オンライン会議ツール「Zoom」の主な機能と便利な使い方

場所を問わない働き方実現に欠かせないオンライン会議ツール、Zoom

New Normal時代の新しい働き方として、リモートでの会議やセミナーを実施する企業が増えてきています。

オンライン会議ツールの中でも特に人気となっているのが、Zoom Video Communications, Incが提供する「Zoom」。

Zoomはシンプルな操作性とセキュリティの高さから、日本国内はもちろん世界中のビジネスシーンで活用されているオンライン会議ツールです。

ここでは、オンライン会議ツールとして大きな注目を集めている「Zoom」の特徴と、利用拡大の背景について解説しています。

Zoomのプランごとの機能なども紹介しているので、会社でオンライン会議ツールの導入を検討中の方はぜひ参考にしてみてくださいね。

オンライン会議ツール「Zoom」とは?急速に導入が進む背景

近年ではリモートワークや在宅勤務を導入する企業が増えており、それに伴ってオンライン会議を行うための便利なサービスも数多く登場しています。

中でもZoomは、操作が簡単で機能も豊富なことから、幅広い業種で導入されているオンライン会議ツールです。

まずは、オンライン会議ツール「Zoom」の特徴と利用拡大の背景について詳しく見ていきましょう。

Zoomサービスの特徴

ZoomはWeb上でミーティングやセミナーを実施するためのオンライン会議ツールの1つです。

他の類似ツールと比較した場合の特徴を紹介していきます。

既存デバイスを使ったWEBミーティングが可能

ZoomはWindows・Mac・iOS・Androidなど様々なOSに対応しており、既存のパソコンやスマホ・タブレットから利用することができます。

またブラウザからも利用することができるため、追加のアプリを入れたくないという方でも安心。

企業向けZoomの場合も既存のパソコンなどを使えるので、導入コストを抑えたい場合におすすめです。

会議への招待・参加が簡単

多くのオンライン会議ツールでは、利用に当たってホスト(招待者)と参加者の両方がアカウント登録を行うシステムになっています。

一方Zoomなら、ホストがアカウント作成を行うだけで利用を開始することが可能。

またオンライン会議の実施・参加方法も非常に簡単です。

ミーティング開催者はアカウント登録後にミーティング用のURLを作成し、参加者へ通知します。

ミーティング参加者は送られてきたURLをクリックすることで会議に参加できる仕組みとなっています。

たったこれだけの操作でオンライン会議を実施できるため、初めて利用する場合でもすぐに使いこなせるのがZoomの魅力です。

セキュリティ対策が整っている

2020年4月以降、Zoomはセキュリティ面を大幅に強化した最新バージョン「Zoom 5.0」をリリースしています。

以前からセキュリティ対策はとられていたものの、利用者急増に伴っていくつかの脆弱性が指摘されたためです。

この大型アップデートにより、悪意あるユーザーの会議への参加防止や、暗号化方式の更なる強化などのセキュリティ向上が行われました。

現在は非常に強固なセキュリティ対策がされており、ビジネスシーンでも安心して利用することが可能です。

Zoomの利用者が急増している背景

Zoomをはじめとするオンライン会議ツールの利用者が急増した背景には、新型コロナウイルスの世界的な感染拡大が挙げられます。

感染対策としてリモートワークや在宅勤務を行う企業が増え、遠隔でコミュニケーションをとることのできるオンライン会議ツールが注目されたのです。

また現在はビジネスシーンのみならず、「Zoom飲み会」などプライベートな場でも広く活用されるようになりました。

その他、New Normal時代に突入する以前から、働き方改革による社会の動きとしてリモートワーク化が進んできたことも理由の1つと言えます。

リモートワーク・在宅勤務といった働き方は、今や当たり前のスタイルとなりつつあるのです。

会社のオンライン会議ツールとしてZoomを導入するなら有料プランがおすすめ!

Zoomには誰でも利用できる無料プランと、より便利な機能が備わった有料プランがあります。

個人での利用なら無料プランでも十分ですが、企業として導入する場合は有料プランの方がおすすめです。

続いて、Zoomで利用できるプランごとの機能と、企業向けZoomに有料プランをおすすめする理由について詳しく見ていきましょう。

無料版Zoomで利用できる機能

Zoomの無料版では、主に以下のような機能を使うことができます。

  • 画面共有(PC画面やホワイトボード)
  • ブレークアウトルーム(グループ分け)
  • リモート操作
  • レコーディング(録画)
  • テキストチャット など

Zoomには試用期間などがないため、上記の機能で十分という場合は無料版を使い続けることも可能です。

ただし、無料版Zoomではグループ通話の時間に上限が設けられていたり、クラウドレコーディング機能が使えなかったりと様々な制限もあります。

有料プランと追加される機能

Zoomの有料版にはProプラン・Businessプラン・Enterpriseプランの3種類があります。

それぞれのプランで新たに利用可能となる機能は以下の通り。

Proプラン

  • 無制限のグループ通話
  • 各ユーザーへ役割の割り当て
  • 録画・録音記録の設定・暗号化などの高度なミーティング機能
  • ミーティング数や実施日、参加人数などのレポーティング
  • パーソナルミーティングIDのカスタマイズ
  • 1GBまでのクラウドレコーディング
  • Skype For Businessとの相互運用性 など

オンライン会議の参加人数上限は100名となっており、小規模のチーム・企業での利用におすすめです。

Businessプラン

  • 管理用ダッシュボード
  • 接続用URLのカスタマイズ
  • ドメインによるユーザーアカウント追加
  • シングルサインオン など

オンライン会議の参加人数上限は300名で、中小企業での利用に適したプランとなっています。

Enterpriseプラン

  • 無制限のクラウドレコーディング
  • ウェビナーオプションの無料付与 など

オンライン会議の参加人数上限は500名となり、大企業でのツール導入におすすめです。

企業でZoomを使われるなら有料プランをおすすめ

無料版Zoomの場合、3人以上のグループ通話を行う際に1回40分までという上限が設けられています。

Proプラン以降ではこの上限が外され、無制限のグループ通話を行うことが可能となります。

ビジネスシーンにおけるオンライン会議の場合は会議時間が40分を超える可能性は非常に高く、制限のない有料版がおすすめです。

また有料版Zoomではオンライン会議の内容を録画・録音してクラウド上に保存する「クラウドレコーディング」機能も利用できます。

ローカル保存の場合、デバイスの容量を圧迫したり、外部への動画の公開に手間がかかったりといったデメリットがあります。

一方クラウド保存なら、本体の容量を消費せず、設定によっては外部のデバイスからも簡単に動画を視聴できるため共有の際もスムーズです。

この機能を活用することでオンライン会議の議事録を作成する手間も省けるため、業務効率化という点でもZoomの有料版は優れていると言えるでしょう。

まとめ

  • Zoomはリモートワーク化が進む現代で利用者数を急速に増やしているオンライン会議ツールの1つ
  • 誰でも使えるシンプルな操作性と、大幅に強化されたセキュリティ対策が特徴
  • 企業でZoomを導入する際は無制限のグループ通話やクラウドレコーディング機能が使える有料版がおすすめ

Zoomは社内外のミーティングをはじめ、研修やセミナー(ウェビナー)など様々シーンで活用されているオンライン会議ツールです。

詳しい始め方や各プランの料金を比較したい場合は、ぜひ一度お問い合わせください。

※本コンテンツに記載されている会社名、サービス名、商品名は、各社の商標または登録商標です。

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