保留転送のキャンセル方法を解説【取り次ぎ先が電話に出ない時の対処法】

電話を転送した先の相手が電話に出ない場合のキャンセルのやり方

保留転送のキャンセル方法を解説【取り次ぎ先が電話に出ない時の対処法】
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会社では、電話を使ってお客様や取引先などとコミュニケーションを取ります。オフィスにさまざまな機能が搭載されたビジネスフォンを設置している会社も多いのではないでしょうか。

ビジネスフォンのなかには、保留した電話を別の番号に転送する機能がついていることがあります。

社内にいない担当社員に素早く電話を取り次ぎでき、便利な機能ではありますが、転送先の相手が通話に対応できない場合にキャンセルできるのか気になる人もいるでしょう。

そこで本記事では、保留した電話の転送をキャンセルできるのかをみていきます。

保留した電話の転送はキャンセルできる

保留した電話の転送はキャンセルできる

結論からいうと、転送先の相手が通話に対応できない場合はキャンセルすることが可能です。

具体的な操作方法は使用しているビジネスフォンや状況に応じて異なるので、ここではいくつかのケースに分けて転送した電話をキャンセルする方法を解説します。

ケース1:ビジネスフォンの保留ボタンで転送処理をした場合

ケース1:ビジネスフォンの保留ボタンで転送処理をした場合

ビジネスフォンの保留ボタンを使って電話を転送しようとした場合のキャンセル方法は、以下のとおりです。

  1. 保留ボタンで外線を保留にする
  2. 取り次ぎ先の番号をダイヤルする(が、相手が通話に出ない)
  3. 保留している外線のボタンを押す

ビジネスフォンにフックボタンがある場合は、キャンセルの際にフックボタンを押すことで対応することも可能です。

ケース2:ビジネスフォンのワンタッチボタンで処理した場合

ケース2:ビジネスフォンのワンタッチボタンで処理した場合

ワンタッチボタンを使って電話を転送した場合は、以下の手順でキャンセルが可能です。

  1. ワンタッチボタンで外線を保留する
  2. 自動的に通話が保留され、取り次ぎ先が呼出される(が、相手が通話に出ない)
  3. 保留している外線のボタンを押す

ビジネスフォンにフックボタンがある場合は、キャンセルの際にフックボタンを押すことで対応することもできます。

ケース3:ビジネスフォンのパーク保留ボタンで処理した場合

ケース3:ビジネスフォンのパーク保留ボタンで処理した場合

パーク保留ボタンで通話を別の番号にとばす際は、「保留ボタンを使ってパーク保留ボタンに保留する方法」と「直接パーク保留ボタンで通話を保留する方法」があります。

ちなみにパーク保留ボタンとは、どの電話器からでも共通のパーク保留ボタンを押すだけで通話できる機能で、ビジネスフォンに搭載された機能のひとつです。

それぞれどのように転送をキャンセルできるのか確認しましょう。

保留ボタンを使ってパーク保留ボタンに保留する方法

保留ボタンを使って通話をパーク保留ボタンに保留し、転送した場合のキャンセル方法は以下のとおりです。

  1. 保留ボタンを押して通話をパーク保留ボタンに保留する
  2. 取り次ぎ先の番号をダイヤルする(が、相手が通話に出ない)
  3. パーク保留ボタンを押す

直接パーク保留ボタンで通話を保留する方法

直接パーク保留ボタンを押して別の番号に転送した通話をキャンセルするには、以下の手順に沿って操作してください。

  1. パーク保留ボタンを押して通話を保留する
  2. 取り次ぎ先の番号をダイヤルする(が、相手が通話に出ない)
  3. パーク保留ボタンを押す

ケース4:フックボタンで処理した場合のキャンセル方法

ケース4:フックボタンで処理した場合のキャンセル方法

フックボタンを使ってビジネスフォンの通話を転送した場合、以下の手順でキャンセルしましょう。

  1. フックボタンを押して通話を保留する
  2. 取り次ぎ先の番号をダイヤルする(が、相手が通話に出ない)
  3. フックボタンを押す

ケース5:転送ボタンで別の電話にとばした場合のキャンセル方法

ケース5:転送ボタンで別の電話にとばした場合のキャンセル方法

ビジネスフォンの転送ボタンを使って別の電話に通話をとばした場合、以下の手順で転送の解除が可能です。

  1. 転送ボタンを押して通話を保留する
  2. 取り次ぎ先の番号をダイヤルする(が、相手が通話に出ない)
  3. フックボタンを押す

電話器の転送機能を解除することも可能

電話器の転送機能を解除することも可能

ビジネスフォンの転送機能を解除する場合は、ビジネスフォンの販売業者や通信会社にやり方を確認しましょう。

基本的には、電話器もしくはインターネットで転送機能の解除が可能です。

電話転送は時間や曜日を区切って設定することもできるので、必要に応じて設定を変更してみてください。

まとめ

まとめ

ビジネスフォンにかかってきた電話を別の番号に転送した際、相手が対応できない場合はキャンセルが可能です。キャンセルの方法は転送するときのやり方によって異なるので注意してください。

転送した通話をキャンセルする作業が面倒な場合は、AIが自動で対応してくれるNECネッツエスアイのCanario(カナリオ)の利用がおすすめです。

転送先の社員が電話に出られない場合は、メールやコミュニケーションなどで内容が通知されるため、別の社員が転送をキャンセルしなくてすみます。

Canario(カナリオ)の詳しい機能や料金プランが気になる方は、お気軽にご連絡ください。

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