社内外の関係者や遠方の取引先など、ビジネスシーンでは様々な相手と会議・打ち合わせを行う機会があります。

メールや電話でも話は進められますが、対面で会話した方が相手の表情も分かり、円滑なコミュニケーションを図ることができるでしょう。

しかし会議の度に取引先へ出向くのは、時間的にもコスト的にも効率が良いとは言えません。

そこでおすすめしたいのが、オンラインミーティングツールの導入です。

この記事では、オンラインミーティングツールの特長と機能、またおすすめオンラインミーティングツール「Zoom」について紹介しています。

Web会議の仕組みが気になっている方、導入を検討中の方はぜひ参考にしてみてくださいね。

オンラインミーティングツールとは？

オンラインミーティングツールとは、PCやスマホ・タブレットを使ってオンライン上で会議や打ち合わせを行うツールのことです。

「テレビ電話」のビジネス版のようなイメージで、画面越しに相手の顔を見ながら話し合えるのが特徴。

また会議室などに集合する必要がなく、自分のデスクから会議に参加できるという手軽さも評判を集める理由の1つです。

まずは、代表的なオンラインミーティングツールとして挙げられる「Web会議」と「テレビ会議」のシステムについて詳しく見ていきましょう。

またオンラインミーティングツールを導入する際のポイントも解説しているので参考にしてみてください。

Web会議とテレビ会議の違い

オンラインミーティングツールには「Web会議」と「テレビ会議」の大きく2種類があります。

どちらもオンライン上で会議を行うことができるシステムですが、接続様式や移動の可否といった部分に違いがあります。

Web会議

Web会議はインターネットに接続する環境があれば、場所を選ばずに利用できるオンラインミーティングツールです。

専用の機器を用意する必要がなく、手持ちのPCやスマートフォンから会議を行うことができます。

そのため社内のWeb会議はもちろん、遠隔地の取引先との打ち合わせやプレゼンなどにも活用可能。

ただしインターネットの接続状況によって音声や動画の品質が左右されやすい面があるため、デバイスの容量や回線の通信速度には注意が必要です。

テレビ会議

テレビ会議は専用の機器を通じてやり取りを行うオンラインミーティングツールです。

Web会議と比較して通信が安定しており、途中で音が切れたり画質が落ちたりすることなく会議を進行できるのが特徴です。

一方で、テレビ会議は専用の機器を導入するためのコストがかかる他、メンテナンス費用も必要となる点に注意しましょう。

またテレビ会議用の機器は基本的に会議室などへ備え付ける形になります。

大人数での会議には適していますが、場所を制限されたくない場合にはWeb会議の方がおすすめです。

システム導入のポイント

オンラインミーティングツールを導入する際は、以下のような点を比較して選ぶようにしましょう。

• 導入・操作のシンプルさ
• 参加可能な人数・範囲
• セキュリティ対策

オンラインミーティングツールには、アカウントの登録やアプリのダウンロードが必要になるものも多いです。

パソコンに詳しくない人でも簡単に使いこなせるようなUIのサービスを選ぶと導入がスムーズです。

また多くのオンラインミーティングツールには無料版と有料版の2種類があり、それぞれ利用できる人数の上限が異なります。

小規模の会議や個人利用であれば無料版でも十分ですが、大人数で会議を行う場合は有料プランも検討してみましょう。

その他、オンラインミーティングツールを使ったやり取りの内容やデータに不正アクセスされる可能性も考えなければいけません。

導入の際は、セキュリティ対策や不具合のサポートが充実しているサービスを選ぶことをおすすめします。

オンラインミーティングツールの機能

オンラインミーティングツールには以下のような機能が搭載されています。

• 録画・録音
• 画面共有
• リモート操作
• テキストチャット

録画・録音

オンラインミーティングツールを使って実施した会議の内容を録画・録音できる機能です。

会議の内容を後から見返すことができるので、重要な会話を聞き逃す心配がありません。

画面共有

ホストユーザーの画面をクライアントに共有できる機能です。

遠方の取引先にプレゼン資料を提示したり、操作方法を部下に指示したりする際に便利。

お互いに文字を手書きできるホワイトボード機能があるオンラインミーティングツールもあります。

リモート操作

クライアント側が許可することで、相手のパソコンを遠隔操作できる機能です。

相手が操作に困っているときに手助けができるといったメリットがあります。

テキストチャット

音声による会話だけでなく、文字を入力してやり取りを行うことができる機能です。

マイクが使えない場合や通信が不安定な場合にはテキストチャットでやり取りを行うことも可能です。

おすすめサービス「Zoom」の特徴

最後に、おすすめのオンラインミーティングツール「Zoom」の特徴をご紹介。

ZoomはWeb会議タイプのシステムで、パソコン・スマホ・タブレットから利用できます。

ホストのみ会員登録が必要ですが、クライアント側はソフトのダウンロードだけで利用できるのが特徴です。

無料版・有料版の違い

Zoomの事業用プランには、以下の4つのプランが用意されています。

• 基本
• プロ
• ビジネス
• 企業

Zoom公式Webサイトからライセンス契約をした場合、それぞれの料金や参加可能人数は以下の通りです。

無料版では参加者が2名のミーティングの場合であっても、通話時間が最大40分となっています。

プロ以上の有料版であれば、時間を気にせず利用できるのでおすすめ。

またZoomリセラーのNECネッツエスアイでは、Zoomのフォーマットを活用した「Zoom Meeting」・「Zoom Rooms」を提供しています。

いずれも専用の機器を必要とせず、汎用機を使ってZoomのシステムを利用することができます。

1か月間のトライアルも可能なため、導入を検討中の企業はぜひお問い合わせください。

まとめ

• オンラインミーティングツールとは、PCやスマホを通じてオンライン上で会議ができるシステムのこと
• 録画や画面共有ができる他、遠方の取引先との打ち合わせが容易になるといったメリットがある
• クライアントの会員登録が不要で使い勝手の良い「Zoom」がおすすめ

オンラインミーティングツールを導入することで、本社・支社間の会議やリモートワーカーとの打ち合わせなどがスムーズになります。

ZoomはITリテラシーが高くない方でも利用しやすいツールなので、導入をお考えの企業はぜひ検討してみてくださいね。

※記載されている会社名、サービス名、商品名は、各社の商標または登録商標です。

※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。

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