担当者が後日（出社後）対応する
- 他の人が代わりに対応する
- 対応不要（イベントの案内や情報共有など）
用件や緊急度によって対応方法が異なりますが、一方的に判断するのではなく、こちらから提案して了承いただくか、相手に意向を尋ねるのが良いでしょう。
具体的なフレーズと対応手順を紹介します。
担当者からの折り返し
「差し支えなければ、出社しましたら折り返しご連絡を差し上げてよろしいでしょうか」
今日中でなくてもかまわない用件や、担当者本人でなくてはわからない内容は、担当者からの折り返し連絡を提案します。
折り返し対応にする場合は、相手の名前・連絡先・伝言を聞いて、担当者に伝えます。
担当者が体調不良で休んでいる場合は、後からの確認がしやすいメールやチャットなどで伝言するのが良いでしょう。
他の担当者に取り次ぐ
「佐藤は本日お休みでございますが、アシスタントの中井という者がおります。差し支えなければ、このままお電話をお繋ぎしてよろしいでしょうか」
同じチームのメンバーなど代わりに対応できる人がいる場合は、その人に取り次いで対応してもらう方法があります。
相手の了承を得た上で、他の担当者に電話を転送しましょう。
自分が代わりに対応する
「差し支えなければ、代わりにご用件をお伺いしてよろしいでしょうか」
一般的な問い合わせであれば担当者本人以外でも対応できることが多いので、内容を伺って代わりに対応します。
また、担当者の出社まで待てない至急の用件の場合は、今いるメンバーでできる限りの対応を行う必要があります。
自分で解決できない内容は、上司に報告して指示を仰ぎましょう。
相手の希望・伝言を伺う
「いかがいたしましょうか」「佐藤にお伝えすることはございますでしょうか」
どのような対応がベストか判断できない場合は、相手に判断してもらいましょう。
営業電話やセミナーの案内などの場合は、先方から後日かけ直すか、資料送付など別の方法に切り替えてくれることが多いです。
急ぎの対応を必要としない用件の場合は伝言を聞いて、担当者に伝えましょう。
「体調不良で休み」の場合に気をつけるべきマナー
体調に関することは特にデリケートな問題で、差別や誤解を生まないよう慎重に取り扱う必要があります。
担当者が体調不良で休みの場合のマナーを確認し、配慮ある対応を心がけましょう。
休みの理由や詳しい症状は伝えなくて良い
担当者が休みで不在の場合、理由に関わらず「休みを取っております」という表現で十分です。
体調不良以外にも、旅行や学校行事、リフレッシュなど、休みを取る理由はプライベートなものです。
もしもあなたが休みの理由を知っていたとしても、電話の相手に伝えてはいけません。
また、体調不良であることや病名・症状を伝えると余計な憶測を生んでしまいかねませんので、安易に話題にしないよう注意しましょう。
嘘はつかない
嘘の理由を伝えることは極力避けましょう。
「外出」や「出張」と伝えてしまうと担当者は勤務中となりますので、折り返しの連絡を求められたり、何度も電話がかかってきてしまうことがあります。
また、この場は良くても、後日担当者が出社した後で話のつじつまが合わずに嘘がバレてしまうこともあります。
事実と異なる情報を伝えることはリスクが大きいことを覚えておいてください。
担当者には極力連絡をしない
体調不良で休んでいるときに会社から電話がかかってきては、気が休まりません。
当日は担当者に連絡を入れることはなるべく避けましょう。
取引先から至急と言われた場合でも、担当者に電話する前に社内で相談し、担当者に連絡しないで済む方法をまず検討してください。
入院・休職など長期にわたる場合
長期の療養が必要な場合、担当者の復帰まで仕事を止めておくことはできませんので、後任を立てることになります。
後任が決まったら、担当者あての電話は後任に取り次ぐようにしましょう。
取引先への担当者交代の挨拶などは後任担当者が行いますので、電話対応のときには詳細な事情を話す必要はありません。
「休み」と言いづらいケースは
一部のケースに限られますが、「休み」と言わない方がいい場合もあります。
例えばクレーム電話で「担当者は休み」と言われたら怒るお客様もいらっしゃいますし、納期直前に担当者が休みを取っていることを知ったら気分を悪くするお客様もいらっしゃいます。
嘘はつかないことが第一であるものの、こうした特殊なケースについては、事前に部内で相談し、決まった言い方や対応方法を決めておきましょう。
自分が体調不良で会社を休むときの連絡方法
誰でも体調を崩すことはあるものです。普段どんなに健康でも、体調不良で会社を休まなければならなくなることがあるかもしれません。
ここでは、自分が体調不良で休みを取ったときにも現場に負担をかけないための連絡方法について解説します。
体調不良で電話をかけることもままならない場合、すべて完璧にできないこともあるかもしれません。
けれども、連絡不十分だと、向こうから電話がかかってきてしまうことがあり、おちおち休んでいられなくなってしまいます。
こちらからきちんと連絡を入れて必要な情報を共有しておくことで、休み中にかかってくる電話を減らすことができますよ。
まず上司へ連絡する
体調不良で休みを取らなければならなくなった場合は、まず上司へ連絡します。
急な休みや遅刻などの連絡方法は会社によって決まっていますが、特にルールがない場合は原則、電話で連絡するのが良いでしょう。
電話をするタイミングは、会社の始業時間の10～15分前が一般的です。
商談やミーティングの欠席連絡をする
取引先への訪問や打ち合わせの予定を入れている場合は、体調不良で出席できなくなった旨を連絡しましょう。
当日のキャンセルやリスケでも、理由が体調不良であれば仕方ありません。
絶対にやってはいけないのが、無連絡のキャンセル。信用を失い、今後のビジネスに影響が出てしまいます。
アポの時間やミーティング開始直前ではなく、午前中のなるべく早い時間帯に連絡をしておきましょう。
当日対応が必要な件は情報共有
当日処理をしなければいけない業務がある場合は、メールやチャットで他の担当者に依頼します。
また、自分あてに電話がかかってくる予定がある場合は対応内容を情報共有しておけば、電話を取った人が対応に迷わずに済みますね。
電話対応サービス「Canario（カナリオ）」を使えば取り次ぎ不要
電話の取り次ぎや不在時の対応を効率化したいなら、NECネッツエスアイの電話転送サービス「Canario（カナリオ）」をおすすめします。
「Canario（カナリオ）」なら、以下のような電話DXが可能です。
- AIが電話番をするから取り次ぎ対応が不要
- 担当者指名を音声認識して、電話を直接転送
- 転送された電話に出られなくても、伝言をテキスト化するからいつでも確認できる
体調不良でお休み中も、AIがしっかり電話番をしてくれるので、大切な電話を逃す心配はナシ。
ゆっくり治療・休養に専念できますよ。
記事まとめ
担当者が体調不良で休みの場合の電話対応方法やマナーをまとめました。
体調不良時の対応は、不在対応の中でも特に気遣いと配慮が求められます。
ご紹介した対応方法を参考に、丁寧な対応を心がけてくださいね。
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