ボイスワープ®は、NTT東日本・NTT西日本の固定電話・ひかり電話に対する自動着信転送サービスの商標です。
電話転送は、着信した電話機とは異なる電話へ通話を転送する機能です。
オフィスでは毎日、他の担当者に内線で電話を転送していますね。最近では、テレワークのため外部の番号への転送を行うケースも珍しくありません。
ビジネスには欠かせない電話の転送機能。万一、「転送されない」という事態が発生した場合にはどうすればよいでしょうか。
本記事では、電話が転送されないトラブル発生時の確認事項・対処方法を解説します。
大切な着信を逃さないための便利なサービスも紹介しますので、ぜひ最後までお読みいただき、参考にしてみてください。
Contents
ビジネスフォンで電話が転送されない場合
オフィスで電話を取り次ぐ際には、ビジネスフォンの転送機能を使いますね。
他の社員に取り次ごうとしても転送されない場合には、次の点を確認してみてください。
転送の操作が正しいか
転送されない場合は、操作方法が間違っていないか確認してみましょう。
ビジネスフォンの主な転送操作には、次のようなパターンがあります。
操作方法は機種により異なりますので、お使いのビジネスフォンの取扱説明書で確認してください。
保留ボタンを押して保留し、同じ番号の保留ボタンで解除する
電話機の保留ボタンに「保留1」「保留2」など番号が付いている場合は、自分が保留時にどの番号が保留になったのかを確認して、取り次ぎ先の担当者に番号を伝えます。
担当者が自席の電話機で同じ番号の保留ボタンを押すと、保留が解除されます。
保留ボタンを押して保留し、外線（番号）ボタンで解除する
保留の解除に外線ボタンを使う場合もあります。
電話が着信したときに「外線1」が点灯していた場合には、保留した際に「外線1」のランプが保留状態になります。
「外線1」のボタンを押すと保留が解除されます。
保留中に内線にダイヤルし、相手が出たら「転送」ボタンを押す
保留中に担当者の内線番号にダイヤルし、相手が出たら用件を伝え、「転送」を押すと電話の転送が完了します。
転送ボタンを押して内線にダイヤルし、相手が出たら受話器を置く
保留ボタンの代わりに転送ボタンを押すパターンもあります。
「転送」を押すと内線通話の待機状態になりますので、担当者の内線番号にダイヤルし、相手が出たら用件を伝え、受話器を置いて電話を切ると転送完了です。
転送先が話中になっていないか
内線へダイヤルして転送する場合、相手の電話機が話中になっていると転送されません。
常に転送されない場合は、受話器が上がっていたり、コードが抜けていたりしていないか確認しましょう。
クラウドPBXで電話が転送されない場合
クラウドPBXは、ビジネスフォンの内線システムをクラウド化したものです。
PBX（電話交換機）をクラウド上に構築して、インターネット経由で通話を行います。
クラウドPBXでは、スマホなどのインターネット接続端末を電話機の代わりに使い、内線通話や転送の処理を行うことができます。
内線転送の流れはビジネスフォンと同じく、電話を保留にして担当者の内線番号をダイヤルするという手順で可能です。
転送されない場合は次の点を確認してみてください。
初期設定は完了しているか
クラウドPBXでスマホを電話機として使用する場合、アプリを使って通話します。
内線番号が発行されていても、自分のスマホのアプリに設定しなければ使うことはできません。
アプリをダウンロードし、接続先のサーバーアドレスや自分の内線番号を設定すると開通しますので、転送できない場合はアプリの設定が正しく行われているか見直してみてください。
アプリを再起動・アップデートしてみる
アプリがフリーズしたために不具合が出ることがありますので、転送されない時はアプリを再起動してみましょう。
また、アプリのバージョンが古い場合は、最新版にアップデートしてみてください。
ボイスワープで電話が転送されない場合
固定電話の回線キャリアが、オプションで他の電話番号へ転送できるサービスを提供しています。
着信をすべて転送する「無条件転送」、転送元で一定時間応答できなかった時に転送する「無応答時転送」、転送元が話中だった場合に転送する「話中転送」など転送条件を選択し、指定の電話番号に通話を自動転送します。
ここでは、NTT東日本・西日本の「ボイスワープ」を例に、転送されない場合の確認事項を説明します。
各社の転送サービスの内容はほぼ同等となっていますので、他社サービスで転送されない時もここで紹介する内容を参考に対応してください。（操作方法は各社のマニュアルをご参照ください）
サービスに加入しているか
固定電話の転送サービスは申し込みが必要で、月額料金もかかります。
申し込みから利用開始まで数日かかる場合もありますので、サービス利用手続きが完了しているか確認しましょう。
転送開始になっているか
着信を転送するには、転送先の番号を登録し、転送開始の設定を行う必要があります。
アナログ回線の転送開始方法
固定電話から「142」にダイヤルし、ガイダンスに従って「1」をプッシュします。
ISDN回線の転送開始方法
固定電話から以下の番号にダイヤルします。
| 無条件転送 | 14211 |
|---|---|
| 無応答転送 | 14212 |
| 話中転送 | 14213 |
| 無応答転送＋話中転送 | 14214 |
ひかり回線の転送開始方法
固定電話から以下の番号にダイヤルします。
| 無条件転送 | 142→1→1 |
|---|---|
| 無応答転送 | 142→1→2 |
| 話中転送 | 142→1→3 |
| 無応答転送＋話中転送 | 142→1→4 |
ひかり回線の場合は、Webページからも転送開始・停止・転送先の設定を行うことができます。
転送先の番号が正しいか
転送先に指定した電話が鳴らない場合は、転送先の番号設定が間違っていないか確認しましょう。
電話転送サービスでは複数の電話番号を転送先としてリスト登録しておくことができますが、転送先に設定できるのは1つだけです。
転送したい番号が選択されているかも確認してみてください。
「Canario（カナリオ）」は応答できない時に伝言メモが作成される
手動転送で転送されない場合には電話に応答した人が代わりに伝言を預かることができますが、自動転送では、転送されないトラブル時にフォローできないのが難点です。
転送されない時にも電話の用件を残すことができるサービスをお探しなら、NECネッツエスアイの「Canario（カナリオ）」がおすすめです。
Canario（カナリオ）は、AIが電話の一次対応を行い、名前取次で担当者に転送してくれるサービス。
担当者の携帯の電源が入っていなかったり、圏外で転送されない場合にも、AIが伝言をテキスト化してメールやチャットで送信してくれるので安心です。
Canario（カナリオ）では一次受け・取り次ぎ・転送・不在対応（伝言）をすべてAIが対応してくれるので、社員による電話の取り次ぎや手動の転送も不要になり、電話対応コストの問題も解決します。
記事まとめ
電話が転送されないせいで、ビジネスの機会を逃してしまうようなことは避けたいものです。
何かのトラブルで転送されない時や、転送されてきた電話を受け損なった時にもフォローできるシステムを使えば安心ですね。
Canario（カナリオ）を使えば、取れなかった電話の内容をテキストで受け取ることができます。
話中になることもありませんので、電話が集中した場合にも、お客様からのメッセージを逃すことなく届けてくれますよ。
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