リモート会議のメリットとは?Web・テレビ・電話会議の特徴を比較

リモート会議のメリットとは?Web・テレビ・電話会議の特徴を比較

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最近はリモート会議のシステムを導入して、画面越しに会議を行う企業が増えています。

リモート会議のツールには、Web会議システム・テレビ会議システム・電話会議システムなどがあります。

それぞれどのような特徴・違いがあるのかをきちんと理解できていない方もいるのではないでしょうか。

ここでは、リモート会議に使われるシステムの種類と違い、またリモート会議を導入するメリットについて解説しています。

またリモート会議におすすめのツール「Zoom」の機能もご紹介。

機能や仕組みを比較しながら、会社と相性の良いシステムを検討してみてくださいね。

リモート会議システムの特徴と違い

リモート会議とは、電話回線やネット回線を利用してオンライン上で会議を行う仕組みのことです。

パソコンやスマホを利用するものや専用の機器で接続するものなど、リモート会議には様々な種類があります。

まずはリモート会議の手段として使われるWeb・テレビ・電話の会議システムを比較しながら見ていきましょう。

Web会議

Web会議システムとは、既存のパソコンやスマホに専用のソフト・アプリをダウンロードすることで利用できるサービスのことです。

ホストとクライアントの双方にアカウントが必要なサービスが多いですが、最近はホストのみ登録していれば利用できるものも登場しています。

専用の機器を購入する必要がないため、初期投資がかからず手軽に導入できるのが特徴。

ノートパソコンにはウェブカメラやマイクがあらかじめ搭載されているケースも多く、ネット環境さえ整っていればどこでもアクセス可能です。

Web会議は自社専用のシステムを使った「オンプレミス型」と、Web会議サービスを利用する「クラウド型」の大きく2種類に分かれます。

現在はWeb会議サービスの普及が進んでおり、クラウド型のWeb会議を導入する企業が増えています。

テレビ会議

テレビ会議システムとは、会議室などに専用の機器を設置することでリモート会議が可能となるサービスのことです。

各拠点に専用機器が必要となるので導入やメンテナンスにかかるコストは高くなりますが、その分音声や映像の品質も高いのが特徴。

Web会議はそれぞれの端末を通すため、1対1対1…というように、個人同士での比較的小規模な会議に向いています。

一方でテレビ会議は会議室に設置されたモニターで行うことから、多数対多数で行う大規模な会議に適したツールと言えます。

電話会議

電話会議システムとは、指定のアクセスポイント(電話番号)に電話をかけることで利用できるサービスのことです。

電話会議サービスが作った仮想の会議室に入室するような仕組みとなります。

1対1の場合は通常の通話機能で問題ありませんが、3人以上で会議を行う際にはこちらがおすすめ。

例えばノートパソコンやタブレットで会議を行う場合、Wi-Fi環境が必須となります。

一方電話会議であれば、携帯電話の電波が入る場所ならどこでも会議に参加できるというのが特徴。

Web会議やテレビ会議のようにビデオ通話をすることはできませんが、場所にとらわれない会議の方法として現在も活用されています。

リモート会議を導入するメリット

リモート会議に利用されるそれぞれのシステムの違いが分かったところで、続いてはリモート会議を導入するメリットについて見ていきましょう。

またリモート会議にはデメリットもあるので、双方を踏まえて導入するかどうかを検討してみてくださいね。

場所を選ばずに会議を開ける

リモート会議のメリットとして、会議室など特定の場所以外でもミーティングができるという点が挙げられます。

特にWeb会議や電話会議の場合は、通信できる環境であればどこでも会議を始められます。

ミーティングの度に本社まで出勤したり、遠方の取引先まで出張したりといった手間を省けるのは大きなメリットと言えるでしょう。

またテレビ会議の場合も、会議室に集まるなど多少の移動は必要ですが、本社と支社を行き来するといった必要はなくなります。

これまで移動時間に消えていた時間を他の業務に割り当てることができるため、業務の効率化にもつながるでしょう。

交通費などのコスト削減

リモート会議を導入することで、本社・支社間の移動や遠方の取引先へ出張する必要がなくなりました。

つまり、それらの移動にかかる交通費や出張費をカットできるということです。

また人数分用意していた資料なども1つのデータで完結するため、印刷にかかる費用もカットできます。

システムの導入にはある程度のコストがかかるものの、長期的な視点ではメリットが大きくなるケースが多いでしょう。

コミュニケーションが取りやすい

リモート会議のツールがあれば、思い立ったときにすぐミーティングを始められるというメリットもあります。

Web会議・テレビ会議では、ビデオ通話のようにしてお互いの表情を見ながら会話できるため、対面での会議と同じような感覚で進めることが可能です。

メールよりも分かりやすく、対面よりも手軽に会議ができることから、スムーズなコミュニケーションの実現が可能になるでしょう。

周囲の環境に左右されやすいといったデメリットも

リモート会議はネット回線や電話回線を利用しているため、電波の弱い場所では通信が不安定になる可能性があります。

マイクやスピーカーの性能によって音質や画質が低下するケースも考えられるでしょう。

リモート会議を導入する際は、必要な水準を満たす機器や環境の調整が求められます。

また会議の内容が外部へ漏れないよう、セキュリティ対策を施す必要もあります。

あらかじめセキュリティ対策の整ったサービスを利用するなど、製品選びは慎重に行いましょう。

おすすめWeb会議ツール【Zoom】の機能

最後に、オンラインミーティングにおすすめのサービス「Zoom」の機能をご紹介。

Zoomは個人利用も可能な無料版から、ビジネスシーンにおすすめの有料版まで幅広いライセンスが用意されています。

Zoomで利用できる機能の一覧は以下の通りです。

  • 会議内容の録画・録音
  • 画面共有
  • ホワイトボード
  • テキストチャット
  • ブレークアウトルーム(メンバーのグループ分け)
  • 外部サービスとの連携

Zoomはセキュリティ対策もしっかりしているので、導入予定の企業はぜひZoomの利用を検討してみてください。

まとめ

  • リモート会議にはWeb・テレビ(ビデオ)・電話など様々な手段がある
  • リモート会議を導入することで、時間短縮やコストカットといったメリットがある
  • 豊富な機能とセキュリティ対策の整った「Zoom」がおすすめ

リモート会議は、会議を開く側にとっても参加する側にとっても大きなメリットのある仕組みです。

社内のコミュニケーションを円滑にする効果も期待できるので、ぜひこの機会に導入を考えてみてはいかがでしょうか。

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