社内コミュニケーションの活性化に!ツールを使った情報共有のメリット

社内コミュニケーションの活性化に!ツールを使った情報共有のメリット

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社内における円滑なコミュニケーションは、業務効率化やスムーズな情報共有を行ううえで欠かせません。

以前はメールや電話といったコミュニケーション方法が主流でしたが、最近ではコミュニケーションツールと総称される様々なツールを利用する企業が増えています。

特にリモートワークや在宅勤務といった多様な働き方を導入している企業の場合、コミュニケーションツールの活用は必須とも言えるでしょう。

ここでは、社内のコミュニケーションを活性化させる必要性と企業の取り組み、またツール導入のメリットなどを紹介しています。

メールやSNSとの違いなども解説しているので、導入をお考えの方はぜひ参考にしてみてくださいね。

社内のコミュニケーションを活性化させるには

日本には「報連相」(報告・連絡・相談)という言葉があるように、昔から社内でのコミュニケーションが重要視されてきました。

社内のコミュニケーションが円滑に行われることによって、チームワークの向上や各社員のスキルアップなどが期待できるからです。

しかし、世代間の考え方の違いなどから、現状の社内コミュニケーションに課題を感じているという企業も少なくありません。

まずは、社内におけるコミュニケーションの必要性と、コミュニケーションの活性化に有効とされる施策について詳しく見ていきましょう。

コミュニケーションの必要性

家庭や学生生活など、あらゆるシーンでコミュニケーション能力が必要です。

特にビジネスシーンにおいては、一方的な情報伝達だけでなく相互の情報共有がより重要視されています。

社内のコミュニケーションが円滑に行われることで得られる効果には以下のようなものがあります。

  • 業務効率化
  • 個人・チームのモチベーションアップ
  • 離職率の低下

上司・部下のコミュニケーションが良好であれば、問題解決や作業のフォローなどがスムーズになるでしょう。

業務が効率的に進行することで社内全体のモチベーションアップも期待できます。

また職場を離れてしまう人の多くは社内の人間関係を原因として挙げています。

社内のコミュニケーションがしっかりしている職場であれば、離職率を抑え長く働き続けてくれる人材を増やすことができるでしょう。

活性化に有効な方法

コミュニケーションには、報連相のように業務上必要なものと、イベント開催や雑談スペースの設置などモチベーションにつながるものの大きく2種類があります。

それぞれのコミュニケーション向上に有効な方法をチェックしてみましょう。

働き方や環境の改善

コミュニケーションを活性化させる方法の1つに、働き方や環境の改善が挙げられます。

例えば社内に休憩スペースを設置し、社員同士が気軽に話し合えるような場所を提供するといった方法があります。

ピリピリした環境では声をかけづらい場合もあるので、積極的に休憩スペースを利用することでスムーズなコミュニケーションへの一歩となるかもしれません。

また以前は「飲みニケーション」という言葉があったように、仕事終わりの飲み会でコミュニケーションを取ることが当たり前でした。

しかし現在は自分の時間を優先して飲み会を避ける傾向が強くなっており、もはや「飲みニケーション」は通用しません。

代わりに社内へ自動販売機を設置するなど、就業時間内でコミュニケーションを取れるように誘導してみると良いでしょう。

社内イベント

社内で独自のイベントを実施することで、役職や部署を問わず多くの社員とコミュニケーションを取ることができます。

社員旅行や合宿など、泊まりでのイベントを行うとより人間関係が深まるかもしれません。

普段あまり話さない社員と話す機会を作ることで、新たなアイデアが生まれる可能性もあるでしょう。

チャットや情報共有ツールの導入

社内コミュニケーションの活性化には、チャットやグループウェアといったツールの活用もおすすめ。

ツールを導入すると社内の情報共有が効率化し、社内全体の業務がスムーズになります。

ツールにはコミュニケーションの促進を目的としたチャットやWeb会議、また情報共有を主としたグループウェアやタスク管理ツールなど様々な種類があります。

これらを組み合わせながら活用することで、社内はもちろん、リモートワークや在宅勤務など社外スタッフとも円滑なコミュニケーションが期待できるでしょう。

コミュニケーションツールを導入するメリットについて、次の項目で詳しく紹介していきます。

社内にコミュニケーションツールを導入するメリット

コミュニケーションツールを導入するメリットとして、以下のようなものが挙げられます。

  • 業務の効率化
  • 情報共有・コミュニケーションの円滑化

業務の効率化

コミュニケーションツールを活用すると、会話の流れや意思疎通が簡潔になります。

例えばメールの場合、件名の入力やあいさつ文など事務的な文章に余計な労力をさかなければいけません。

またCcやBccに宛名を入れる際に抜けがあると、予期せぬトラブルにつながる可能性も。

一方コミュニケーションツールであれば、リアルタイムの会話のような感覚でメッセージの送受信をすることができます。

ツールに備わっているアクションや絵文字の機能で反応を返すこともでき、メールにかけていた時間の短縮につながるでしょう。

チャットグループに追加していないメンバーがいたとしても、気が付いたときに追加し直すことができます。

一度チャットに追加されれば過去の会話もチェックできるため、何度も聞き直すという手間もかかりません。

個々のやり取りにかかる時間が短くなることで、業務全体の効率化が期待できるのです。

情報共有・コミュニケーションの円滑化

コミュニケーションツールには、チャットや音声発信、ビデオ通話などの機能が備わっているものが多いです。

最近はパソコンだけでなく、スマホやタブレットで利用できるアプリも豊富なため、場所を問わずどこでもコミュニケーションを取ることが可能。

社内はもちろん、リモートワークや在宅勤務のスタッフ、また遠方の取引先や支店のスタッフとも顔を見ながら話せるのがツールのメリットです。

メールの文章では表現できないような、ちょっとした感情を伝える際にもツールは便利です。

コミュニケーションが円滑になれば、社内の雰囲気も改善されていくことでしょう。

メールやSNSとはどう違う?

チャットツールや掲示板機能については、メールやSNSと変わらないのでは?と感じる方もいるかもしれません。

メールとの大きな違いは、やり取りにかかるスピードです。

チャットはリアルタイムの会話のような感覚で進行できる他、複数人で同時に会話を進めることも可能。

また一般的なSNS・コミュニケーションアプリと比較して、ビジネス向けのツールはセキュリティ対策がしっかりしていることが多いです。

重要な連絡や一部の管理者だけに向けた情報共有など、公開範囲を自由に設定できるのが特徴です。

その他、無料プランと有料プランの2種類を用意しているツールもあります。

有料プランであれば、よりビジネスに特化した機能が使えたり、手厚いサポートが受けられたりといったメリットがあるので検討してみましょう。

まとめ

  • 社内のコミュニケーションを円滑にすることで業務効率化やモチベーションアップにつながる
  • 社内コミュニケーションの促進には環境の改善や社内イベント、ツールの導入がおすすめ
  • ツールの導入によって、情報共有がスムーズになるといったメリットも得られる

社員同士のコミュニケーションが円滑になれば、課題解決や役割分担などがスムーズに進みます。

仕事が評価されることでモチベーションにもなるので、業務効率化のためにもぜひツールの導入を検討してみてくださいね。

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