MicrosoftのTeamsは電話転送可能?呼び出しても通話に出られない場合の方法とは

Microsoft社のTeamsで電話転送するメリット・デメリット、伝言をテキスト化するCanario(カナリオ)について紹介

MicrosoftのTeamsは電話転送可能?呼び出しても通話に出られない場合の方法とは
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ビジネスに関連するさまざまなツールは多数の種類がありますが、Microsoft社が提供するチャット・通話ツールとして有名なのがTeams(チームス)です。

WordやExcel、PowerPointなどのOffice 365と連携が可能なので、その利便性を評価し、Teamsを導入する企業も多くいます。

Teamsを通話ツールとして積極的に活用することを検討している場合、「最初に着信を受けた番号から別の番号へ転送できるのだろうか」と不安を感じることがあるでしょう。

そこで本記事では、Teamsにおける電話転送の対応について解説します。

電話転送を利用するメリット・デメリットや転送先の社員が対応できない場合に便利なサービスも紹介するので役立ててください。

Microsoft社のTeamsは電話転送に対応している

Microsoft社のTeamsは電話転送に対応している

結論からいうと、Microsoft社が提供するチャット・通話ツールTeamsは電話転送に対応しています。

Teamsはデスクトップ版だけでなく、モバイル版のアプリも配信されていますが、いずれも電話転送が可能です。

固定の社員へ通話を転送できるのはもちろん、あらかじめ設定したグループ全員を同時に呼び出すこともできます。

Microsoft社のTeamsの電話を転送する設定方法については、以下記事をご参照ください。

MicrosoftのTeamsで電話を転送する方法を確認しよう

MicrosoftのTeamsで電話転送を利用するメリットとは

MicrosoftのTeamsで電話転送を利用するメリットとは

Microsoft社のTeamsの電話を別の番号へ転送できることは分かりましたが、転送することによって企業はどのようなメリットを感じられるでしょうか。

この章では、電話転送を設定するメリットを確認していきます。

担当者が社外にいても通話・着信に対応できる

電話の転送先を社員が持つ携帯電話やスマートフォンに設定しておけば、社外にいる場合でも通話を転送できます。

社員が営業で外に出ることが多い企業やリモートワーク・テレワークを導入したい企業におすすめです。

通話に素早く対応することで顧客満足度の向上につながったり、新たなビジネスチャンスを逃さずにすんだりするため、企業にとっても電話転送機能を利用することは大きなメリットがあるといえます。

社員も通話の内容をもとに伝言メモを作成するなどの作業が省略されるため、業務効率の改善につながるでしょう。

伝言ミスを防止できる

Microsoft社のTeamsの電話転送機能を利用すれば、担当者が直接対応にあたれるため他の社員が伝言する必要がなくなります。

これに伴い、着信相手の名前や電話番号、用件などの伝言ミスを未然に防げるのが電話転送のメリットです。

伝言の伝え忘れが発生することもないため、お客様や関係者からお叱りの声を受ける心配がなくなります。

電話の転送機能を設定するデメリットを解説

電話の転送機能を設定するデメリットを解説

Microsoft社のTeamsは利便性の高いチャット・通話ツールですが、外線や内線を転送した先の社員が対応できない場合、別の社員が対応にあたる必要があります

本来の担当である社員が対応できないことを確認した後、通話相手にその旨を伝え、必要であれば伝言を聞かなければいけません。

最初に着信を受けた社員はその内容を控え、メールや電話メモなどで本来の担当社員に伝達する作業を担うことになります。

これではTeamsの電話を転送設定することで、かえって社員の作業効率が悪くなってしまう可能性があります。

伝言をテキスト化して後から確認・共有できるCanario(カナリオ)が便利

Canario

電話の転送先の社員が対応できない場合に、着信の相手が残した伝言をテキスト化し、チャットツール上などで表示してくれるサービスがあります。これがNECネッツエスアイが提供する電話転送サービス、Canario(カナリオ)です。

Canario(カナリオ)にはAIが搭載されており、社員が対応しなくても通話が自動で取り次がれます。取り次ぎと転送の作業に社員が関与する必要がありません。

そのため、社員が誰もいない会社に設置した固定電話宛てに通話があったとしても、Canario(カナリオ)を導入すれば社外にいる社員が持つデバイスへ着信が転送されるのが安心です。

また、転送先の社員が通話に応答できない場合は、伝言が文字起こしされ、あとからメールやチャットツール上で確認できます。

もちろん、Microsoft社のTeamsやSlackなどと連携可能です。

すでにTeamsを社内で導入している場合でも、新たなシステムを導入する必要がありません。既存のシステムを活用できるのも、Canario(カナリオ)ならではのポイントといえるでしょう。

伝言メモを作成する必要がないため、より一層、業務効率化の改善につながります。

料金プランは利用できる機能に応じて、3種類用意されています。詳しい内容について知りたい方は、ぜひこの機会にお問い合わせください。

Canario(カナリオ)の3つの料金プランをチェック!

まとめ

まとめ

Microsoft社が提供するチャット・通話ツールであるTeamsでは、電話転送機能の設定が可能です。

通話を別の番号に転送することで顧客満足度が向上したり、ビジネスチャンスを逃さずにすんだりなど、企業が受けるメリットは大きいといえます。

一方で、転送した先の社員が何らかの理由で通話に対応できない場合もあるでしょう。

この場合は、NECネッツエスアイのCanario(カナリオ)の利用がおすすめです。

通話相手からの伝言をテキスト化し、チャットツールに表示されるため伝言ミスを防止できます。社内に担当者がいなくても、パソコンや携帯電話などで伝言の内容を確認できるため通話に対応できなくても、タイムラグを最小限に抑えられるでしょう。

NECネッツエスアイのCanario(カナリオ)について、もっとくわしく知りたい方はお気軽にご連絡ください。

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