本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
ボイスワープ®は、NTT東日本・NTT西日本の固定電話・ひかり電話に対する自動着信転送サービスの商標です。
テレワークを本格的に推進するために避けては通れないのが「会社の固定電話対応をどうするか」という問題です。
携帯電話が普及した今日でも、日本では「固定電話の方が信用できる」という風潮が残っています。
特にビジネスにおいては、固定電話番号を持たない企業は「本当に実在するのだろうか」と疑いを持たれてしまう可能性もあるため、安易に固定電話を廃止することができないのが実情です。
この記事では、テレワーク環境での電話対応策として、携帯電話に転送するやり方を解説します。
固定電話を維持しながらテレワークを成功させるにはいくつかのやり方がありますので、サービスを検討する際にぜひ参考にしてみてください。
Contents
テレワーク時代の電話対応の課題
多くの企業で使っているビジネスフォンを利用した内線システムは、オフィスに出勤している社員同士での通話や電話取り次ぎにおいては非常に利便性の高いものです。
しかし、あくまでも社員が自席で電話を取る前提のシステムであるため、オフィスから離れて仕事をする働き方は想定されていませんでした。
このため、固定電話を使いながらテレワークを推進すると、いろいろと不都合な点が出てきてしまいます。
電話対応のための出社が必要
会社の電話番号への着信には固定電話でしか出ることができないため、全員テレワークにしたくても、誰かが電話番としてオフィスに出社しなければなりません。
従来はオフィスにいる全員で電話を取っていたのに対し、出社している少人数だけで対応しなければならなくなると、電話番としてして出社した日は電話対応に追われて他の仕事ができなくなってしまうこともあります。
折り返し対応や伝言に時間がかかる
電話の取り次ぎ相手が社内にいれば、ビジネスフォンの転送機能ですぐに相手に取り次ぐことができます。
けれども、社員が在宅勤務や外出中でオフィスにいないケースが多くなれば、電話を折り返しにして伝言するという手間が発生します。
相手は今話したいから電話をかけてきたのに、すぐに担当者に取り次いでもらうことができません。
折り返しを待たなければならなくなるので、ビジネスのスピード感は低下します。さらに、折り返し時のタイミングが合わなければ何度も行き違いになってしまうこともあります。
会社にいなくても固定電話対応は可能
テレワークを推進するためには、まず、自宅や外出先で固定電話に対応する方法を考える必要があります。
そこで検討したいのが、「携帯への転送」です。
固定電話への着信を他の番号や電話機に転送するにはいくつかの方法がありますが、転送先に携帯電話番号やスマホアプリを指定することができるものが登場しています。
現代では1人1台携帯電話を所有しているのが当たり前になってきていますし、会社でスマホを支給するケースも増えています。
電話対応を自宅や外出先で行うには、固定電話から携帯電話へ転送するサービスが最も適していると言えるでしょう。
クラウドPBXで携帯を内線化するやり方
社外で固定電話に対応する方法として、クラウドPBXによる「スマホの内線化」の利用が増加しています。
従来の内線システムの交換機はオフィスの構内に設置されていましたが、交換機をクラウド上に構築したのがクラウドPBXです。
クラウドPBXではインターネット経由で通信を行うため、電話機はインターネットに接続できるものを利用する必要があります。
固定電話のような形状の「SIPフォン」という専用機もありますが、クラウドPBXの電話機として最も多く使われているのはスマートフォン（iPhone・Android）です。
クラウドPBX対応のスマホアプリをインストールして設定すると、お使いのスマホを内線の電話機として使用することができるようになります。
メリット
クラウドPBXを導入するとどのようなメリットがあるか見てみましょう。
手持ちのデバイスが電話機の代わりになる
スマホやパソコンなどのインターネット接続機器にアプリを入れると通話ができるようになるため、専用機を購入しなくても、既に持っているデバイスを有効活用できます。
会社の内線と同じ使い方ができる
クラウドPBXでは、従来の構内交換機のように、外線・内線通話や転送機能を使うことができます。
外線で受けた電話を他の社員の内線に転送することができるので、担当者がテレワークでも、電話をそのまま転送して取り次ぐことが可能です。
拠点間通話も内線で可能
構内交換機はオフィスごとに設置されていたため、同じ会社であっても他の拠点への通話は外線発信となっていました。
クラウドPBXでは拠点間通話も内線扱いとなるため、構内交換機からクラウドPBXに移行すれば通話料の削減にもつながります。
固定電話の番号から発信できる
アプリから発信した場合に相手側に表示される電話番号は、内線通話では自分の内線番号、外線では会社の固定電話の番号になります。
折り返した際に自分の携帯電話の番号を知られたくない場合、クラウドPBXなら会社の番号で発信できるので安心です。
デメリット
クラウドPBXを使えば、一見、テレワークでの電話対応の課題はほぼ解決するように思えますが、デメリットもありますので事前に確認しておきましょう。
構築に手間やコストがかかる
クラウドPBXは実機がないためメンテナンスやリプレイスの負担は大幅に軽減されますが、電話システムをまるごと入れ替えるため、導入時のシステム構築にはそれなりに手間やコストがかかります。
そのため、「来月から完全テレワークにしたい」といった急なニーズや、「災害時や感染症対策中だけ使いたい」といった一時的な利用には適していません。
担当者への取り次ぎは手動操作が必要
会社や部署の代表電話に応答して、担当者の名前を聞いて取り次ぎを行う場合は、固定電話で対応するときと同様に手動の操作が必要になります。
働く場所を問わず電話に対応することができるようになるものの、応対者の作業負担が減るわけではありません。
電話転送サービスで携帯に転送するやり方
固定電話から携帯電話に転送する方法として、通信キャリアが提供する電話転送サービスを利用するやり方もあります。
主要キャリアが提供する電話転送サービスは、次の通りです。
- NTT東日本・西日本「ボイスワープ」
- ソフトバンク「多機能転送サービス」
- KDDI光ダイレクト（au）「着信転送サービス」
このサービスを利用すると、特定の電話番号への着信を別の電話番号へ自動的に転送することができます。
転送先には携帯電話番号も指定できますので、音声通話契約のある携帯さえあれば、固定電話を携帯に転送してテレワーク中に取ることが可能です。
メリット
キャリアの電話転送サービスのメリットを紹介します。
申し込みだけで使えるようになる
電話転送サービスは、キャリアへ申し込むだけで使えるようになるのが特徴です。
キャリア側での処理のため利用開始まで数日かかる場合がありますが、面倒な事前準備は必要ありません。
サービス開始後に、ユーザー側で転送先番号の登録など初期設定を行います。
電話機からのプッシュ操作で設定可能ですので、音声ガイダンスに従って操作すれば誰でも簡単に設定できます。
自動転送の条件を選べる
電話転送サービスは自動転送ですが、転送条件をユーザー側で選択可能です。
また、選んだ転送条件はいつでも変更できます。
全員テレワークでオフィスが完全に不在になるとき・ハイブリッド勤務でオフィスにも人がいるときなど、状況に合わせて転送方法を変えられます。
- 無条件転送（着信をすべて転送する）
- 無応答時転送（転送元の電話に出られなかった場合に転送する）
- 転送までのコール数指定（無応答時転送で、転送するまでのコール数を設定する）
- 話中時転送（転送元が話中の場合に転送する）
リモートコントロール、インターネット操作で外部から設定できる
キャリアの電話転送サービスの場合、初期設定は固定電話から行わなければならない場合があります。
しかし、転送開始/停止、転送先の変更などは、リモートコントロール（外部の電話機から専用番号にダイヤルして操作）、インターネット画面からの操作が可能となっていますので、テレワーク中は会社に行かなくても遠隔で設定の変更ができます。
デメリット
電話転送サービスのデメリットについても確認しておきましょう。
1つの番号にしか転送できない
電話転送サービスでは、「転送先リスト」として、4～5つの電話番号を登録しておくことができます。
ただし、この番号すべてに同時に転送できるわけではない点に注意が必要です。
転送先に設定できるのはリストの中から1つのみですので、転送中はその番号の人がすべての電話に対応しなければなりません。
必然的に、折り返し対応も多くなってしまうでしょう。
発信は携帯電話の番号になる
電話転送サービスでは転送元番号への着信を受けることができますが、転送元の番号で発信することはできません。
発信時は携帯電話の番号になりますので、私用デバイスを使用する場合は特に、番号が相手に通知される・通話料が自分の負担になるといった点に注意する必要があります。
自動転送サービス「Canario（カナリオ）」なら面倒な操作は不要
テレワーク中の電話対応におすすめなサービスが、NECネッツエスアイの「Canario（カナリオ）」です。
「Canario（カナリオ）」ではAIが会社の電話に出てくれるので、社員が一次対応する必要がありません。
さらに、担当者の名前を聞き取って転送を行うため、手動で操作を行わなくても電話の取り次ぎが可能です。
テレワーク中でも、外出中でも、自分あての電話を携帯電話で受けることができるので、ビジネスのスピード感を損ないません。
取り次ぎのための時間や手間も軽減でき、企業全体の生産性も格段にアップします。
記事まとめ
会社の固定電話を携帯に転送するやり方を紹介しました。
クラウドPBXは、オフィスの電話システムをそのまま携帯で使うことができますが、導入のハードルがやや高めです。
キャリアの電話転送サービスは簡単に導入できますが、転送先が1つしか選べないので対応する人に負担がかかります。
これらのデメリットを解消してくれるのが、AIが対応する電話転送サービス「Canario（カナリオ）」です。
導入時の設定のやり方は簡単。導入後も、すべてAIにお任せでOKです。
「Canario（カナリオ）」を導入すれば、固定電話の対応に振り回されることなく、社員全員が本来のミッションに集中することができるようになるでしょう。
AIによる自動電話対応・転送サービス
Canarioでテレワーク推進！
※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。
SymphonictとはNECネッツエスアイが提供する、「共創でお客様のビジネスに新たな価値を提供する」をコンセプトに先端技術やサービスを繋ぎ・束ねることでIT・デジタル変革技術やツール・システムを皆様にお届けするデジタルトランスフォーメーション(DX)サービス。→Symphonictに関してはこちら
※免責事項
本コンテンツは一般的な情報の提供を目的としており、法律的、税務的その他の具体的なアドバイスをするものではありません。個別具体的事案については、必ず弁護士、税理士等の専門家にご相談ください。
本コンテンツの情報は、その情報またはリンク先の情報の正確性、有効性、安全性、合目的性等を
補償したものではありません。
また、本コンテンツの記載内容は、予告なしに変更することがあります。
月額1,078円〜でオフィス電話の4つのストレス要因を解決
電話の自動対応 カナリオの詳細はこちら
