オンライン会議アプリの選び方とは?人気のシステムが知りたい!

今やビジネスに必須となったオンライン会議ツールのおすすめはZoom

日本でもオンライン会議アプリでテレワークをしたり、取引先とweb会議をしたりする会社が増えています。

「自社でもオンライン会議システムを導入しようか」と考えている人もいるでしょう。しかし、たくさんのシステムがあってなかなか決められない人もいるかもしれません。

そこで今回は、オンライン会議アプリの機能や人気の無料ツールに関する情報をシェアします。

この記事は、次のような人におすすめの内容です。

  • オンライン会議アプリが気になっている人
  • オンライン会議システムを導入するメリットが知りたい人
  • 評判が良いオンライン会議アプリを探している人

オンライン会議アプリを使うメリット

パソコンやスマホなどの通信端末とインターネット環境があれば、いつでもどこでもオンライン会議アプリを使ってweb会議を開催・参加できます。無料で利用できるオンライン会議アプリも多いです。

この章では、オンライン会議アプリを会社に導入するメリットを3つチェックしましょう。

メリット①web上でミーティングができる

オンライン会議アプリを会社に導入すれば、ミーティングの参加者全員で予定を調整して同じ場所に集まる必要がありません。

メリット②ビデオ・テレビ会議ツールよりも導入が簡単

オンライン会議アプリは、ビデオ・テレビ会議ツールのように通話に必要な専用機器や通信工事が不要です。基本的には手持ちのパソコンやスマホなどの端末があれば、システムを利用できます。

やり方はとても簡単です。アプリをダウンロードして、必要事項を入力してアカウントを取得すれば、導入を決めたその日から利用できるWeb会議システムが多くなっています。始め方や使い方が簡単なオンライン会議アプリが多いのも魅力的です。

メリット③時間を節約できる

対面でミーティングをする場合は、1つの会議室に参加者が集まる必要があります。

そのため、参加者は会議の時刻に合わせて電車や車などで、開催場所まで移動しなければいけません。開催者は参加者に配布する資料を印刷して、会議室に用意することになります。

しかし、オンライン会議システムを導入すれば、こうした作業にかかる時間を省略できます。

参加者は会議の開催時刻までにオンライン会議アプリを開けば、ミーティングへの参加が可能です。開催者はweb上で資料を共有するだけですみます。

webミーティングツールを選ぶポイント

一口にオンライン会議システムと言っても、いろいろな製品があります。

ネットでは「オンライン会議アプリ〇種を比較」「オンライン会議アプリ人気おすすめランキング」というような記事がたくさんありますが、大切なのは自社の利用方法に合ったオンライン会議アプリを選ぶことです。

そこで今回は、会社に導入するオンライン会議アプリを選ぶポイントを5つ紹介します。

比較ポイント①アカウント登録の必要性

オンライン会議システムの中には、アカウント登録不要ですぐに利用できるツールがあります。

会社で本格的にオンライン会議アプリを活用していくならアカウント登録が必要になります。しかし、「試しに少しだけ使ってみたい」という場合は、登録不要で利用できるオンライン会議システムが便利です。

比較ポイント②ミーティングの最大参加人数

1つのミーティングに参加できる人数は、web会議アプリや利用するライセンスによって異なります。

無料ライセンスだと最大参加人数は数人~数十人と少なく、有料ライセンスであれば数千人単位のwebミーティングに対応したオンライン会議アプリが多いです。

複数人の社員でweb会議アプリを使用するなら、ミーティングの最大参加人数をそこまで気にする必要はないでしょう。

しかし、大規模なweb会議や研修などにオンライン会議アプリを利用するなら、参加可能人数は必ず確認するべきです。

比較ポイント③バーチャル背景の有無

バーチャル背景とは、オンライン会議中に映る背景を好みの画像に設定できる機能です。

すべてのweb会議アプリで利用できる機能ではないので、バーチャル背景を利用したいなら導入前によく確認しておきましょう。

バーチャル背景に対応しているオンライン会議アプリなら、ミーティング相手にプライベートな空間を見られる心配がありません。

好きな画像をアップロードして、バーチャル背景に設定できるオンライン会議アプリがあるのでよく比較することをおすすめします。

比較ポイント④他ツールとの連携

積極的にオンライン会議アプリを会社で活用したいと考えるなら、他のツールと連携可能な製品を選ぶといいでしょう。

例えば、カレンダーアプリと連携できる製品なら、オンライン会議アプリでwebミーティングの開催予定を入力するだけでカレンダーにもスケジュールが共有されます。

リマインダー機能があるカレンダーアプリを使用すれば、参加者にwebミーティングの存在を忘れられることもないでしょう。

動画配信サイトと連携できるweb会議アプリなら、リアルタイムでミーティングを配信できたり、会議が終わってからも録音した会議をチェックできたりします。

すでに自社で利用しているツールとの相性を考えて、web会議アプリを選ぶのも1つの方法です。

比較ポイント⑤セキュリティへの対策

会社でweb会議アプリを利用する場合は、セキュリティ対策をチェックすることが大切です。

セキュリティ対策が甘いオンライン会議アプリを利用すると、社内・社外で実施したミーティングに第三者が侵入してくる可能性もあります。

安全なwebミーティングをするために、アクセス制限をかけられたり、通信を強力に暗号化できるweb会議アプリを選ぶことをおすすめします。

気軽にオンライン会議アプリを始めるZoomがおすすめ

導入のしやすさや機能の多さでオンライン会議アプリを選ぶなら、「Zoom」がおすすめです。Zoomならではの魅力や具体的な機能を紹介します。

おすすめポイント①アカウント登録をしなくても使用可能

Zoomはwebミーティングに参加するだけなら、アカウント登録は不要です。

無料のZoomアプリをダウンロードして、ミーティング主催者から共有されるURLをクリックすれば会議に参加できるシステムです。

会社のオンライン会議アプリとして本格的に活用するならアカウント登録が必要ですが、お試し感覚で利用しやすいのがZoomの特徴と言えるでしょう。

ミーティングの参加者のうち1人がZoomに登録すれば、他の人はアカウントがなくても問題ありません。

おすすめポイント②参加可能人数は最大1,000人

Zoomには無料ライセンスと有料ライセンスがありますが、有料ライセンスなら最大で1,000人規模のwebミーティングが可能です。大規模な会議や研修などを行う場合でも、Zoomの有料ライセンスなら十分対応できるでしょう。

ちなみに、無料ライセンスのミーティング参加可能人数は最大100人です。

おすすめポイント③無料ライセンスでもバーチャル背景機能が使える

Zoomは無料ライセンスでも、バーチャル背景機能が利用できるオンライン会議アプリです。自宅でZoomの無料アプリを利用してweb会議に参加しても、社内・社外の人にプライベートな空間を見られる心配がありません。

おすすめポイント④連携ツールが豊富

Zoomは連携ツールがとても多いオンライン会議アプリです。実際に連携できるツールの例を紹介します。

  • Slack、Chatwork などのチャットツール
  • Box、Dropbox などのファイル共有サービス
  • Outlook、Googleスケジューラーなどのスケジュール管理ツール
  • YouTube、Mediasite などのストリーミングサービス

上記以外にも、様々な連携可能ツールがあります。上記の中に会社で利用しているツールがあるなら、オンライン会議アプリをZoomにするとより便利に活用できるようになるでしょう。

おすすめポイント⑤セキュリティ対策がしっかりしている

Zoomは、ミーティングごとにパスワードを設定できる機能がついています。また、ドメイン認証もあるので、ミーティングの参加者を主催者が限定できるのも特徴です。

その他、主催者はZoomミーティング参加者を削除したり、参加者を一旦待機室に入れ、主催者が許可した参加者のみ実際のweb会議室に移動させたりなどの操作が可能です。

データの暗号化などのセキュリティ対策も行われているので、Zoomは安全に利用できるオンライン会議システムと言えるでしょう。

まとめ

今回は、オンライン会議アプリの選び方について説明しました。大切なポイントをまとめると、次の通りです。

  • オンライン会議アプリはビデオ・テレビ会議よりも導入しやすい
  • 自社に合ったオンライン会議アプリを選ぶことが重要
  • 導入のしやすさや機能の多さで選ぶならZoomがおすすめ
  • Zoomには無料ライセンスと有料ライセンスがある
  • 会社で本格的に使うなら有料ライセンスがおすすめ

オンライン会議アプリにはいろいろな種類がありますが、特に人気があるのはZoomでしょう。パソコンやスマホさえあれば誰でも簡単に利用できるオンライン会議アプリなので、導入を検討してみてはどうでしょうか。

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