クラウドミーティングとは、離れた拠点同士をインターネットで接続し、音声や映像によるやり取りを行うシステムのことです。
1つの会議室などに集まる必要がなく、どこからでも会議に参加できるのが大きな特徴。
スムーズな情報共有ができ、移動にかかるコストも抑えられるため、クラウドミーティングを導入する企業が増えています。
ここでは、中でも人気を集めるクラウドミーティングツール「Zoom（ズーム）」の特徴と機能について解説しています。
クラウドミーティングを利用するメリットもまとめているので、利用を検討中の方はぜひ参考にしてみてくださいね。
Contents
クラウドミーティングツール【Zoom】とは
「Zoom」とは、アメリカの「Zoom Video Communications, Inc」という会社が開発したクラウドミーティングツールです。
新たに専用機器を購入するのではなく、既存のPCやスマホ・タブレットなどを通してWeb会議を行うことができます。
まずは、Zoomの特徴と利用プランなどについて詳しく見ていきましょう。
Zoomの特長と機能
Zoomはオンライン上でのミーティングやセミナーの開催に適したクラウドミーティングツールです。
多くのクラウドミーティングツールでは、主催者と参加者の双方がアカウントを持っている必要があるなど、利用までの手順が複雑です。
一方でZoomは主催者だけがアカウントを登録すれば利用できるため、参加者側の負担が少なくて済むという特長があります。
またZoomにはWeb会議に必要な以下の機能が備わっています。
- 画面共有
- ホワイトボード
- 録画・録音
- テキストチャット
- ブレークアウトルーム（グループに分けて話し合う機能）
これらの機能を使えば、ホストの画面を参加者へ共有して操作方法をレクチャーしたり、数人のグループごとに意見をまとめたりすることが可能に。
Web会議やセミナーはもちろん、同僚や友人とオンラインで飲み会を楽しむなどユニークな使い方もできるかもしれませんね。
Zoomの料金プラン
Zoomの契約は、公式Webサイトからライセンス契約をする方法と、リセラー（再販代理店）から契約する方法の2通りがあります。
無料版の場合、参加者2名のミーティングの場合であっても通話時間は最大40分に限られています。
ビジネスでの利用であれば、プロ以上の有料版がおすすめです。
ZoomリセラーであるNECネッツエスアイでは、Zoomのフォーマットを活用した「Zoom Meeting」・「Zoom Rooms」を提供しています。
OfficeソフトやGoogleカレンダーなど外部のサービスと連携することができ、よりスムーズなクラウドミーティングを実現可能。
Zoomを通してスケジュール調整やファイル共有など必要な操作を一括できるため非常に効率的です。
Zoomでクラウドミーティングを行う方法
Zoomの機能と料金が分かったところで、ここからは実際にZoomを利用する際の設定方法などについて見ていきましょう。
Zoomの利用にはホストのアカウントが必要になるため、直前で慌てないようあらかじめ準備しておくことが大切です。
会員登録をしなくても利用できる？
Zoomでは、クライアントとしてミーティングに参加する場合は会員登録の必要がありません。
ホストから送られてくる招待URLを開いた際に必要なソフトが自動でダウンロードされるので、そのままインストールするだけで開始できます。
また、Chromeなどの対応ブラウザでは、プラグインのインストールだけでそのままブラウザから会議に参加することもできます。
ただし、ブラウザによって機能制限があったり、品質がアプリと比べて若干劣るので、できる限りZoomアプリを使用したいですね。
一方、自分がホストになってミーティングを開く場合はアカウントの作成とログインが必要です。
アカウントの作成は無料でもできるため、正式にライセンスを購入する前に一度試しておくと、安心して導入に踏み切れそうです。
スマホやタブレットの場合もアプリからアカウント作成ができます。
ミーティングの設定
自分がミーティングを開く場合は、以下の手順で操作しましょう。
- 新規ミーティングを作成
- 招待URLを対象者へ通知
- 相手がURLをクリックすると参加状態になる
クラウドミーティングの招待方法は複数ありますが、PC同士の場合はURLを通知する方法が最もシンプルです。
また即時のミーティングではなく、特定の日時を指定して事前に通知するといったこともできます。
ミーティングへの参加
クライアントとしてミーティングに参加する場合は、招待URLをクリックするだけで完了です。
初回はソフトのダウンロードが行われるので、インストールしてから参加するという流れになります。
2回目以降はURLをクリックすれば自動的にミーティング画面へ推移します。
またスマホ・タブレットの場合は、「ミーティングID」という9～10桁の数字を伝える方法も非常に便利です。
アプリを開いたら、ミーティングIDを入力するだけで会議に入れるので、ホストがURLをメールで送るよりも、SMSやチャットで数字を教える方が早く簡単な場合もあります。
クラウドミーティングを行う際は、自分の顔を映すためのカメラと、音声を届けるマイク、相手の音声を受け取るスピーカーが必要です。
ノートPCやスマホ・タブレットであれば全て内蔵されていることがほとんどなので、デバイスのみで利用できます。
デスクトップPCの場合は別途機器の用意が必要になるので注意しましょう。
Web会議を活用するメリット
クラウドミーティングツールを使ってWeb会議やセミナーを行うと、どのようなメリットがあるのでしょうか。
最後に、クラウドミーティングを導入するメリットについて解説していきます。
スムーズな情報共有
クラウドミーティングツールを使えば、いつでもどこでも気軽にミーティングを始められます。
Zoomは高品質で安定したビデオ通話の機能が搭載されており、対面で会議をしているような感覚で進行できるのも特長。
なおかつテキストチャットや画面への書き込みなどもできるため、意思疎通がスムーズになります。
メールや電話では伝わりにくい感情も、クラウドミーティングツールなら簡単に伝えられるでしょう。
またリモートワークや在宅勤務をしている社員とのコミュニケーションを図るツールとしてもおすすめです。
交通費などのコスト削減
クラウドミーティングツールはインターネット環境が整っている場所ならどこからでも利用できます。
わざわざ会議室に集まらなくても、個々のデスクや自宅からでも会議に参加できるということです。
遠方の取引先や支店との打ち合わせの際、その都度どちらかに集まるといった手間を省けるため、移動にかかるコスト削減につながります。
交通費や出張費をカットできる他、移動にかかっていた時間を別の業務に割り当てられるため業務効率化も期待できるでしょう。
また資料などもデータとして共有できるので、印刷のコストも合わせてカットすることができます。
ライセンス費用などクラウドミーティングツールの導入にはいくらかコストがかかりますが、長期的に見ればお得と言えるでしょう。
まとめ
- Zoomとは、PCやスマホからWeb会議ができるクラウドミーティングツールの1つ
- クライアント側の会員登録が不要で手軽にミーティングを開催できるのが特長
- クラウドミーティングツールにはコミュニケーションの円滑化やコスト削減といったメリットがある
Zoomは機能性の高さと、ITツールの操作に不安がある人でも使いやすいシンプルなUIが特長のクラウドミーティングツールです。
セキュリティ対策もしっかりしているので、導入予定の方はぜひZoomの利用を検討してみてくださいね。
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