Wrikeでプロジェクトを管理!共有設定の方法とユーザーライセンス

プロジェクトをメンバー間で共有して運用。その使い方や必要ライセンスとは

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Wrikeツール内で作成したタスクやカレンダーの情報は、外部のユーザーと共有することができます。

この記事では、Wrikeの各機能の共有方法について解説していきます。

操作に必要なライセンス・権限もまとめているので、合わせて参考にしてみてくださいね。

Wrikeで共有できる項目とライセンス

Wrikeでは様々なデータを外部と共有することができますが、全てのプランで機能を利用できるわけではありません。

まずは、Wrikeで共有設定が備わっている機能の種類と、操作を行うために必要なプランについて詳しく見ていきましょう。

Wrikeで共有機能が使える項目

Wrikeでは、以下の機能で共有設定を行うことができます。

  • タスク・フォルダー・プロジェクト
  • ガントチャート
  • ダッシュボード
  • カレンダー
  • レポート

また有料のアドオン機能を追加することで、作業負荷チャートなどの共有も可能となります。

共有設定を変更できるユーザーライセンス

Wrikeの各機能を利用するにあたって必要となるアカウント・ユーザーライセンスの種類は以下の通り。

共有が使える機能アカウントライセンス
タスク・フォルダー・プロジェクト全アカウントタイプ正規ユーザー
ガントチャートProfessionalプラン以上正規ユーザー・外部ユーザー
ダッシュボードProfessionalプラン以上正規ユーザー・外部ユーザー
カレンダーBusinessプラン以上正規ユーザー
レポートBusinessプラン以上正規ユーザー

操作を行えるのは、正規ユーザーもしくは外部ユーザー(一部機能をのぞく)のみとなっています。

いずれの機能も、ライセンスタイプが「コラボレーター」の場合は操作できないので注意しましょう。

また正規ユーザー・外部ユーザーの場合でも、アカウント管理者から「エディタ」「制限付き」のアクセスロールが設定されている場合は共有ができません。

Wrikeにおける共有の開始・停止方法

続いて、各機能の共有・停止設定の手順を解説していきます。

タスク・フォルダー・プロジェクト

Wrikeでタスク・フォルダー・プロジェクトを他のユーザーと共有した場合、付随するサブタスク・サブフォルダー・サブプロジェクトも自動的に共有されます。

タスクの場合

  1. 共有したいタスクをクリック
  2. タスクビュー内にある「共有」アイコンをクリック
  3. 相手のユーザー名またはメールアドレスを入力し、ドロップダウンリストから該当者を選択
  4. 「保存」をクリック

共有を停止する場合は、上記と同様の操作を行い、ユーザーの一覧から削除したいユーザーを選択して「×」をクリックしましょう。

なお、何らかの理由で停止ができないユーザーである場合、「×」ではなく「情報」というアイコンが表示されます。

フォルダー・プロジェクトの場合

  1. 共有したいフォルダー・プロジェクトの上で右クリック
  2. 「共有」をクリック
  3. 相手のユーザー名またはメールアドレスを入力し、ドロップダウンリストから該当者を選択
  4. 「保存」をクリック

こちらも、ユーザーの一覧から停止したいユーザーを選択して「×」をクリックすることで共有の停止が可能です。

カレンダー

カレンダーについては、共有相手がWrikeのアカウントを所有しているかどうかによって異なります。

Wrikeユーザー同士の場合

  1. 画面上部にある「カレンダー」タブをクリック
  2. 共有したいカレンダーレイヤーを右クリック
  3. メニューから「共有」を選択
  4. 相手のユーザー名またはメールアドレスを入力し、ドロップダウンリストから該当者を選択
  5. 相手の権限を選択(管理・一般・読み取り専用)
  6. 「保存」ボタンをクリック

共有を停止したい場合は、ユーザー一覧から、停止するユーザーを選択して「×」をクリックします。

相手がWrikeのアカウントを持っていない場合

  1. 画面上部にある「カレンダー」タブをクリック
  2. 共有したいカレンダーがチェックされていることを確認
  3. 画面右上にある「公開リンク」をクリック
  4. 「リンクの作成」をクリック
  5. 注意事項を確認し「続行」をクリック
  6. 公開リンク名を入力
  7. エンターキーで確定

リンク共有の場合、特定のユーザーのみ共有を停止するという操作ができません。

公開リンクの一覧から不要なリンクをごみ箱へ移動させ、リンクそのものを無効化することで停止します。

ガントチャート(スナップショット)

ガントチャートについては、その時点でのスクリーンショットを保存して共有するという形になります。

スナップショットを作成する手順は以下の通り。

  1. ガントチャートメニューの右側にある「スナップショット」をクリック
  2. 「現在の状況から」または「プロジェクト履歴から」のどちらかを選択
  3. 履歴から作成する場合は、カレンダーから日付を選択
  4. スナップショット名を入力
  5. オプションを設定(リンク共有・担当者名の表示)
  6. 「追加」をクリック

スナップショットの作成時にリンク共有をオンにすることで、外部と共有するためのURLが生成されます。

また共有を停止する場合の操作は以下の通りです。

  1. ガントチャートメニューの右側にある「スナップショット」をクリック
  2. スナップショットの一覧から、削除したいスナップショットにカーソルを合わせる
  3. スナップショット名の横に表示される「…」をクリック
  4. 「削除」をクリック

ダッシュボード

ダッシュボード機能を利用するにはBusinessプラン以上のアカウントが必要です。

ただし、Businessプラン以上のアカウントであっても、ライセンスタイプがコラボレーターの場合はダッシュボードへアクセスすることができないので注意しましょう。

ダッシュボードの共有方法は以下の通り。

  1. 「ダッシュボード」タブをクリック
  2. 共有したいダッシュボードをクリック
  3. 「共有」アイコンをクリック
  4. 相手のユーザー名またはメールアドレスを入力し、ドロップダウンリストから該当者を選択
  5. 相手の権限を選択(フル・エディタ・読み取り専用)
  6. 「保存」をクリック

共有停止については、ユーザーの一覧から停止したいユーザーを選択して「×」をクリックすることで操作可能です。

レポート

レポート機能も、ダッシュボード機能同様Businessプラン以上のアカウントが必要です。

なお、レポートについては、ライセンスタイプがコラボレーターのユーザーとも共有することができます。

レポートの共有方法は以下の通り。

  1. 「レポート」タブをクリック
  2. 共有したいレポートをクリック
  3. 「共有する」アイコンをクリック
  4. 相手のユーザー名またはメールアドレスを入力し、ドロップダウンリストから該当者を選択
  5. 「保存」をクリック

こちらも他の機能と同様、ユーザーの一覧から停止したいユーザーを選択して「×」をクリックすることで共有の停止が行えます。

まとめ

  • Wrikeではタスクやプロジェクト、カレンダーなどの情報を共有することができる
  • 機能によって利用できるプラン・ライセンスが異なる点に注意
  • カレンダー・ガントチャートなどはWrikeのアカウントを持っていないユーザーとも共有することが可能

Wrikeの機能を活用すれば、社内だけでなく社外のプロジェクトメンバーとも簡単に情報共有が行えます。

プロジェクト管理ツールの導入をお考えの企業・団体様は、ぜひWrikeの有料ライセンスも検討してみてください。

※本コンテンツに記載されている会社名、サービス名、商品名は、各社の商標または登録商標です。

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