Zoomを使ったWeb会議のメリットとプラン・導入方法を解説

Zoomを使ったWeb会議のメリットとプラン・導入方法を解説

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※Zoom及びZoom名称を含むサービスはZoom Video Communications, Inc.が提供するサービスです。

2022年7月15日よりzoomは無料ラインス契約の場合、参加者2名のミーティングの場合であっても40分制限がかかるようになります。(従来は3人以上のミーティングの場合のみ)
ビジネスにZoomをご利用いただいている企業・団体様はこの機会に有料ライセンスへの切り替えをご検討ください。→お問い合わせはこちら

会社にWeb会議ツールを導入するならZoomがおすすめです。

この記事では、Zoomを使ったWeb会議のメリットと、実際の導入方法をご紹介。

Zoomのプランごとの機能などもまとめているので、新たにWeb会議ツールの導入をお考えの企業・団体様はぜひ参考にしてみてください。

Zoomとは?Web会議ツールとしてのメリット

Zoomとは?Web会議ツールとしてのメリット

Zoomとは、パソコンやスマホ・タブレットから利用可能なオンラインのミーティングツールのことです。

テレワーク・在宅勤務スタッフとのコミュニケーション促進やセミナー開催などに活用されており、日本をはじめ世界中で選ばれているツールです。

まずは、数あるWeb会議ツールの中でもZoomが人気を集める理由と、具体的なZoomの導入方法について見ていきましょう。

Web会議におけるZoomのメリット

Zoomには、他の類似ツールにない様々な機能やメリットがあります。

ここではZoomの主なメリットとして、以下の4つのポイントをご紹介していきます。

メリット①アカウント登録なしで会議に参加できる

Zoomの大きなメリットの1つは、アカウントを持っていなくてもミーティングに参加できるという点です。

通常、Web会議ツールを利用する際は主催者と参加者の双方がアカウント登録を行う必要がありますが、Zoomの場合、アカウントが必要となるのは主催者のみ。

参加者は主催者から送られてくるメールのリンクにアクセスするだけで参加できるため、パソコン操作が苦手な方でも簡単に利用できるのがメリットです。

メリット②接続が安定している

Zoomは独自のデータ圧縮技術を採用しており、モバイル回線などでも安定した接続を行える点がメリットです。

また冒頭でお伝えしたように、パソコン・スマホ・タブレットなどのマルチデバイスに対応しているため、外出時でもスマホから簡単にZoomを開始できます。

メリット③プランによっては大規模な会議も開催可能

Zoomは有料プランやアドオン機能などを活用することで、最大1,000人までのミーティングを開催できます。

無料プランでも100人まで参加可能なため(※参加者が2名のミーティングの場合であっても時間制限あり)、大小様々な規模のミーティングに対応できるのもメリットの1つです。

メリット④多機能で連携ツールも充実

Zoomには他のWeb会議ツールにない便利機能が豊富に搭載されており、中でも特徴的な機能の1つが「バーチャル背景」です。

こちらは好きな画像や動画を背景に設定することで部屋の様子を隠せるという機能で、自宅でZoomを使う方のプライバシー保護などに活用されています。

またPowerPointのスライドショーを共有する機能もあり、講義やセミナーでも使いやすいツールとなっています。

Zoomの導入方法とアカウント登録の手順

Zoomを利用するときは、専用のアプリをインストールして操作するのがおすすめです。

パソコン用のデスクトップアプリとスマホ・タブレット用のモバイルアプリのインストール方法はそれぞれ以下の通りです。

また合わせてアカウント登録方法も紹介していきます。

デスクトップアプリ

  1. ZoomのWebサイト(https://zoom.us/)にアクセス
  2. メールアドレスを入力して「サインアップは無料です」をクリック
  3. 誕生日を選択して「続ける」をクリック
  4. 届いたメールを開き「アクティブなアカウント」をクリック
  5. 学校の代表者として登録するか聞かれるので「はい」または「いいえ」を選択して「続ける」をクリック
  6. 名前とパスワードを設定して「続ける」をクリック
  7. 他のユーザーを招待、または「手順をスキップ」をクリック
  8. Zoomデスクトップアプリ版のダウンロードボタンをクリック
  9. ダウンロードしたファイルを実行
  10. 指示に従ってインストールを実施

モバイルアプリ

  1. AppStoreでZoomを検索(Androidの場合はGooglePlay)
  2. 「Zoom Cloud Meetings」をタップ
  3. 「入手」をタップ
  4. インストールできたら、Zoomアプリを起動して「サインアップ」をタップ
  5. 誕生日・メールアドレス・名前を設定して「サインアップ」をタップ
  6. 届いたメールを開き「アクティブなアカウント」をタップ
  7. パスワードを設定して「続ける」をタップ
  8. 他のユーザーを招待、または「手順をスキップ」をタップ
  9. 「マイアカウントへ」をタップ

Zoomのメリットを活かすなら有料プランがおすすめ

Zoomのメリットを活かすなら有料プランがおすすめ

Zoomには誰でも利用できる無料プランと、企業向けの有料プランが用意されています。

無料プランでもある程度は利用できますが、ビジネス利用の場合は有料プランやZoom Roomsの導入がおすすめです。

続いて、Zoomのプランごとの機能について詳しく見ていきましょう。

無料プランで使える機能

Zoomの無料プランでは、主に以下のような機能を利用することができます。

  • 画面共有(ファイル・ホワイトボード)
  • ブレークアウトルーム(グループ分け)
  • リモート操作
  • レコーディング(録画・録音)
  • テキストチャット など

ミーティングに必要な最低限の機能は揃っているため、プライベートでの利用であれば無料プランでもある程度対応できるでしょう。

ただし、無料プランの場合は以下のような制限がある点に注意が必要です。

  • 参加者が2名のミーティングの場合であっても1回40分まで
  • クラウド上でのミーティング記録・保存ができない(デバイスの容量を消費してしまう)

ビジネスシーンでの会議は1時間以上かかることも珍しくないため、40分までしか通話できないというのはデメリットとなる可能性があります。

通話時間を気にせず利用したい場合は以下の有料プランの契約がおすすめです。

有料プランの種類と追加機能

Zoomでは、Pro・Business・Enterpriseの3種類の有料プランから契約プランを選択できます。

それぞれのプランで追加される機能と、ミーティングに同時参加できる人数の上限は以下の通り。

プラン 追加される機能 会議の参加人数上限
Proプラン 無制限のグループ通話/各ユーザーへ役割の割り当て/
録画・録音記録の設定・暗号化などの高度なミーティング機能/
ミーティング数や実施日、参加人数などのレポーティング/
パーソナルミーティングIDのカスタマイズ/
1GBまでのクラウドレコーディング/
Skype For Businessとの相互運用性 など
100名
Businessプラン 管理用ダッシュボード/URLのカスタマイズ/
ドメインからアカウントを追加/企業の認証情報を使ったログイン など
300名
Enterpriseプラン 無制限のクラウドレコーディング/ウェビナーやZoom Roomの割引 など 500名

グループ通話の時間制限解除やクラウドレコーディング機能の利用などはProプランから可能です。

またBusinessプランになると300名までの同時ミーティングが可能となるため、規模の大きい会議が必要な場合におすすめです。

ZoomミーティングとZoom Roomsの違い

Zoomには、通常のミーティングツールとは別に、会議室などに常設して利用するTV会議型のシステム「Zoom Rooms」が用意されています。

こちらはZoomミーティングのオプションとして契約できるシステムで、1か所から複数人でミーティングに参加するときなどにおすすめです。

ZoomミーティングとZoom Roomsの主な違いは以下の通り。

Zoomミーティング Zoom Rooms
使い方 各個人のデバイス(PC・スマホ・タブレット)からZoomを利用 会議室に常設されたディスプレイからZoomを利用
操作 デバイスから直接操作 タブレットなどをコントローラーとして利用
ライセンス付与対象 個人 会議室
周辺機器 不要(デバイスによってはマイク・スピーカー・Webカメラなどが必要) ディスプレイ・操作用デバイス・マイク・スピーカー・Webカメラ

Zoom Roomsは会議室に対してアカウントが紐付けられるため、会議室に出入りできる人なら誰でもミーティングを主催できます。

またコントローラー(タブレット)を使って直感的にミーティングを操作でき、ITツールの操作が苦手な方でも簡単に使いこなせるのがメリットです。

企業でZoomを導入する場合は、合わせてZoom Roomsの契約もご検討ください。

まとめ

  • Zoomは多機能で誰にでも使いやすいUIがメリットのWeb会議ツール
  • プライベート利用なら無料プランでも問題ないものの、ビジネス利用の場合は有料プランがおすすめ
  • 会議室に集まってZoomミーティングを行うケースではZoom Roomsの導入が有効

Zoomはオンラインでの会議を円滑に進めるための機能が揃った便利なツールです。

テレワークや在宅勤務への移行に伴い、Web会議ツールの導入を検討中の企業・団体様は、ぜひZoomおよびZoom Roomsの利用を検討してみてください。

※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。

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