ビデオ会議システムとWeb会議システムの違い。それぞれ機能や特徴を比較

ビデオ会議システムとWeb会議システムの違い。それぞれ機能や特徴を比較

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リモートワークの推進などを背景に、遠隔地にいる相手ともミーティングができるビデオ会議システムやWeb会議システムを導入する企業が増えてきました。

しかし、「うちでも活用しよう」と決めたはいいものの、ビデオ会議システムとWebシステムの違いが分からなかったり、どんなツールが自社に適しているのか判断できなかったりして大変な思いをすることもあるでしょう。

そこで今回は、ビデオ会議システムとWeb会議ツールの違いについて解説します。それぞれの機能の違いやメリット・デメリットを詳しく見ていきましょう。

この記事は、次のような人におすすめの内容です。

  • ビデオ会議システムとWeb会議ツールの違いが分からない人
  • ビデオ会議システムとWeb会議ツールのメリット・デメリットが知りたい人
  • おすすめのWeb会議ツールをチェックしたい人

ビデオ会議システムとWeb会議ツールの違い

ビデオ会議システムとWeb会議ツールの大きな違いは、遠隔地にいる相手とミーティングをするときに専用機器を使用するかどうかです。

ビデオ会議システムを導入するためには、マイクやカメラなどの専用機器を用意しなければいけません。

また、ビデオ会議システムは、接続工事が必要になる場合も多いです。しかし、Web会議ツールでは、パソコン(PC)やスマホ、タブレットなどをすでに持っているなら、新しく機材を準備しなくてすみます。

ビデオ会議システムとWeb会議ツールの違いを簡単に表にまとめると次の通りです。

ビデオ会議システム/
Web会議ツール
ビデオ会議システム Web会議ツール
専用機器の必要性 必要 不要
事前工事の必要性 必要 不要
初期費用 高価 安価
利用可能な場所 専用機器がある会議室など どこでも可能
拡張性 低め 高め
機能性 音声や映像による通話のみ 音声や映像による通話、チャット、画像や動画などのファイル共有
外部接続の可否 不可 可能

ビデオ会議システムのメリット・デメリット

先に、ビデオ会議システムのメリットとデメリットを紹介します。

メリット

ビデオ会議システムのメリットは、次の通りです。

  • パソコン(PC)が苦手でも使いやすい
  • リモコン1つで操作できる
  • 安定したネットワークで接続できる
  • 画像や映像、音声の質が良い

ビデオ会議システムを導入するためには、専用機器を用意する必要があります。「専用機材の操作方法を覚えられるか不安」という人がいるかもしれません。しかし、基本的に難しい操作は専用機器を導入する会社の担当者がやってくれるので心配しなくて大丈夫です。

ビデオ会議システムを使用するときは、リモコン1つで簡単に操作できます。そのため、ビデオ会議システムは、パソコン(PC)などの機器の操作が苦手な人でも安心して利用できると言えるでしょう。

ちなみに、ビデオ会議システムは、テレビ会議システムと呼ばれることもあります。ビデオ会議システムについて調べると、よくシステムの種類がよく分からなくなってくるので、この機会に覚えておくといいでしょう。

デメリット

一方、ビデオ会議システムを導入すると、次のようなデメリットを被る可能性があるので注意が必要です。

  • 初期導入費用がWeb会議ツールよりも高め
  • 専用機器を導入する部屋の用意が必要
  • レンタルする場合は、定期的なメンテナンスが必要
  • 購入する場合は、買い替えを検討する必要がある

ビデオ会議システムは、Web会議ツールと比較するとどうしても初期費用が高くなってしまいます。また、使用できる場所や時間が限定される点も、ビデオ会議システムならではのデメリットと言えるでしょう。

Web会議ツールのメリット・デメリット

続いて、Web会議ツールのメリットとデメリットを見ていきましょう。先に紹介したビデオ会議システムのメリット・デメリットと比較しながら、内容に目を通すことをおすすめします。

メリット

Web会議ツールのメリットは、次の通りです。

  • 初期費用を低く抑えられる
  • 有料プランだけでなく、無料プランがある場合も多い
  • 手持ちのパソコン(PC)やスマホなどで操作できる
  • 場所に拘らず、どこでも気軽にミーティングができる
  • 画面共有やチャットなどの機能が豊富

Web会議ツールの最大の強みは初期費用だけでなく、ランニングコストも安く抑えられる点です。

「とりあえず1度無料で使用してみたい」という人も、Web会議ツールなら気軽に試せるでしょう。

デメリット

Web会議ツールのデメリットには、次のようなものがあります。

  • ネット環境がなければ接続できない
  • 大人数でミーティングをする場合などに接続が不安定になる可能性がある
  • サポートセンターが充実していない場合がある

時間や場所を気にせずにいつでも使用できるWeb会議ツールですが、ネット環境が整っていないと相手のデバイスと接続できません。

また、複数人でWeb会議ツールを使用する場合やサーバーが混み合っている場合などは、接続が不安定になって円滑なコミュニケーションが取れない可能性があるでしょう。

すべてのWeb会議ツールに共通するとは言えませんが、しっかりとしたサポートセンターが用意されていない製品もあります。システムトラブルなどが発生した場合に、すぐに対応してもらえない可能性があるので十分注意が必要です。

多彩な活用を考えるならビデオ会議システムよりも、Web会議ツールがおすすめ

「会社の大きな会議以外にも使えるツールを探している」「使用場所を限定されないツールがいい」という場合は、ビデオ会議システムよりもWeb会議ツールの利用をおすすめします。

確かにビデオ会議システムは、音声や画像・映像の質が良い特徴があります。しかし、専用機器や会議室を用意しなければいけません。

Web会議ツールはビデオ会議システムと比較した場合、製品によっては音声などの質は落ちますが、パソコン(PC)やスマホなどのネットにつながる端末さえあれば、いつでもミーティングに参加できるのがポイントです。

誰でも簡単に始められるWeb会議ツールのビジネスにおける具体的な活用例としては、次のようなものがあります。

  • リモートワークの推進
  • 社内・社外での綿密なコミュニケーション
  • 移動・出張中の打ち合わせ
  • 社員採用面接
  • 映像や画面共有を使った社員研修

Web会議システムのおすすめの選び方

一口にWeb会議システムと言っても、たくさんの種類があります。それぞれ料金プランや機能などが異なるので、「どの製品を使えばいいのだろう」と頭を悩ませる人もいるでしょう。

そこで今回は、Web会議システムを選ぶおすすめの方法を紹介します。

適切な料金プランのツールを選ぶ

Web会議ツールの中には、無料でも使えるものも多いです。しかし、会社などで積極的にWeb会議ツールを使う場合は、多機能な有料プランを契約することをおすすめします。

有料プランを選ぶと当然、月額料金がかかります。Web会議ツールに充てられるお金はどれくらいか、どの機能があれば業務が円滑にすすむかなどを考えて、最適なプランを選択することが大切です。

音質などのクオリティで選ぶ

「Web会議ツールは、ビデオ会議ツールよりも音質などのクオリティが低い」と言われていますが、Web会議ツールの中には高クオリティの製品もあります。

できるだけクオリティが高いWeb会議ツールを導入したいなら、ハウリングやノイズなどの制御ができるもの、そして低速なネットワークでも映像品質が高い製品を探すことをおすすめします。

セキュリティが高いものを選ぶ

Web会議ツールを利用するときに、チェックすべきなのがセキュリティです。ネットを介してコミュニケーションをするため、セキュリティ対策が十分でないツールだと情報が漏れるリスクがあります。

最低限、ミーティング時にパスワード設定ができるか、通信の暗号化がされるかを必ず確認するようにしましょう。

まずは無料プランがあるZoomを利用してみよう

Web会議ツールにはいろいろな製品がありますが、特に評判を集めているのが「Zoom」です。

Zoomはパソコン(PC)やスマホだけでなく、タブレットでも簡単にミーティングが行えます。音声や映像による通話だけでなく、チャットやスケジュール管理など多数の機能を利用できる点もZoomの魅力です。

ブラウザでの使用はもちろん、専用アプリでもZoomを使えるので、とても気軽にミーティングができるWeb会議システムだと言えるでしょう。

「とりあえずWeb会議ツールを使ってみたい」「費用を抑えつつも、多機能なWeb会議ツールを探している」という人は、まずはZoomの無料プランの利用から始めることをおすすめします。

まとめ

「ビデオ会議システムとWeb会議ツールの違いが分からない」という人がいますが、2つのツールはまったく違うものです。今回紹介した違いを参考に、どちらのツールを導入するか考えてみましょう。

また、Web会議ツールでも、音質や画質が良い製品が増えてきています。初期費用やランニングコスト、導入にかかる手間なども踏まえて、ニーズに合った製品を選ぶことをおすすめします。

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