テレワーク対応で注目!登録した番号に電話を転送する方法

在宅の社員の電話番号を登録しておけば、テレワークでも転送可能!

テレワーク対応で注目!登録した番号に電話を転送する方法
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テレワークが広まり、事務所に出社する人数が減っても、会社の固定電話番号には相変わらず電話がかかってきて対応に頭を悩ませている企業も多いのではないでしょうか。

事務所で対応する人数が少なくなっている上に、担当者が在宅勤務で不在のケースも多く、電話の対応がこれまで以上に煩雑になってきています。

事務所にかかってくる電話を担当者が直接取れたら便利だな、という場合に活用できる、固定番号から携帯番号に転送サービスについて解説します。

固定電話への着信を携帯で受けるメリット

固定電話への着信を携帯で受けるメリット

固定番号にかかってきた電話を担当者の携帯番号に転送すると、本来電話を受けるべき人が直接応答できる機会が増加します。

企業側には電話の取り次ぎや折り返し対応が不要になる利点があり、相手にとってもスムーズに担当者につながるというメリットがあるため、今、注目が集まっているサービスです。

外出時にも応答できる

これまで、外出中に会社にかかってきた電話は折り返し対応にしていましたが、携帯に転送すれば、外出先で応答したり、着信を見て折り返すことが可能です。

営業担当など外出がメインの場合は、電話のために会社に戻る必要がなくなり、従来よりスピード感のある対応が実現します。

テレワーク対応

在宅勤務のスタッフが電話に出ることができないと、事務所にいるスタッフには倍の負担がかかりますし、折り返しや出社後の対応で業務効率も落ちてしまいます。

固定番号にかかってきた電話を携帯で受けることができれば、テレワークのハンデがなくなり、出社時と変わらないパフォーマンスが可能になります。

取りこぼしを防ぐ

事務所に人が少ない場合、打ち合わせや食事などで電話を取る人がいなくなってしまうことがあり、取り逃しが懸念されます。

そのようなときは携帯へ転送すると、テレワークのスタッフが電話対応のフォローを行うことも可能になり、取りこぼし対策としても有効です。

担当者に直接着信する

これまでは、担当者が事務所外にいるときは電話が折り返しとなってしまうため、外出が多い担当者がつかまりにくいという欠点がありました。

折り返し対応では待たされる上に、電話に出た担当者以外のスタッフにも用件を伝えなければならないため、担当者に取り次いでもらえるまでに時間も手間もかかっていたのです。

転送電話で担当者の番号に着信させれば、取り次ぎを介さず直接担当者につながるので、ストレスなくスムーズなやり取りが可能になります。

キャリアの転送電話サービス

キャリアの転送電話サービス

固定電話からの転送を行うサービスは、固定電話番号のキャリアが提供しています。

ボイスワープ(NTT東日本・西日本)

NTT東日本・西日本の「ボイスワープ」の利用条件は、NTT東日本・NTT西日本の加入電話(固定電話)、INSネット(ISDN回線)、ひかり電話(IP電話)の契約者であることです。

月額使用料は以下の料金表(税込)をご確認下さい。

プラン 対象回線 月額使用料(事務用)
ボイスワープ 加入電話 880円/1回線
INSボイスワープ ISDN 880円/1回線
ひかり電話ボイスワープ ひかり電話 550円

多機能転送サービス(ソフトバンク)

ソフトバンクが提供する「多機能転送サービス」の利用条件は、おとくライン(固定電話)の契約者であることです。

月額使用料は以下の料金表(税込)をご確認下さい。

プラン 月額使用料
各プラン共通 880円/1回線

利用開始までの手順

利用開始までの手順

キャリアのサービスを利用する場合の手順は以下の流れになります。

加入申し込み

転送元番号の契約キャリアに加入申し込みを行います。

回線の種類によっては工事が必要になるため、申込後、利用開始まで時間がかかる場合もあります。

初期設定・転送先番号の登録

サービスが開始したら、初期設定を行って利用開始です。

初回設定や転送先番号の登録は、契約回線の電話機のダイヤル操作でしか行えない場合がありますので、最初は事務所で作業しなければなりません。

リモートコントロール・暗証番号の設定

リモートコントロールとは、契約回線以外の電話機から転送の操作を行う方法です。

設定方法

  1. 契約回線の電話機からリモートコントロールをオンにします。
  2. リモートコントロールの暗証番号を設定します。

リモートコントロール操作方法

  1. リモートコントロールのアクセス番号に電話します。
  2. 暗証番号を入力します。
  3. ガイダンスに従い操作を行います。

転送先登録の注意点

転送先登録の注意点

転送先を登録する際の注意点です。

サービスにより内容が異なりますので、後で「思っていた使い方ができなかった」と後悔しないように、契約前によく確認しておきましょう。

転送先に指定できない番号がある

転送先として設定可能な番号の種類は、サービスごとに指定があります。

フリーダイヤルやナビダイヤルなど特殊な番号は設定できないことがありますので注意しましょう。

複数の番号に同時に転送できない

転送先の番号は複数登録できますが、同時に複数の番号に呼び出しを行うことはできません。

登録リストの中から選択した番号のみに無条件で転送するか、転送元の番号で無応答または話し中の場合に転送される方式です。

リストに登録できる番号の数には限りがあるので、電話に出る人は限定されます。また、転送設定中は特定の人に電話対応が集中してしまうことになります。

転送先の切替は手動

転送先のリストに番号が登録されていても、転送先は自動で切り替えできません。

他の番号に転送したいときは、その都度、誰かが手動で切り替えを行う必要があります。

Canario(カナリオ)ならAIが担当者に自動転送!

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もっとフレキシブルに電話を転送したい・取れない電話をなくしたい場合は、NECネッツエスアイのCanario(カナリオ)がおすすめ。

AIが名前を聞き取って担当者の番号へ自動転送を行うから、話したい相手とスムーズにつながることができます。

担当者の指定がない場合は、チームやグループに一斉架電も可能。特定の担当者のみに電話取り次ぎの負担が集中する心配もありません。

まとめ

まとめ
  • テレワークや外出の多い会社では固定電話の転送が便利
  • 複数同時呼び出しができないサービスは、特定の人に電話対応が集中する
  • 担当者の指定に応じて転送先を変えたい場合や、一斉架電を行いたい場合はAI電話対応サービスCanario(カナリオ)がおすすめ

リモートワーク・在宅勤務・ワーケーションなど多様な働き方の実現と生産性を両立させる電話対応サービスCanario(カナリオ)の詳細は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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