企業にかかってくる営業電話の中で、本当に自社にとってメリットとなる内容は実に少ないもの。
できれば営業電話はすべて着信拒否してしまいたいと考えている企業も多いのではないでしょうか。
本記事では、会社への営業電話を撃退する方法や、着信拒否できるサービスを紹介します。
Contents
着信拒否したい！営業電話を受けるデメリット
電話対応は会社の基本業務のひとつ。
ですが、もしも会社で毎日のように営業電話の対応をしているとしたら要注意です。
営業電話に対応することで、本来の業務にさまざまな悪影響を及ぼすことがあるのをご存じでしょうか。
時間と労力を消費する
営業電話は、一度つかまったらなかなか電話を切らせてくれません。
こちらに話す隙を与えないよう一方的にしゃべり続けたり、断ろうとするたびに話をはぐらかされたりと、長期戦となってしまいます。
業務を中断して電話に出ている上に、対応が終わる頃にはすっかり疲れて、なかなか集中力を取り戻せないことも。
このような電話が続けば、業務効率の低下を招いてしまうでしょう。
ストレスになる
営業電話の対応のために自分の業務を中断させられたり、時間を奪われたりすることは社員のストレスになります。
業務上必要な電話の対応ならば時間を取られるのは仕方のないことですが、営業電話は自分の業務には全く関係なく、ビジネス上のメリットもないため、受けた当人にとっては無駄な時間を過ごしたという感覚になってしまうでしょう。
毎日営業電話の対応ばかりだと、仕事に対するモチベーションにも影響してしまいます。
情報流出のリスクがある
営業電話のアポインターは、担当者の名前すら知らない状態で電話をかけてくることも多く、あの手この手で会社の情報を引き出そうとします。
電話に出た社員がうっかり担当者の名前を口にしたり、担当部署の番号を教えてしまったりと、ふとしたことから相手に情報を流してしまうリスクがあります。
営業電話・迷惑電話の撃退方法
営業電話や迷惑電話であっても、ガチャ切りすることは企業の対応としてふさわしくありません。
相手に不快な思いをさせず、営業電話を撃退する方法を考えてみましょう。
着信拒否に設定する
ビジネスフォンや携帯電話には、特定の番号を着信拒否に設定する機能があります。
営業電話に出たくない、かかってこないようにしたい場合は着信拒否機能を活用しましょう。
ただし、着信拒否に登録できる件数は上限がありますので、かかってきた営業電話の番号をすべて登録しているとすぐに一杯になってしまうことも考えられます。
また、初めてかかってくる業者や、同じ業者でも別の番号から発信された場合は着信拒否されませんので、営業電話の着信を完全にブロックすることは困難です。
発信者を確認してから電話に出る
電話がかかってきたら発信者番号を確認し、安全とわかった電話だけ出るという方法もあります。
例えば、取引先はすべて電話帳に登録して判別できるようにしておけば、取るべき電話がわかります。
ただし、電話帳に未登録の連絡先がすべて怪しいとは言い切れません。
ビジネスとして、電話帳登録のない番号を排除することにはあまりメリットがないため、「未登録の場合は新規顧客と思って対応する」というような形で取り入れるのが良いでしょう。
お断りの定型文を用意する
セールストークを聞いてしまってから、相手が納得するような断りの理由を探すのは困難なものです。
営業電話に対しては、テンプレの断り文でも構いませんので、毎回考えなくても良いようにお断りのセリフを用意しておきましょう。
お断りフレーズ例
- 「新規のお取引は控えさせていただきます」
- 「お取り次ぎしないよう申しつかっております」
- 「必要がありましたらこちらから連絡いたします」
警察に相談する
一般的な営業電話はお断りすれば引き下がってくれますが、いたずら電話・脅迫・営業妨害など悪質な場合は警察に通報しましょう。
企業や団体への嫌がらせ電話は業務妨害罪と判断され、法的措置が取られることがあります。
通報すべきかどうか判断に迷った場合は、警察の相談窓口「#9110」に相談してみてください。
営業電話を着信拒否できるサービス
営業電話による社員の負担を軽減したい場合は、外部のサービスを利用して着信拒否することも検討しましょう。
電話代行サービス
電話代行（秘書代行）サービスは、会社の電話にオペレーターが代わりに対応してくれるサービスです。
受けた電話の内容を報告してくれるので、内容を見て必要な電話には折り返しを行い、営業電話や迷惑電話は無視することができます。
電話代行サービスを使えば自社の社員が電話の取り次ぎを行う必要がなくなりますが、アウトソーシングのためオペレーターが定型的な対応しかできなかったり、社内の状況を把握できないといったデメリットもあります。
迷惑電話フィルタサービス
迷惑電話の情報をデータベース化し、着信をフィルタリングするサービスもあります。
公的機関やユーザーから提供された迷惑電話情報を蓄積・共有し、該当の番号から着信したら警告を発するので、過去に自社にかかってきたことのない番号でもブロックすることができます。
IVR（電話自動応答）
IVRは、音声ガイダンスで選択肢を流し、プッシュ番号で回答してもらうことで電話を振り分けるシステムです。
有人対応が必要な内容のみ電話を繋いでくれるので、電話対応を必要最小限にすることができます。
営業電話の場合、IVRの音声ガイダンスを最後まで聞いてやっとオペレーターに繋がるのでは効率が悪いため、自動音声であることが分かった時点で撤退してくれることも多いです。
電話対応はAIにお任せ「Canario（カナリオ）」
営業電話を着信拒否したいけれど、クライアントとの連絡は密にしたい。
そんな企業様におすすめのサービスが、AIによる電話転送サービス「Canario（カナリオ）」です。
「Canario（カナリオ）」は、会社の電話にAIが応答し、音声認識で名前取次を行ったり、伝言をテキスト化したりと、電話対応業務をまるごと請け負ってくれるサービス。
相手の発話から担当者名を判別し、携帯に転送するので、自動転送であるにもかかわらず担当者への直接取次が可能です。
応答は自動音声だから、営業電話や迷惑電話を抑止する効果もあり、必要な電話や優先度の高い電話のみに注力できます。
記事まとめ
営業電話の対応は、業務効率の低下や社員のストレスなどデメリットばかり。
毎日営業電話の対応に追われているようであれば、企業としては早急に対策を打たなければなりません。
営業電話を着信拒否できるサービスや、電話対応のアウトソーシング、応答を自動化するシステムなどを使って、不要な電話をブロックし、より優先度の高い業務に集中できる環境を作りましょう。
AIによる電話転送サービス「Canario（カナリオ）」は、電話業務全体を効率化することが可能です。
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