オフィスに固定電話を設置する会社は多いですが、着信を転送できる機能を導入していないと必ず電話番を用意する必要があります。

人手が足りている場合は問題ありませんが、在宅勤務の社員が増えたり、体調不良者が多数出たりした際には特定の社員の負担が大きくなる恐れがあるでしょう。

しかし、一見便利に思える電話転送機能にも実は課題があります。

そこで本記事では、電話転送機能が抱える課題を解説します。課題を解決する方法もあわせて確認しましょう。

着信した電話を転送する場合の課題・注意事項

電話転送には、次の3つの課題があります。

• 秘匿発信ができない
• オプション料金が発生する
• 気軽に再転送できない

ここでは上記の課題の内容について、確認しましょう。

秘匿発信ができない

固定電話の着信をアンドロイドやiPhoneなどのスマホにとばせる電話転送機能ですが、秘匿発信ができません。

秘匿発信とは、その名のとおり、発信する側の電話番号を隠して通話することです。

会社の固定電話から通話が転送された際、その場で対応できれば問題はないでしょう。

しかし、転送された電話を受け取れなかった場合、社員は手持ちの携帯を使って電話をかけ直すことなります。この際、社員の携帯番号が着信を受ける相手にばれてしまうことが、電話転送の課題のひとつです。

オプション料金が発生する

外線を転送する場合、オプション料金が発生するケースが多いです。

そのため、転送元である会社は転送先の社員の携帯で発生する通話料金も負担しなければいけません。

転送回数があまり多くなければ、それほど大きなコストにはならないかもしれません。

しかし、例えば社員が長期出張に行った場合はどうでしょうか。毎日何十件もの電話を出張中の社員に転送するとなると、会社が負担する通話料金はかなりの額になるでしょう。

気軽に再転送できない

会社の固定電話宛ての着信を転送した場合、必ず転送先の相手が電話を取れるとは限りません。

もし転送先の社員が着信に対応できなければ、再度電話を転送する必要があります。

しかし、再転送する際にも通話料金が発生するのが電話転送における課題のひとつです。

転送先の社員が必ず着信に対応できるかわからない状況で、むやみに転送すると通話料金が高額になる可能性があるため注意が必要でしょう。

電話転送サービスとは？主な機能・特長を解説

電話転送サービスとは、その名のとおり、特定の電話器の着信をあらかじめ登録した番号に転送するサービスのことです。

各キャリアが提供しているサービスで、テレワークを積極的に実施する会社や社員の外出が多い会社などで利用されています。

電話転送サービスを導入すれば、会社に設置された固定電話の電話番を用意せずにすみます。

たとえ社内に社員が不在でも、着信は社員が持つ携帯に転送されるため電話の取りこぼしを防止できるのがポイントです。

電話転送サービスはDXの推進や新型コロナウイルスの感染拡大、テレワークの推進などを背景に、多くの会社から注目されています。社員が働きやすい環境作りに一役かうサービスともいえるでしょう。

各キャリアの電話転送サービスの紹介

電話転送サービスは、各キャリアで提供されています。

ここでは、NTT「ボイスワープ」、ソフトバンク「多機能転送サービス」、auひかり「着信転送サービス」の内容を簡潔にまとめた表を紹介します。

NTT「ボイスワープ」

NTTの「ボイスワープ」は使用している回線によって、料金や工事費用が異なります。具体的には以下のとおりです。

【ひかり回線の場合】

【アナログ・ISDN回線の場合】

ソフトバンク「多機能転送サービス」

ソフトバンクの「多機能転送サービス」は、工事費用がかかりません。具体的な料金プランは以下のとおりです。

auひかり「着信転送サービス」

auひかりの「着信転送サービス」は転送先によって、料金が異なります。具体的には以下のとおりです。

着信転送サービス自体の料金プランは、下表のとおりです。

固定電話への着信を携帯に送るメリットとは

会社宛ての着信を携帯にとばせば、社員は会社にいなくても対応が可能です。

例えば、転送サービスを利用していればテレワークで自宅で仕事している際にも、自分宛ての着信が携帯に来ます。

出社して電話を受けた社員から取り次いでもらったり、折り返しするよう連絡を受けたりする手間が省けます。

また特定の社員だけが着信の対応をする状態が抜け出せるため、業務効率の改善につながるでしょう。本業がスムーズに進む可能性がある点も、着信を別の番号にとばすメリットといえます。

クラウド型の転送サービス「Canario(カナリオ)」の内容とは

Canario(カナリオ)とはNECネッツエスアイが提供する、クラウド型の転送サービスです。AIが自動で電話対応・取り次ぎ・転送してくれるので、社員は電話にかける工数が少なくなります。

特定の担当者宛ての着信はもちろん、担当者がいない場合はグループ全体に一斉架電することも可能です。

またAIが対応することで、営業電話にかける時間が少なくすむのもCanario(カナリオ)を利用するポイントといえるでしょう。

Canario(カナリオ)を導入することで、会社の着信業務の負担を軽減することも可能です。

Canario(カナリオ)の利用を前向きに検討している方、もう少し詳しい内容・操作方法などの情報を知りたい方はお気軽にご連絡ください。

まとめ

会社に設置した固定電話の着信を、社員が持つ携帯に転送すれば場所の制限を受けずに対応が可能です。

しかし、転送には別途費用がかかるだけでなく、転送先の社員が対応できる確証がないこともあります。

NECネッツエスアイが提供するCanario(カナリオ)はこうした課題を解決するべく、あらかじめ登録した番号に一斉架電できる機能が搭載されています。

そのため、従来の電話転送サービスのように、再転送の必要がありません。

また万が一、誰も着信に対応できない場合でも電話があったことはメッセージとして残ります。メッセージはスマホなどのモバイルフォンに通知されるため、担当社員がスムーズに折り返すのに役立つでしょう。

Canario(カナリオ)の導入について前向きに検討している方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。

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