【使い方講座】会社でZoom会議するなら無料版より有料ライセンスがおすすめ

【使い方講座】会社でZoom会議するなら無料版より有料ライセンスがおすすめ

無料版ライセンスのZoomも機能は充実しているので十分と思われる方もいらっしゃいますが、Zoomが大きく普及しているアメリカでは多くの企業や会社が有料版ライセンスに切り替えています。

その理由はずばり、ビジネスの最大効率化と会社のブランディング(イメージ)です。

この記事ではZoomの無料版ライセンスでできることを解説するとともに、なぜ多くのアメリカの企業が有料版ライセンスのZoomに切り替えているのかをお話していきます。

Zoom無料版の機能や使い方

まずはZoomの無料版ライセンスの機能や使い方を解説します。

ZoomはパソコンやMac上だけにとどまらず、タブレットやスマホのアプリとしても利用可能。

非常に使い方は簡単なのに、画面共有など高い機能が備わっているのが特徴です。
Zoomの使い方の前にアカウントを作成する必要がありますが、無料で5分ほどあれば簡単に完了します。

無料アカウントだからと言って、何日間無料など期限も決められていませんし、多くの機能がそのまま使用できます。

無料版ライセンスの機能や特徴をまとめました。

無料版ライセンスの機能

Zoomの無料版ライセンスでできる事はこれだけたくさんあります。

1対1のWebミーティング 時間制限なし
3人以上のWebミーティング 時間制限あり(40分)
Webミーティングのスケジュール開催 時間を指定してミーティングを主催する
画面の共有 会議に参加している人で画面を共有する
ブレイクアウトルーム機能 参加者の中からさらに小分けでミーティングをする機能
ホワイトボード機能 画面をホワイトボードのように使う機能
バーチャル背景 自分の背景をバーチャル画像に差し替える
リモートコントロール機能 相手画面の操作を行えるようにする

実はZoomの無料版ライセンスと有料版ライセンスでは機能や使い方はほとんど違いがありません。

それでは無料版ライセンスで十分、そう思う方もいらっしゃるかもしれませんが、一概にはそう言えない理由があります。

その理由を次の項目でご説明していきます。

多くの企業・団体様が有料版ライセンスを選んでいるわけ

Zoomユーザーの多くが無料版ライセンスで利用しています。そのわけとは使用できる機能が無料版ライセンスと有料版ライセンス(ProやBusiness)とあまり差がないからです。

しかし、企業や団体様がZoomを導入するのであれば有料版ライセンスがおすすめですし、実際に多くの企業や団体様が有料版ライセンスを使用されています。

その理由とはどういったものがあるのでしょう。

有料版ライセンスが選ばれているわけ

Zoomの有料版ライセンス(ProやBusiness)が選ばれているわけは以下のものが代表的です。

  • 3人以上のミーティングの時間制限40分がない
  • 個人ID(PMI)を利用できる
  • レポート機能がある
  • オンライン上(クラウド)に録画・保存可能
  • Businessアカウントは自社サイト運営機能を利用できる など

これらの他にもたくさんありますが、特に注目していただきたい機能は上記のものです。

それぞれの特徴を各ライセンスの中身とともに見ていきましょう。

ProライセンスとBusinessライセンス、そしてEnterpriseライセンスの機能と使い方

Zoomの有料版ライセンスにはProライセンスとBusinessライセンス、そしてEnterpriseライセンスの3種類が存在します。

簡単に説明しますと使用するチームや会社の規模によっておすすめのライセンスが変わります。

Pro(プロ)ライセンス 個人事業主、小規模チーム
Business(ビジネス)ライセンス 中小企業
Enterprise(企業)ライセンス 大企業向け

Pro(プロ)ライセンスの機能と使い方

Pro(プロ)ライセンスは会社内の小規模チームやデザイナーなどの個人事業主、Webセミナーやオンラインサロンを主催される方にオススメのライセンス。

無料版では3人以上のミーティング使用が40分と利用制限がありましたが、それがなくなり時間制限なし(24時間まで)でミーティングを行うことができるようになります。

これが非常に重要です。40分のたびに商談やミーティングが中断するとなるとビジネスを進める上で大きな障害となりかねません。

どうしてもきちんとした会議やミーティングだと40分に収まらないことも多く、参加人数が多くなればなるほど接続によるミーティングの中断がストレスになりますし、会社や組織のブランドを傷つけることにもなりかねません。

またもしセミナーやオンラインサロンなどの使い方であれば、大事な顧客やファンを失望させることも考えられますし、大人数であればあるほど、再接続は難しいです。

しかしProライセンス以上であれば、実質無制限(Proライセンスは最大24時間まで)にミーティングを開催することが可能になります。

  • 100人までミーティングに招待可能
  • 24時間連続で使用可能
  • ユーザー管理機能
  • 管理者機能コントロール
  • レポーティング機能
  • カスタムパーソナルミーティングID
  • スケジューラー指定
  • クラウド保存

ここで注目するべき機能や使い方は時間制限が実質(24時間まで)なくなること、管理者機能コントロールがつくこと、カスタムパーソナルミーティングIDが設定可能なこと、そしてクラウド保存が利用できることです。

管理者機能コントロールとは

管理者機能コントロールとは、大人数のミーティングを管理する必要があったり、WEBセミナーやオンラインサロンを行う際にぜひ欲しい機能です。

アカウントの管理者または所有者は、ミーティングの記録の有効化と無効化、暗号化、チャット、通知など、高度なミーティング管理機能を使用することができるので、ミーティングそのものをコントロールできます。

カスタムパーソナルミーティングIDとは

カスタムパーソナルミーティングIDとは10桁のホスト専用のミーティング番号のこと。

このカスタムパーソナルミーティングIDがあれば、継続的にミーティングを開催する、もしくはWebセミナーやオンラインサロンのように決められた周期でミーティングを開催する際に便利な使い方ができます。

カスタムパーソナルミーティングIDがあれば、毎回参加者にミーティングIDやURLを送付する必要がなくなります。

いわば自宅用の電話番号のような、決められたミーティングルームがいつでも用意されている使い方というようなイメージでしょうか。

ミーティングやWebセミナー、オンラインサロンの開催日時さえ共有すれば、参加者が迷うことなくあなたのミーティングルームに訪れるでしょう。

クラウド保存とは

こちらもZoomの有料版ライセンスの便利な使い方として覚えておくべき機能です。

Zoomの無料版ライセンスだと会議やミーティングの共有画面を録画したり、参加した人の発言などを全て録画・録音し保存することができますが、保存先はローカルのみ(PCやスマートフォン、タブレット)になります。

これだとPCやスマートフォン、タブレットの容量を圧迫しますし、ミーティング内容やセミナー内容をオンラインで公開したくても、エンコード(オンライン公開する際に最適な形式に変更する)が必要になります。

しかしZoomの有料版ライセンスであればそういった手間は不要。

クラウド(オンライン)に直接保存でき、公開できるのでZoomミーティングに参加した人に共有するのも簡単です。

Zoomミーティングやセミナーの後、参加できなかった方が動画をダウンロードしたり視聴するなんて使い方も可能です。

Business(ビジネス)ライセンスの機能と使い方

ZoomのBusinessライセンスとProライセンスの違いは参加者をさらに増やすことができるのと、会社のブランディングを可能にするという点です。

  • 10名のホスト設定
  • 300人までZoomミーティングに参加可能
  • 管理用ダッシュボード
  • バニティURL(オリジナルのURL設定)
  • ドメイン紐付けによる自動コンタクト追加
  • 会社のブランディング設定
  • カスタムメール機能など

バニティURL(オリジナルのURL設定)とは

バニティURLとはBusinessライセンス契約者が使用可能になる、オリジナルURL設定のこと。

Zoomミーティングに招待する際にはZoomが設定したURLを送信する必要がありましたが、Businessライセンスからは自分で最適なURLを設定することが可能です。(例: 会社名.zoom.us)

これにより会社名がつけられているので参加者も安心して共有されたURLをクリックできますし、きちんとした信頼性のあるミーティングや会議に招待されているとユーザーに意識づけることが可能になるでしょう。

ドメイン紐付けによる自動コンタクト追加とは

会社や大学のメールアドレスドメインを設定することでそのメールアドレスドメインを利用しているユーザーを自動でZoomアカウントに自動追加する使い方ができるようになります。

会社のブランディング設定とは

ここでの会社のブランディング設定とはユーザーや参加者がミーティングに参加する画面をカスタマイズできるということを挿します。

どういったことかと説明すると、無料ライセンスやProライセンスではユーザーや参加者はZooomの用意されたページにアクセスしていましたが、Businessライセンスのブランディング設定を使用するとオリジナルのページを表示することができます。

表示するページの中身はもちろん、ヘッダーやフッター、会社のロゴを表示するなんてことも可能。

オンラインサロンやWebセミナーを定期的に開催される方にもおすすめの機能です。

カスタムメール機能とは

こちらもブランディングに役立つ機能です。

Zoomミーティングやオンラインサロン、Webセミナーを主催する際には招待者にメールを送信することが多いです。

そのメールをカスタマイズしてまるでパーティの招待状のようなブランディングされたメールを送ることができるようになります。

Enterprise(エンタープライズ)ライセンスの機能と使い方

EnterpriseライセンスにもなるとこれまでProやBusinessライセンスで使用できた機能に加え、専門性の高いサービスが付随します。

  • これまでのプランの全機能
  • 50名のホスト設定
  • 500人まで参加可能
  • Zoomウェビナーの割引バンドル

Enterpriseライセンスは大企業向けになり、使い方も他のライセンスとは違ってきます。また会社の規模によっても様々な設定が変わります。

大企業の担当者様や興味があるユーザー様は詳しい内容を問い合わせして聞いてみるのが良いでしょう。

ストレスなく会社をブランディングしていくなら無料ではなくZoom有料ライセンスがおすすめ

いかがだったでしょうか、この記事ではZoomの無料ライセンスでできること、そして有料ライセンスに切り替えることにより何が可能になるのか、どういった使い方ができるのかを解説いたしました。

Zoomは非常に無料ライセンスの機能が充実しており、これで十分と思われる個人ユーザー様が多いのですが、組織や中小企業以上のユーザー様は有料ライセンスに切り替えられることが多いです。

特にZoomの有料ライセンスは40分の時間制限がなくなること、ホスト管理機能がつくこと、オリジナルのURLやミーティングルームを用意できること。これらは非常に会社や団体様のブランディングに役立ちます。

これから会社や団体にZoomを導入しようと考えられているのであれば、無料版ライセンスだけでなく有料版ライセンスも検討していただくことをおすすめします。

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