リモートワークツールで働き方改革!オンラインでのタスク・時間管理を

リモートワークツールで働き方改革!オンラインでのタスク・時間管理を

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近年は働き方改革の一環として、リモートワークや在宅勤務など、会社以外の場所で仕事をする人が増えています。

雑務に追われることなく自分の仕事に集中できるため、上手く活用すれば業務の効率化につながるでしょう。

しかし、リモートワークを導入する際は、きちんとリモートワークができる環境・ツールを整えることが必要です。

ここでは、近年リモートワークを導入する企業が増えている背景と、リモートワークツールのメリット・デメリットを解説。

リモートワークにはどのようなツールが必要なのかも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

リモートワーク・在宅勤務とは

リモートワークは「Remote(遠隔)」と「Work(働く)」を繋げた言葉で、その名の通り「遠隔地で働く」という意味です。

雇用されている会社や指定の職場へ出社せず、自宅やカフェなどで仕事をする働き方を指しています。

「テレワーク」や「ノマドワーク」も同様の意味を持つ言葉です。

また在宅勤務は、リモートワークの中でも自宅で働くことを中心とした勤務形態を指します。

パートナーの転勤に伴う引っ越しや家族の介護など、様々な事情から会社へ勤務することが難しい方にとって便利な働き方です。

まずは、リモートワークや在宅勤務を導入する企業が増えている理由や背景について詳しく見ていきましょう。

リモートワークが注目を集める理由

リモートワークや在宅勤務が普及した背景には、インターネット環境の進化があります。

現在ではほとんどの人がPCやスマートフォンを所有しています。

無料でWi-Fiが使えるスペースも拡大しており、どこからでもインターネットを利用することが可能になりました。

またメールやチャット、Web会議などツールが豊富にあり、離れた人とコミュニケーションを取ることも簡単です。

以前はエンジニアやデザイナーなど一部の職業でのみ採用されていた働き方ですが、ICT技術の進化によって急速に導入が拡大しているのです。

ツールを導入するメリット・デメリット

リモートワークや在宅勤務を導入すると、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。

企業と社員の両方から見たリモートワークのメリット・デメリットを比較しながら見ていきましょう。

導入のメリット

企業側にとってのリモートワーク導入のメリットとして、以下のようなものが挙げられます。

  • 国内外問わず優秀な人材を確保できる
  • オフィスの経費を節約できる

現在は人材不足が大きな問題となっており、いかに優秀な人材を確保するかが企業の課題です。

リモートワークを導入すれば、勤務地や家庭の事情から採用できなかった人材を雇用することが可能です。

またリモートワークによってオフィスを使う人数が少なくなれば、家賃や光熱費などのコストを抑えることもできるでしょう。

社員側のメリットには以下のようなものがあります。

  • 通勤にかかるストレスの軽減
  • 自分の好きな場所で仕事に集中できる
  • 育児や介護などと両立しやすい

自宅から会社までの距離が離れている場合、日々の通勤には大きな負担がかかります。

リモートワークが可能であれば、自宅や自宅の近くで仕事ができるため、通勤時間の短縮や交通費のカットが可能です。

通勤にかけていた時間をプライベートに充てることで、ワークライフバランスの向上にもつながります。

導入のデメリット

リモートワークはメリットが多いシステムですが、一方で以下のようなデメリットもあります。

  • コミュニケーションが取りづらい
  • 勤怠管理や評価が難しくなる
  • セキュリティ対策など環境整備が必要

リモートワークを導入すると、実際に対面で会話をする機会が減ってしまいます。

社内でのちょっとした雑談から思わぬアイデアが生まれることもあるので、こういった機会が少なくなるのはデメリットと言えます。

また始業・終業の時間管理や業務の成果などが目に見えにくくなるため、きちんと管理できる環境を作る必要があるでしょう。

これらのデメリットを解消するには、オンライン上で利用できる様々なツールの導入が不可欠です。

次からは、リモートワーク導入に伴って検討したいツールについて紹介していきます。

リモートワークに欠かせないツール

リモートワーク・在宅勤務が普及したことで、これらの働き方に適したツールが次々と登場しています。

ツールを活用すれば、リモートワークであっても円滑にコミュニケーションを取ったり勤怠管理をしたりすることが可能です。

最後に、リモートワーク向けのツールにはどのようなものがあるのかを見ていきましょう。

バーチャルオフィス

バーチャルオフィスとは、オンライン上に作られた仮想オフィスでやり取りができるツールです。

自分の分身(アバター)を操作して、オフィス内にいる人と音声やテキストでコミュニケーションをとることができます。

特定の誰か、ではなくオフィス内にいるそれぞれの社員と会話ができるのが特徴です。

グループウェア

グループウェアとは、個別チャット・掲示板・カレンダー・ファイル共有など様々な機能が1つになったツールです。

データや情報をグループウェアにまとめることで、参加者全員へ素早く周知させることができます。

またチャットやSNSはどんどん流れていってしまいますが、グループウェアなら後から検索したりカテゴリー別にまとめたりすることも可能です。

ノウハウを蓄積し、1つのマニュアルのように使うこともできるでしょう。

タスク管理ツール

リモートワークにおいては、誰がどの業務をどこまで進めているかといった進捗状況の管理が欠かせません。

タスク管理ツールを導入すれば、各業務の担当者や進捗状況を一目で確認することができます。

ツールを通してチーム全体でお互いのタスクを管理できるため、業務の振り分けなどもスムーズになるでしょう。

勤怠管理ツール

勤怠管理のツールを使うと、リモートワーク社員の始業・終業の時間管理や在籍確認などが可能になります。

リモートワークの場合は社員の勤怠状況が見えないので、打刻だけして実際には業務をしていないというケースも考えられます。

生産性向上のためにも、勤怠管理ツールで時間管理することは大切と言えるでしょう。

コミュニケーションツール(チャット・Web会議)

リモートワークの社員とコミュニケーションを取るためのツールとして、Web会議やテレビ会議といったものがあります。

Web会議・テレビ会議は電話やメールと異なり、画面越しに相手の顔を見ながら会話することが可能です。

実際に対面で話しているような感覚で会議を進められるのでおすすめです。

また資料やPC画面の共有などもできるため、プレゼンなどにも活用できるでしょう。

まとめ

  • リモートワークとは、会社以外の場所で仕事をする働き方のこと
  • 通勤の負担軽減や優秀な人材の確保など様々なメリットがある
  • スムーズにリモートワークを進めるには、タスクや時間管理ができるツールの導入が必須

リモートワーク・在宅勤務は企業と社員の双方にメリットのある働き方です。

各種ツールの機能も充実しているので、この機会にリモートワークを導入してみてはいかがでしょうか。

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